Offre valable pour le plan Paie avancée. Applicable aux entreprises de plus de 10 salariés et dans la limite des 99 collaborateurs qui souscrivent à PayFit entre le 21 avril et le 30 mai 2026. Les conditions d'annulation applicables sont celles prévues dans nos Conditions Générales de Services. Des frais de mise en place peuvent être appliqués.
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Le Code du travail impose des obligations à l’employeur, en raison de sa qualité et de la présence de salariés dans les locaux de l’entreprise.
Parmi ces obligations, l’employeur doit élaborer, mettre à jour et avoir en sa possession un certain nombre de documents obligatoires. Ces documents sont souvent établis en collaboration avec le Conseil Social et Économique (CSE) de l’entreprise.
Pour certains de ces documents, il est obligatoire de les afficher dans les locaux de l’entreprise. En revanche, d’autres doivent être distribués aux salariés, transmis aux organismes étatiques, etc.
Lors d’un contrôle par l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure de présenter l’ensemble de ces documents.
Quelle est la liste des documents obligatoires en entreprise ? À quoi servent ces documents pour l’entreprise ? PayFit vous éclaire.
Parmi les documents obligatoires de l’entreprise, on trouve un certain nombre de registres.
Ces registres sont indispensables, sous certaines conditions, dès lors que l’entreprise emploie des salariés. Si l'employeur ne peut présenter l'un de ces registres, il s’expose à diverses sanctions.
💡 Bon à savoir : ces documents doivent pouvoir être présentés à l’inspection du travail.
Le registre unique du personnel doit être établi par toutes les entreprises dès la première embauche d’un salarié (ou d’un stagiaire). Chaque établissement doit avoir son registre unique du personnel.
Ce document, véritable aide à la gestion du personnel, recense tous les salariés en temps réel et permet d’avoir l’identité de chacun d’entre eux.
⚠️ Attention : le non-respect de cette obligation par l’employeur peut entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.
Le document unique d'évaluation des risques professionnels, ou DUERP, inventorie tous les risques inhérents au travail dans l’entreprise ainsi que les mesures de prévention mises en œuvre par l’employeur.
Il doit être établi par l'employeur et mis à jour régulièrement.
⚠️ Attention : des sanctions en cas d’absence de ce document ou de défaut de mise à jour, notamment une amende de 1 500 € pouvant aller jusqu’à 3 000 € en cas de récidive.
Ce registre vise à recueillir les alertes portant sur des risques graves relatifs à la santé publique ou à l’environnement. Sa gestion est assurée par les membres du comité social et économique de l’entreprise, CSE, mais sous la responsabilité de l'employeur.
Il recense les alertes provenant :
des représentants du personnel lorsqu'ils constatent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement ;
des salariés lorsqu'ils estiment que l'entreprise utilise des produits qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement.
Le registre des questions-réponses est obligatoire dans les entreprises de moins de 50 salariés, dans lesquelles un CSE est mis en place.
Il contient les questions des membres du Conseil social et environnemental ainsi que les réponses de l’employeur. Ce registre doit être tenu à la disposition des salariés.
⚠️ Attention : l’absence de constitution de ce registre est sanctionnée d'une amende de 7 500 € pour délit d'entrave.
Le registre des dangers graves et imminents est tenu par le Conseil social et environnemental. Il recense, en la présence d'un danger grave et imminent, les informations suivantes :
le poste de travail concerné par la cause du danger constaté ;
la nature du danger constaté ;
les noms des travailleurs exposés.
Le CSE doit numéroter les pages et les tamponner. Ce registre est tenu par le Conseil social et environnemental, sous la responsabilité de l'employeur.
⚠️ Attention : l’absence de ce registre peut être sanctionnée par une amende de 10 000 €. En cas de récidive, les sanctions peuvent aller jusqu’à un an d'emprisonnement et 30 000 € d'amende.
Le registre spécial du repos hebdomadaire indique les jours de repos des salariés qui n’ont pas bénéficié d’un repos dominical. Il atteste que les droits au repos hebdomadaire sont bien respectés.
D’autre part, il est possible, sans obligation, de tenir le registre du travail en équipe, lorsque l’organisation du travail s’effectue par roulement d’équipes. Il suffit d’y indiquer les compositions de chaque équipe et de tenir à jour le tableau.
Il existe plusieurs registres relatifs à la sécurité au sein de l’entreprise.
D’abord, le registre de la sécurité incendie prévoit la conduite à tenir en cas d’incendie dans les locaux de l’entreprise, ainsi que la liste du matériel de lutte contre l’incendie.
