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En quoi consiste le registre du personnel ?
Juliette Boulay
, Rédactrice experte paie
Mise à jour le
5 mins
Modèle de registre unique du personnel
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À retenir :
- Le registre du personnel est un terme désignant souvent le registre unique du personnel, mais il existe en fait différents types de registres, comme le registre des accidents bénins ou encore du CSE.
- Ces documents doivent être tenus à jour et présentés à l’inspection du travail en cas de contrôle. Il est donc important de s’assurer de l’exactitude des informations qu’ils contiennent.
- Le registre unique du personnel peut être conservé sous forme papier ou numérique, à condition que le support numérique offre les mêmes garanties de contrôle qu’un support physique. Un modèle de registre unique du personnel sur Excel peut faciliter la tâche de l’employeur.
Si vous employez des salariés dans votre entreprise, vous avez l’obligation de recueillir et d'enregistrer certaines informations les concernant.
Il n’existe pas un seul registre du personnel, mais plusieurs fichiers que vous devez mettre à jour régulièrement et présenter lors de contrôles.
Pour vous conformer à vos obligations sociales, il est donc nécessaire de connaître la nature et le contenu de ces différents documents.
Cet article vous explique tout ce qu’il y a à savoir sur les registres du personnel : les différents types, comment les remplir, ou encore qui a le droit de les consulter. Nous vous proposons également notre modèle gratuit de registre du personnel sur Excel.
Qu’est-ce qu’un registre du personnel ?
Le registre du personnel fait référence à tout type de fichier qu’un employeur doit créer pour enregistrer des informations relatives à ses salariés, comme leur nom, leur date d’arrivée dans l’entreprise ou encore leur type de contrat. Ce fichier est habituellement détenu par le département des ressources humaines ou l’employeur lui-même.
Tous les agents doivent figurer sur le registre. Les informations qu’il contient sont généralement confidentielles, et peuvent avoir une influence sur la gestion de la paie en entreprise.
Le registre unique du personnel est le fichier auquel les employeurs pensent le plus souvent, mais il n’est pas le seul registre du personnel obligatoire en entreprise. Le Code du travail prévoit également la tenue de plusieurs autres documents obligatoires en entreprise, parmi lesquels on trouve principalement :
le registre des pourboires ;
le registre du CSE.
Ces documents ne remplissent pas les mêmes fonctions et ne sont donc pas accessibles aux mêmes personnes.
| Type de registre du personnel | Obligatoire ? | Quel est son but ? | Qui a le droit de le consulter ? |
|---|---|---|---|
| Registre unique du personnel | Oui, dès la première embauche (salarié ou stagiaire) | Recenser tous les membres du personnel d’un établissement, ainsi que des détails sur leurs emplois | Inspection du travail URSSAF Membres du CSE |
| Registre des accidents bénins | Non, il est mis en place après autorisation de la CPAM | Recenser les accidents survenus en entreprise qui n’entraînent ni arrêt de travail ni soins médicaux | Salariés Représentants de la CARSAT Inspection du travail Médecin du travail Membres du CSE |
| Registre des pourboires | Non | Il permet à l’employeur d’être dispensé de payer la TVA sur les pourboires | Administration fiscale |
| Document unique d’évaluation des risques (DUER) | Oui, dès l’embauche du premier salarié | Il fait un inventaire des risques professionnels et actions de prévention et de protection dans l’entreprise | Inspection du travail |
| Registre du CSE | Oui, dans les entreprises entre 11 et 50 salariés | Il contient les demandes écrites des membres du CSE et les réponses motivées de l’employeur | Salariés Inspection du travail Membres du CSE |
L'employeur a non seulement l'obligation de tenir les registres du personnel, mais également de les mettre à jour régulièrement.
💡 Bon à savoir : il n'existe aucune obligation d’inclure un stagiaire dans le registre du personnel.
Que doit contenir un modèle de registre du personnel ?
Le contenu varie en fonction de chaque registre du personnel.
