Quelles sont les règles de remise des documents de fin de contrat ?

Lorsque le contrat de travail arrive à sa fin, l'employeur doit remettre au salarié plusieurs documents obligatoires.

La remise des documents de fin de contrat est soumise à diverses règles en matière de délais et forme, conformément aux dispositions du Code du travail.

Quels documents de fin de contrat sont à remettre au salarié ? Quels sont les délais à respecter ? Quelles sanctions sont prévues par le droit du travail en cas d'absence ou de retard de remise ? PayFit vous répond.

Quels sont les documents de fin de contrat à remettre ?

La fin d'un contrat de travail implique la remise obligatoire de différents documents essentiels au salarié : 

• le reçu pour solde de tout compte ;

• l'attestation France Travail ;

• le certificat de travail ;

• et, selon les cas, l'état récapitulatif de l'épargne salariale. 

Cette obligation concerne différents types de contrats, CDI comme CDD, et s’applique même pour une fin de contrat d’intérim.

H3 Solde de tout compte

Le reçu pour solde de tout compte est le document servant de justificatif de l’employeur du versement des sommes contenues. Il détaille le « solde de tout compte » qui comprend l'intégralité des versements dus par l'employeur : 

• le dernier salaire ;

• la monétisation des RTT et congés non pris ;

• les différentes primes ;

• les indemnités liées à la fin du contrat.

Auparavant facultatif, ce document par l’employeur est devenu obligatoire pour toute rupture de contrat de travail.

Il sert surtout à délimiter les conditions de contestation par le salarié, notamment en cas de mentions inexactes sur les sommes versées, afin qu’il puisse faire valoir ses droits.

La loi ne prévoit pas de délai de remise des documents de fin de contrat maximum ou minimum. Toutefois, dans le cadre de la bonne foi et de la loyauté entre les parties, il est établi que le reçu pour solde de tout compte devrait être délivré le jour du départ physique du salarié de l’entreprise. À noter que ce délai vaut spécifiquement en cas de fin de contrat avec dispense de préavis.

Dans le cas d’un préavis, il est remis au terme de sa durée. Dans les deux cas, un délai raisonnable d'environ 2 semaines est toléré.

💡 Bon à savoir : l’employeur peut également dénoncer les sommes dont il fait état et réclamer le trop-perçu du salarié dans un délai de 3 ans.

H3 Attestation France Travail

L'attestation employeur Pôle emploi, désormais nommée attestation France Travail, doit être remise obligatoirement au salarié à la fin de son contrat de travail.

Elle permet au salarié de percevoir des droits à l'allocation chômage, sous conditions. L'attestation France Travail doit être transmise, peu importe le mode de rupture concerné :

• rupture conventionnelle ;

• fin de contrat d'apprentissage ;

• fin de CDD multi-remplacement ;

• procédure de licenciement (exemple : en cas d'insuffisance professionnelle ou de refus de modification du contrat suite à un accord de performance collective) ;

• fin d'accident de travail entraînant une rupture du contrat.

En dessous de 10 salariés, l'employeur peut s'adresser à l’agence France Travail, service public de l'emploi, dont il dépend, ou la transmettre en ligne. À partir de 11 salariés, l'attestation employeur doit obligatoirement être remplie en ligne sur le site de France Travail dans l'espace Employeur.

L’employeur doit veiller à transmettre cette attestation dans les temps. L'absence de remise ou la remise tardive de ce document de fin de contrat cause en effet un préjudice au salarié : un retard de versement de ses indemnités, et de l’allocation chômage d’Aide de Retour à l’Emploi (ARE).

💡 Bon à savoir : les entreprises de travail temporaire sont dispensées de remettre l'attestation France Travail pour le salarié. En effet, les relevés mensuels des contrats de mission font office d'attestation.

