Modèle de registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est obligatoire et doit respecter des règles précises : en cas de mauvaise tenue, informations manquantes ou absence de présentation lors d'un contrôle, l'employeur s'expose à une amende de 4ème classe par salarié concerné.

Pour vous assurer d'être en conformité, téléchargez notre modèle gratuit : il intègre toutes les mentions obligatoires, avec un onglet dédié aux stagiaires.

Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel fait partie des documents obligatoires en entreprise. C’est l’un des registres que l’employeur doit s’assurer d’entretenir, au même titre que d’autres documents comme le registre des dangers graves et imminents ou le registre des accidents de travail.

Il doit contenir des informations sur tous les salariés, comme leur identité et leur emploi. L’exhaustivité est de mise, et ce document doit être tenu à jour régulièrement pour rester en conformité.

💡 Bon à savoir : le registre unique du personnel est distinct d'autres documents obligatoires comme le registre des accidents du travail, le registre des dangers graves et imminents ou le DUERP (document unique d’évaluation des risques professionnels). Chacun a sa fonction propre et doit être tenu à jour séparément.

Quelles informations doivent figurer sur le registre unique du personnel ?

Des informations précises sur chaque salarié doivent figurer sur le registre unique du personnel : 

• identité du salarié (nom, nationalité, date de naissance, etc.) ;

• poste et classification ;

• coordonnées (adresse, téléphone, etc.) ;

• dates liées à l’activité dans l’entreprise (arrivée et départ, transfert éventuel, embauche, licenciement, etc.) ;

• le cas échéant, des informations sur le titre de séjour ou encore un contrat particulier du salarié.

💡 Bon à savoir : le registre unique du personnel doit être présenté lors d’un contrôle de l’inspection du travail. Assurez-vous que les informations qu’il contient soient exactes pour éviter toute sanction. 

Comment créer un registre unique du personnel ?

Le registre du personnel peut prendre plusieurs formes. Il peut s’agir d’un fichier informatique ou bien d’un document papier, en fonction des besoins de votre entreprise. 

Il est possible de le créer de toutes pièces ou de partir d’un modèle, mais assurez-vous de vérifier les points suivants : 

• il doit recevoir toutes les informations obligatoires ;

• il doit être conservé dans chaque établissement qui emploie des salariés pour être mis à disposition des agents de contrôle ;

• il doit être tenu à jour sur la durée pour rester conforme.

💡 Bon à savoir : un registre numérique doit offrir les mêmes garanties de contrôle qu'un document papier (accessibilité immédiate, traçabilité, protection contre les modifications non autorisées)

Un modèle de registre unique du personnel peut vous aider à créer le vôtre sans oublier aucune information. Vous pouvez ainsi télécharger en ligne notre modèle gratuit de registre du personnel au format Excel : il contient toutes les données obligatoires, avec un onglet à part pour les stagiaires.