Quel est l’intérêt d’un référentiel de compétences ?

En entreprise, bien gérer les compétences suppose de connaître avec précision les aptitudes de ses salariés et de mesurer les écarts existants avec le niveau attendu.

Pour cela, les Ressources Humaines peuvent compter sur un outil méthodologique efficace : le référentiel de compétences. Ce document sert à recenser toutes les compétences requises pour chaque poste ou famille de métiers. Voici les clés pour réussir son élaboration et mieux accompagner l’évolution de carrière de vos équipes.

En quoi consiste un référentiel de compétences ?

Définition du référentiel de compétences

Par définition, un référentiel de compétences est un document unique qui regroupe toutes les compétences (et ses niveaux de maîtrise attendus) pour exercer un métier dans une entreprise.

💡 Bon à savoir : ce référentiel fait partie des outils de la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences). Il complète d’autres outils comme l’organigramme ou la grille d’évaluation des compétences.

Contenu du référentiel de compétences

Pour chaque poste, le référentiel de compétences s’organise autour de 3 catégories : 

• les compétences techniques (le savoir-faire) qui rassemblent la maîtrise du métier et de ses outils acquis via l’expérience et la pratique ;

• les connaissances théoriques (le savoir) qui concentrent l’ensemble des notions obtenues lors de l’apprentissage et des formations ;

• et les qualités naturelles du collaborateur (le savoir-être) qui correspondent à ses comportements et attitudes professionnelles.

En ce sens, le référentiel de compétences repose sur trois dimensions complémentaires, présentées dans le tableau ci-dessous :

Quelle est l’utilité d’un référentiel de compétences ? 

Le référentiel de compétences n’est pas obligatoire en France, mais il présente de nombreux avantages.

Aider à la prise de décisions stratégiques 

Le référentiel vise à répertorier, structurer et détailler l’intégralité des compétences présentes dans une entreprise et celles qui sont manquantes.

Procéder à l’état des lieux de son patrimoine de compétences permet de :

• clarifier les qualifications prévues pour chaque poste ;

• harmoniser les pratiques avec les attentes managériales ;

• valoriser le potentiel de ses salariés (capital humain de la société) pour mieux exploiter les ressources internes ;

• sécuriser les savoir-faire clés ;

• ajuster les missions et les postes en fonction des aptitudes réellement disponibles, etc.

À partir des données objectives du référentiel, l’employeur peut décider facilement de favoriser le système de mobilité interne, d’encourager la formation professionnelle (voire le recrutement) pour combler les manques de connaissances ou de compétences.

S’appuyer sur une base solide pour ses actions RH 

Comme son nom l’indique, cet outil est souvent utilisé en tant que support de référence pour structurer les parcours professionnels et anticiper les évolutions des métiers.

Mais ces référentiels peuvent servir de base pour la rédaction d’autres documents RH (comme la fiche de fonction, les offres d’emploi à diffuser, etc.) ou encore la préparation des entretiens annuels d’évaluation.

💡 Bon à savoir : bien que le référentiel de compétences lui-même ne soit pas obligatoire, les entreprises de 300 salariés et plus sont tenues de négocier tous les 3 ans sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), devenue GEPP en 2026. Le référentiel de compétences constitue alors un outil précieux pour structurer cette démarche.

Comment construire un référentiel de compétences ?

Construire un référentiel de compétences pertinent nécessite une démarche structurée en 5 étapes clés : de la définition des objectifs à la formalisation du support final, en passant par l'identification et la hiérarchisation des compétences stratégiques.

Voici une méthodologie, étape par étape, pour mettre en œuvre ce document.

1. Préciser l’objectif du référentiel

Dès le début, il est indispensable d’établir quel est le but recherché avec cette création. S’agit-il de rationaliser le plan de développement des compétences ? D’améliorer les processus et l’organisation ? D’anticiper les besoins en expertise technique ou théorique ?

La première étape consiste donc à se poser les bonnes questions sur les objectifs que le document envisage de servir.

2. Identifier et recenser les compétences

La seconde étape, assez fastidieuse, doit repérer puis répertorier et organiser toutes les connaissances comprises dans le triptyque “savoir-faire, savoir et savoir-être”. Cela inclut toutes les pratiques, techniques et comportements attendus pour chaque poste occupé.

💡 Bon à savoir : pour recueillir ces informations, il est conseillé de réaliser des enquêtes, des interviews, de faire participer les parties prenantes (managers, dirigeants, services RH, etc.) à des ateliers, d’observer les équipes sur le terrain ou encore d’éplucher les différentes fiches de poste.

3. Classer les compétences en fonction de leur importance

Cette étape est déterminante bien que difficile. En effet, elle impose aux entreprises de réaliser des arbitrages selon leurs priorités. 

Il convient de hiérarchiser chaque compétence, d’un point de vue stratégique, selon qu’elle se révèle indispensable ou plutôt souhaitable. 

4. Définir les niveaux de maîtrise

Voici une échelle type avec les différents degrés d’expertise possibles : 

• niveau 1 : junior (maîtrise les bases) ;

• niveau 1 : autonome (exécute les tâches sans supervision) ;

• niveau 1 : confirmé (traite des cas complexes) ;

• niveau 1 : expert (peut former lui-même ses collègues voire optimiser les méthodes).

📌 Exemple de référentiel de compétences pour une TPE, un bar à ambiance musicale :

5. Formaliser le support 

Une fois validé, il convient enfin de structurer le référentiel final. Le document peut être partagé dans un tableau Excel ou dans un fichier intégré au logiciel SIRH de la société. 

💡 Bon à savoir : à ce stade, les entreprises ont tout intérêt à choisir un support simple pour garantir un accès et une utilisation plus faciles et sa mise à jour régulière. 

Comment établir le référentiel de compétences dans les TPE / PME ?

Toutes les entreprises peuvent élaborer un référentiel de compétences. Celui-ci sera adapté selon la taille et les moyens dont chacune dispose.

TPE : aller à l’essentiel

Les très petites entreprises peuvent opter pour un référentiel en version simplifiée ajustée à leurs besoins, leurs contraintes de budget, de temps (délai court de moins de 30 jours contre 6 mois habituellement) et sur un périmètre opérationnel restreint.

L’objectif de cet index consistera à sécuriser les compétences clés. Pour cela, il pourra se concentrer sur les compétences transversales, les salariés étant souvent polyvalents (organisation, relation client, etc.).

PME  : envisager une classification par famille

Le référentiel d’une PME gagnera à se construire par famille de métiers. La structure par équipes distinctes (commerce, production, RH) permettra d’offrir un panorama plus complet et parlant de l’intégralité des compétences.

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