Calcul du solde de tout compte : quelles sont les règles ?
Guide de fin du CDI
À l’issue d’une rupture du contrat de travail ou d’une fin de contrat de travail, l’employeur est tenu de calculer un solde de tout compte à verser au salarié sur le départ. Ce principe s’applique quel que soit le type de contrat des salariés (CDI, CDD, apprentissage, etc.) et à toutes les formes de rupture.
Que comprend le solde de tout compte ? Quelles sont les formalités à respecter ? Comment calculer le solde de tout compte ? PayFit vous explique.
Qu’est-ce qu’un solde de tout compte ?
Le solde de tout compte correspond à la dernière rémunération d’un salarié, incluant les indemnités dues en cas de rupture du contrat de travail (article L1234-20 du Code du travail).
Il est versé indépendamment de la nature de la rupture du contrat : licenciement, démission ou rupture conventionnelle.
L’employeur est responsable du calcul de ce solde et remet au salarié un « reçu pour solde de tout compte », qui récapitule les montants versés.
Les procédures et délais de versement du solde de tout compte
Les formalités à respecter
La remise du solde de tout compte obéit à des règles précises :
l’employeur le remet au salarié soit en main propre, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, sans délai, à la fin du contrat ;
deux exemplaires du reçu sont établis : un pour le salarié et un pour l’employeur ;
le salarié doit inscrire à la main la mention « pour solde de tout compte » sur le document avant de le signer. Bien que cette signature ne soit pas obligatoire, son absence n’exonère pas l’employeur de régler les montants indiqués.
⚠️ Attention : la remise tardive d’un solde de tout compte peut entraîner une amende et des dommages-intérêts pour l’employeur.
Paiement du solde de tout compte
Le solde de tout compte est payé par chèque ou virement, généralement à la fin du contrat de travail :
si le salarié effectue son préavis, le solde de tout compte est remis à la date effective de fin de contrat ;
si le salarié est dispensé de préavis, il peut être versé dès son départ de l’entreprise, sans attendre la fin théorique du préavis.
Que comprend le solde de tout compte ?
Le solde de tout compte fait l'inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat et ce, quelle que soit la nature du contrat et l’origine de son départ.
Dans le cas où l’employé n'aurait pas pris l’intégralité de ses congés, il peut également prétendre à l'indemnité de congés payés, quel que soit le motif de rupture. Enfin, si le préavis n'est pas effectué, il peut obtenir l'indemnité compensatrice de préavis.
Le mode de calcul du solde de tout compte peut toutefois varier en fonction du contrat et de la nature de la rupture. Quoi qu’il en soit, lors de la cessation d’un contrat de travail, le calcul du solde de tout compte comprend :
les heures travaillées du mois en cours ;
les primes et avantages non perçus (13ᵉ mois, intéressement, etc.) ;
les heures supplémentaires ;
le solde des jours de RTT, si l’entreprise le prévoit ;
l’indemnité de départ ;
l’indemnité compensatrice de préavis ;
la participation à l’épargne salariale ;
la contrepartie éventuelle en cas de clause de non-concurrence ;
l’indemnité compensatrice des congés payés non pris.
Deux méthodes de calcul de l’indemnité compensatrice des congés payés sont possibles :
la méthode “du dixième” : l'indemnité est égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence ;
la méthode du maintien du salaire : l’indemnité est égale au montant de la rémunération qui aurait été perçue par le salarié durant la période de congé s’il avait continué à travailler.
💡Bon à savoir : la méthode la plus avantageuse pour le salarié devra être retenue par l’employeur.
Dans le cas d’un licenciement, le solde de tout compte comprendra également une indemnité de licenciement.
Calcul des indemnités selon le type de contrat
Calcul du solde de tout compte pour un CDI
Le motif de la rupture du contrat de travail entre dans la prise en compte du calcul.
En cas de démission : il ne bénéficie pas d’une indemnité liée à la perte de son contrat de travail, mais il reçoit les éléments de base : congés payés, RTT, heures supplémentaires, primes éventuelles.