Sur le plan juridique, il est important de respecter les dispositions légales prévues. En cas d’absence ou faute de mise à jour du registre, l’employeur s’expose à des sanctions pouvant aller jusqu'à 7 500 € d'amende en fonction du type de registre du personnel.
| Type de registre du personnel | Quelles mentions obligatoires ? |
|---|---|
| Registre unique du personnel | Il doit contenir tous les salariés, dans l’ordre chronologique d’embauche. Les mentions requises sont : les nom et prénoms ; la nationalité ; la date de naissance et le sexe ; l’emploi occupé et la qualification ; les dates d’entrée et de sortie ; le type de contrat. Il existe également des mentions supplémentaires pour certaines catégories de salariés. Attention, le registre du personnel stagiaire se fait dans une partie spécifique du registre |
| Registre des accidents bénins | Il doit contenir les accidents listés simplement. En annexe doivent figurer les informations concernant l’exposition aux facteurs de pénibilité |
| Registre des pourboires | Il est partagé en deux parties : un registre pour les entrées, tenu par l’employeur avec les sommes revenant aux salariés par période signé par le CSE, et un registre des sorties, tenu par le CSE mentionnant les sommes versées au salarié. Attention, à défaut de CSE, chaque salarié devra signer le registre |
| DUER | Il doit contenir les résultats d’une évaluation des risques préliminaire (identification, évaluation de dangerosité, classement des risques et proportion des salariés exposés). Des mesures de prévention de chacun de ces risques sont à prévoir. Il faut également inclure en annexe les données collectives utiles sur les facteurs de pénibilité sont à prévoir |
| Registre du CSE | Il doit contenir les demandes des membres du CSE par écrit et les réponses de l’employeur à ces demandes : aucune formalité spécifique n’est précisée |
Pour vous simplifier la tâche, téléchargez notre modèle de registre du personnel. Prêt à l'emploi et conforme au RGPD, il vous permet de :
respecter vos obligations légales en matière de protection des données personnelles ;
appliquer automatiquement les règles de conservation : 5 ans maximum après le départ du salarié ;
gagner du temps grâce à une structure pré-remplie incluant toutes les mentions obligatoires.
💡 Bon à savoir : le registre du personnel contient des données personnelles sensibles. Le non-respect du RGPD ou des durées de conservation peut entraîner des sanctions de la CNIL.
Modèle de registre unique du personnel
Quelle forme doit prendre un registre du personnel ?
Certaines entreprises utilisent encore un cahier de registre du personnel, dans lequel sont consignées, au format papier, les informations relatives à leurs salariés.
Toutefois, ce format présente de nombreux inconvénients, notamment en matière de mise à jour des informations. C’est pourquoi la majorité des entreprises privilégie aujourd’hui un registre du personnel informatisé, qui permet des modifications en temps réel ainsi qu’une sauvegarde sécurisée des données.
Il existe notamment des outils de SIRH, tels que les logiciels de paie, qui facilitent la tenue du registre du personnel. Les données saisies pour la gestion de la paie alimentent ainsi automatiquement le registre. Par exemple, la promotion d’un employé entraîne la mise à jour immédiate de sa qualification et de sa catégorie dans le registre unique.
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Sommaire
Modèle de registre unique du personnel
Foire Aux Questions (FAQ)
Le registre unique du personnel est un document obligatoire pour tous les employeurs. Il n’existe que deux exceptions : les particuliers employeurs (particuliers ayant recours à du personnel pour le ménage, la garde d’enfants, etc.) et les associations ayant recours au chèque emploi associatif.
Comme les autres travailleurs, les stagiaires figurent aussi sur le registre du personnel, dans une section qui leur est dédiée. La création des entrées pour les stagiaires nécessite de mentionner leurs noms et prénoms, leurs dates de stage, leur lieu de travail et le nom de leur tuteur.
Le registre doit pouvoir être présenté en cas de contrôle. S’il est absent, incomplet ou erroné, l’employeur risque une amende de 4e classe pour chaque salarié concerné. De plus, au regard de la loi, le refus de présenter le registre lors d’un contrôle de l’inspection du travail constitue un délit d’entrave à l’exercice des fonctions des agents.
Aucune disposition légale n’impose de format pour le registre. Il est courant d’utiliser un support numérique pour des raisons pratiques. Cependant, notez que tout support numérique doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.
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