Le registre des vérifications électriques contient un inventaire des vérifications électriques et des mises en conformité effectuées et recense les divers travaux d’électricité.
Enfin, en cas de mise en place d'un système de sécurité par vidéosurveillance dans l'entreprise, la tenue d'un registre de vidéosurveillance est également une obligation.
Il existe deux registres à remplir :
le registre de la comptabilité des travailleurs à domicile : concernant les matières premières et des fournitures accordées au salarié ;
le carnet/bulletin des travailleurs à domicile : en cas de travaux au domicile du salarié pour l'exécution de son travail.
⚠️ Attention : l'employeur risque une amende de 450 € pour chacun de ces registres s'il ne les établit pas.
Guide de l'inspection du travail et du contrôle URSSAF
Certains documents doivent être communiqués directement aux salariés, d’autres doivent simplement être affichés dans les locaux de l’entreprise.
Par ailleurs, ces obligations varient en fonction de l’effectif de l’entreprise. En effet, une distinction s’opère entre les documents obligatoires pour les entreprises de moins de 10 salariés (10 inclus), de 11 à 49 salariés ou de plus de 50 salariés.
Par exemple, le règlement intérieur de l’entreprise n’est obligatoire que dans les entreprises de plus de 50 salariés.
| Documents | Entreprises de moins de 11 salariés | Entreprises de 11 à 49 salariés | Entreprises de plus de 50 salariés |
|---|---|---|---|
| Coordonnées de l’inspection du travail | Affichage | Affichage | Affichage |
| Coordonnées de l’organisme de prévention et lutte contre les discriminations | Affichage | Affichage | Affichage |
| Coordonnées de la médecine du travail | Affichage | Affichage | Affichage |
| Consignes de sécurité, incendie, zone de danger | Affichage | Affichage | Affichage |
| Convention collective | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen |
| Articles du Code du travail sur l’égalité professionnelle, salariale de genre | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen |
| Horaires de travail | Affichage | Affichage | Affichage |
| Repos hebdomadaire | Affichage | Affichage | Affichage |
| Congés payés | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen |
| Texte du Code pénal sur le harcèlement moral | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen |
| Texte du Code pénal sur le harcèlement sexuel et personnes à contacter | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen |
| Textes du Code pénal sur la lutte contre les discriminations | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen |
| Interdiction de fumer et de vapoter | Affichage | Affichage | Affichage |
| Document unique d’évaluation des risques professionnels | Affichage | Affichage | Affichage |
| Panneaux d’informations syndicales | Affichage | Affichage | Affichage |
| Informations sur le travail temporaire | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen |
| Informations sur l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel | N/A | Communication par tout moyen | Communication par tout moyen |
| Liste des membres du CSE | N/A | Affichage | Affichage |
| Règlement intérieur | N/A | N/A | Communication par tout moyen |
| Information sur l’accord de participation | N/A | N/A | Affichage ou communication par tout moyen |
Guide de l'inspection du travail et du contrôle URSSAF
Quelles que soient les données traitées, une entreprise doit se mettre en conformité avec la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Un registre de traitement des données doit être tenu à jour pour chaque activité de traitement. On y trouve notamment les coordonnées du responsable du traitement des données, la nature des données récoltées et conservées (identité, coordonnées bancaires, situation personnelle, rémunération, etc.). Ce registre doit également définir les mesures prises pour protéger ces données, les droits de consultation et rectification, ainsi que leur durée de conservation et les conditions de leur effacement.
Absolument. Toute entreprise doit pouvoir présenter en cas de contrôle un Grand livre retraçant l'ensemble des transactions de l’entreprise. Il doit être complété par un livre journal qui recense, lui, les transactions journalières. Le bilan comptable et le compte de résultat sont également des documents obligatoires. Ils peuvent être exigés lors d’un contrôle fiscal par exemple. Ces documents doivent être conservés au moins dix ans par l’entreprise.
Deux documents obligatoires permettent de définir et d’identifier l’entreprise et son activité. Le Kbis atteste de son existence légale par l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). On y trouve diverses informations telles que la raison sociale, le numéro de SIREN, la localisation du siège social, l’identité du dirigeant, etc. Les statuts juridiques de l'entreprise sont établis par un acte authentique. On y trouve là encore des mentions obligatoires (forme sociale, dénomination, relations entre associés, etc.). On peut y ajouter un troisième document, le pacte d’associés, si leurs relations et leurs rôles respectifs n’ont pas été déterminés dans les statuts juridiques.
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