En cas de licenciement :
Le calcul est le suivant : indemnité de licenciement + indemnité compensatrice de congés payés + indemnités compensatrices de dispense de préavis.
L'indemnité de licenciement dépend de l'ancienneté du salarié :
Ancienneté inférieure à 10 ans : l’indemnité doit être supérieure à ¼ de salaire mensuel, par année de présence dans l’entreprise.
Ancienneté supérieure à 10 ans : l'indemnité est supérieure ou égale aux montants suivants :
1/4 de mois de salaire par année d'ancienneté pour les dix premières années ;
1/3 de mois de salaire par année d'ancienneté à partir de la onzième année.
En cas de rupture conventionnelle : une indemnité spécifique est versée, au moins égale à l’indemnité légale de licenciement.
Calcul du solde de tout compte pour un CDD
Le calcul de solde de tout compte en CDD est assujetti aux mêmes conditions que lors d'un CDI, mais s'ajoute à celui-ci une prime de précarité, si le contrat ne se poursuit pas par un CDI.
Lorsque le CDD se conclut à la date prévue au contrat, cette prime est égale au minimum à 10 % de la rémunération brute totale versée durant le contrat.
👉 À noter : ce pourcentage peut être limité à 6 % par une convention ou un accord collectif de branche étendu, en contrepartie, d’un accès privilégié à la formation professionnelle (bilan de compétences, action de formation).
La prime de précarité n’est toutefois pas due lorsque le CDD est un emploi saisonnier ou si le salarié est en vacances scolaires. Elle n’est également pas due si le CDD débouche sur un CDI dans l’entreprise.
💡 La rupture anticipée du CDD
Dans le cas d’une rupture anticipée du CDD par l’employeur, hors cas de faute grave ou de force majeure, le salarié peut percevoir une indemnité supplémentaire qui correspond au moins au montant des rémunérations que le salarié aurait perçues jusqu’au terme du CDD.
À l’inverse et dans certains cas particuliers, si cette rupture anticipée du CDD est à l’initiative du salarié (hors cas de force majeure, faute grave de l’employeur ou encore obtention d’un CDI), celui-ci pourra être amené à verser des dommages et intérêts à son employeur.
Calcul du solde de tout compte : éviter les erreurs
Tout salarié est en droit de formuler une contestation par lettre recommandée à son ancien employeur si celui-ci constate une erreur dans le calcul du solde de tout compte, et ce, peu importe que celle-ci soit commise par l’employeur de manière intentionnelle ou non.
Pour limiter ces risques d'erreur, il est essentiel de bien connaître l'ensemble des documents de fin de contrat à préparer et de mettre en place une procédure de vérification rigoureuse.
Le délai de contestation diffère selon que le salarié a signé ou non le reçu de solde de tout compte :
jusqu'à 6 mois pour un document signé sans réserve ;
jusqu’à 3 ans lorsque le salarié a refusé de signer ou émis des réserves sur le reçu.
Pour s’assurer de la justesse de ses calculs, il vaut mieux renforcer le contrôle des soldes de tout compte en instaurant par exemple une double vérification, par le gestionnaire de paie d’une part et par le responsable ou un autre collaborateur du service d’autre part.
De plus, une erreur sur le calcul du solde de tout compte n’est pas toujours de la responsabilité du gestionnaire de paie. Il se peut par qu’un manager n’ait pas transmis l’ensemble des éléments essentiels au calcul, tels que les heures supplémentaires, les primes sur objectif, etc. De fait, il est indispensable de favoriser la communication entre les différents services au sein de l’entreprise.
Pour faciliter le calcul du solde de tout compte, le mieux reste encore d’automatiser le processus, en ayant recours à un logiciel de paie, qui permet de procéder au calcul simplement en limitant le risque d’erreur de paie.
👉 Pour aller plus loin : le solde de tout compte s'accompagne nécessairement d'autres documents de fin de contrat que l'employeur doit obligatoirement remettre au salarié : certificat de travail, attestation France Travail, reçu pour solde de tout compte... Ces documents ont chacun leurs spécificités et délais de remise à respecter. Leur préparation doit être anticipée pour assurer une rupture du contrat conforme aux obligations légales.