H3 Certificat de travail

À la fin du contrat de travail, l'employeur doit remettre au salarié un certificat de travail daté et signé, quelle que soit la cause de la rupture (licenciement, démission, rupture conventionnelle, etc.).

Le certificat de travail doit indiquer précisément les fonctions exercées ainsi que la date d'entrée et de sortie du salarié.

👉 À noter : les informations contenues dans le certificat de travail doivent tenir compte des éventuelles prolongations qui peuvent repousser l’échéance initiale, en cas d'arrêt maladie au cours d'un CDD, par exemple.

La présence de mentions inexactes dans ce document peut être préjudiciable pour le salarié dans sa recherche d'emploi.

Si le salarié bénéficie d’un maintien de la mutuelle à la fin de son contrat de travail, le certificat de travail doit l’indiquer.

💡 Bon à savoir : lorsque la rupture du contrat est la conséquence d'un redressement ou d'une liquidation judiciaire, il appartient au liquidateur de la société de remettre le certificat au salarié.

H3 Épargne salariale

S'il existe un dispositif lié à l'épargne salariale dans l'entreprise, un état récapitulatif de l'ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées doit être remis au salarié. Sa remise peut avoir lieu, comme pour le dernier bulletin de paie, après la clôture de la paie par l'entreprise.

Quelles sanctions en cas de non-respect de la remise de documents de fin de contrat ?

Négliger de transmettre les documents de fin de contrat s’accompagne de risques. En effet, le droit prévoit des sanctions qui peuvent être appliquées à l’employeur.

Pour l'absence de remise du certificat de travail, l’amende correspond à une contravention de quatrième classe selon le Code pénal et s’élève à un montant maximum de 750 €. Quant à l’attestation France Travail, anciennement Pôle emploi, l’amende est d'un montant maximal de 1 500 € (contravention de cinquième classe).

⚠️ Attention : en cas de récidive, ces montants peuvent être doublés.

Dans le cas où la non-remise ou la remise tardive des documents de fin de contrat cause un préjudice au salarié, ce dernier peut saisir le Conseil de Prud'Hommes (CPH) pour obtenir des dommages et intérêts. Par ailleurs, il est également possible de recourir aux prud'hommes dans le cas où les documents remis en fin de contrat comportent des mentions inexactes.

💡 Bon à savoir : le salarié devra apporter la preuve de son préjudice pour obtenir réparation.

Peut-on remettre des documents de fin de contrat en main propre ?

Il n’existe pas de procédure formelle, à condition d’éviter la remise tardive des documents de fin de contrat. La seule obligation de l’employeur est de les tenir à la disposition du salarié, lequel devra alors aller les chercher.

S’il est fréquent que l’employeur envoie les documents de fin de contrat par courrier recommandé avec accusé de réception, il peut aussi effectuer cette remise en main propre. Toutefois, cet envoi n’est pas obligatoire et le salarié ne peut pas exiger que les documents de fin de contrat lui parviennent par la voie postale.

L’employeur devra en revanche informer le salarié de la date de mise à disposition des documents afin que ce dernier puisse les récupérer. Précisons encore que les documents de fin de contrat doivent être tenus à disposition du salarié rapidement après la fin de la relation de travail. Un délai de huit jours suivant la fin du contrat du travail est considéré comme raisonnable.

Comment rédiger une lettre de remise de documents de fin de contrat ?

Afin de vous faciliter la tâche, nous vous proposons un modèle de lettre de remise de documents de fin de contrat après rupture, démission, licenciement, etc.

Modèle de lettre de remise de documents de fin de contrat

Objet : Lettre de remise des documents de fin de contrat

Par la présente, Monsieur X atteste avoir reçu ce jour les documents relatifs à la fin de son contrat de travail à savoir :

• un certificat de travail ;

• un reçu de solde de tout compte ;

• une attestation France Travail ;

• un état récapitulatif des épargnes salariales.

Fait à …..

Le …..

[Signature du salarié]

[Signature de l’employeur]