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Les salariés d’une entreprise peuvent être amenés à engager personnellement des frais dans le cadre de leur activité professionnelle (déplacements, repas, logement, etc.).
Pour se faire rembourser par leur employeur, ils rédigent généralement une note de frais. Selon les dépenses, l’entreprise peut récupérer la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) afin d’alléger ses coûts de fonctionnement.
Quelles sont les règles de déductibilité de la TVA sur une note de frais ? Comment récupérer cette taxe ? PayFit vous éclaire.
Une note de frais est un document établi par un salarié (ou un dirigeant) pour demander à son employeur le remboursement des dépenses qu’il a engagées dans le cadre professionnel.
Celle-ci peut concerner des paiements pour :
un repas d’affaires avec un client au restaurant ;
le logement ;
le déplacement (billet de train, d’avion, etc.), de stationnement ainsi que les frais kilométriques ;
l’achat de matériel, de cadeaux d’affaires, un abonnement informatique, etc.
💡 Bon à savoir : il est possible de faire une note de frais Excel avec TVA ou en utilisant un logiciel dédié.
Les entreprises assujetties à la TVA, vendant des biens ou des services, doivent la collecter en la facturant à leurs clients pour la reverser ensuite à l’État.
Dans certains cas, elles sont autorisées par l’administration fiscale à récupérer la TVA sur leurs propres achats professionnels. Cela peut inclure certaines dépenses inscrites sur une note de frais en entreprise : on parle alors de TVA déductible.
⚠️ Attention : les règles de déductibilité varient selon la nature de la dépense. Malgré leur caractère professionnel, certains investissements sont exclus de toute déduction.
Pour une note de frais de restaurant, la TVA est récupérable sous 2 conditions :
le repas doit avoir été pris dans un cadre strictement professionnel en lien avec la mission du salarié et dans l’intérêt de l’entreprise (exemple : repas d’affaires et non un déjeuner entre collègues à la cantine) ;
les dépenses réalisées doivent être mesurées et proportionnelles à l’événement (exemple : un déjeuner dans un restaurant gastronomique peut être considéré comme injustifié en cas de contrôle).
📌 Exemple : un commercial invite un client à déjeuner dans le cadre d'une négociation commerciale. La facture s'élève à 120 € TTC (dont 20 € de TVA) : l'entreprise peut récupérer les 20 € de TVA, car le repas a un caractère strictement professionnel et la facture est au nom de l'entreprise.
Un employeur peut déduire également la TVA sur les notes de frais pour :
la location d’un véhicule (uniquement pour le transport de marchandises avec un véhicule utilitaire comme un camion ou une camionnette) ;
le péage et le stationnement ;
la consommation de carburant, etc.
📌 Exemple : un salarié fait le plein d'essence pour un véhicule particulier de fonction (VP) à hauteur de 80 € TTC, dont 13,33 € de TVA. L'entreprise peut récupérer 10,66 € de TVA (80% du montant), soit 80% × 13,33 €, le taux applicable aux véhicules particuliers.
Cela ne s’applique pas à la voiture personnelle des collaborateurs, sauf si celle-ci est uniquement utilisée à des fins professionnelles.
Lorsque certaines dépenses sont engagées par un collaborateur ou par le dirigeant pour les besoins de l’entreprise, la TVA peut être déduite.
Cela concerne des achats professionnels comme des factures de téléphone, du matériel informatique, des fournitures ou certains services nécessaires à son bon fonctionnement de l’activité.
Modèle de note de frais - Excel
La TVA sur le transport n’est pas récupérable lorsqu’il s’agit de transport de personnes.
Les frais liés à des déplacements en train, en avion ou en bateau ne sont en effet pas soumis à la TVA. L’employeur n’a donc pas la possibilité de la déduire des notes de frais pour un billet de train, une facture de taxi, un ticket de transports en commun, etc.
De la même façon, la TVA ne peut être déduite des notes de frais kilométriques, car les indemnités kilométriques versées au salarié ou au dirigeant (qui utilise son véhicule personnel) n’y sont pas redevables.
Il n’est pas possible de récupérer la TVA sur les frais de logement des salariés ou d’un dirigeant (hôtel, location temporelle d’appartement, etc.) lors d’un déplacement professionnel, même si la facture la mentionne.
Une exception est faite pour l’hébergement d’un client ou d'un partenaire : s’il est pris en charge par l’entreprise, la dépense engagée est considérée dans l’intérêt de l’activité professionnelle.
💡 Bon à savoir : la TVA peut être récupérée sur le repas (souvent le petit-déjeuner) pris dans la structure d’hébergement. Pour cela, elle doit faire l’objet d’une ligne distincte sur la facture.
La TVA peut être récupérée lors de l’achat de cadeaux pour un client ou un partenaire par un collaborateur. Pour cela, la valeur du présent ne doit pas dépasser 73 € TTC (Toutes Taxes Comprises) par bénéficiaire et par an. Ce montant sera réévalué en 2026.
Une entreprise ne peut récupérer la TVA sur les notes de frais que si elle respecte les conditions suivantes :
une justification des notes de frais : chaque dépense doit être appuyée de justificatifs de notes de frais conformes (factures, etc.) ;
les dépenses doivent être réalisées dans le seul intérêt ou besoin de l’entreprise ;
le fournisseur (restaurant, prestataires de services, etc.) doit être soumis à la TVA.
⚠️ Attention : pour être recevable, la facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non à celui qui engage les frais (dirigeant ou collaborateur). Elle doit aussi indiquer la date, le montant de la dépense, le montant de la TVA, etc.
Oui. Lors de la gestion des notes de frais, il est possible de déduire la TVA des frais de réception. Cela peut concerner les dépenses engagées par une entreprise pour organiser des événements à des fins professionnelles (dîners, cocktails, séminaires, etc.).
Une note de frais est un document utilisé pour rembourser un collaborateur pour des dépenses réalisées dans le cadre de sa mission. Pour faciliter le remboursement des notes de frais et limiter le risque d’erreurs, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel spécialisé.
La facture sert à la comptabilité et à la déduction fiscale, pour justifier une vente ou une prestation.
En cas de contrôle fiscal, si l’employeur a pu déclarer la TVA à tort (ou avec des erreurs sur sa déductibilité), l’administration fiscale peut contester le montant récupéré. L’entreprise peut alors être contrainte de reverser la TVA collectée, avec des sanctions (pénalités et intérêts de retard). Pour faciliter la bonne déclaration, il est possible de recourir à un modèle de note de frais Excel avec TVA ou un logiciel dédié.
Une note de frais de déplacement peut comporter des dépenses d’essence taxées au taux de 20 %. Il faut savoir que la TVA sur le carburant peut être partiellement ou totalement récupérée selon le type de véhicule utilisé et le type de carburant consommé. Depuis 2022, la taxe sur l’essence est récupérable selon les mêmes conditions que celle sur le gazole : à 100 % pour les Véhicules Utilitaires (VU) et 80 % pour les Véhicules Particuliers de tourisme (VP).
En fiscalité, le crédit de TVA est un mécanisme qui permet à une entreprise de récupérer la TVA lorsque la TVA déductible sur ses achats est supérieure à celle collectée sur ses ventes.
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