Quelles sont les fonctionnalités obligatoires d’un logiciel de paie en 2024 ?

Tous les employeurs doivent assurer la gestion de la paie. 

Or, cette mission requiert des compétences juridiques, sociales et fiscales et nécessite d’y consacrer du temps et de l’argent. Pour vous donner une idée, chaque mois, ce ne sont pas moins de 7 millions de fiches de paie en France qui comportent des erreurs. 

Pour se simplifier la vie, il est possible de recourir à un logiciel de paie, surtout pour la nouvelle année 2024, outil offrant de multiples avantages. Il vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur des tâches plus stratégiques et créatrices de valeur pour votre entreprise, comme le recrutement ou la formation de vos salariés.

Mais alors sur quels critères devez-vous vous baser pour choisir votre logiciel de fiches de paie en 2024 ? Comment être certain d’utiliser un outil fiable et sérieux ? Quelles sont les fonctionnalités offertes par un logiciel de paie ? PayFit vous éclaire. 

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de paie en 2024 ? 

Un logiciel de gestion de paie, en 2024, présente de nombreux avantages. Cela réside dans les multiples fonctionnalités qu’il offre à l’utilisateur. 

Avant de se lancer dans l’utilisation d’un logiciel de paie, il faut être au clair sur ses fonctionnalités. Bien entendu, celles-ci varient d’un logiciel à l’autre. Toutefois, nous avons listé pour vous les fonctionnalités communes à la plupart des outils. 

Édition automatisée des bulletins de paie

L’utilité première du logiciel de traitement de la paie en 2024 est d’éditer automatiquement vos bulletins de paie, à partir des données que vous et vos salariés allez indiquer dans l’outil. 

En général, vous devez renseigner votre convention collective dans l’outil et cela oriente l’ajout des diverses variables de paie (salaires bruts, heures supplémentaires, congés, etc.). La convention collective agit ainsi un garde-fou qui vous empêche de faire des erreurs.

💡 Bon à savoir : certaines conventions collectives, comme celles du BTP ou des entreprises artistiques et culturelles, sont particulières et ne sont pas prises en charge par tous les logiciels. De même, les logiciel de paie multi-conventions sont rares.

Une fois les bulletins de paie créés, vous pouvez programmer leur envoi automatique dématérialisé à une date définie chaque mois. 

⚠️ Attention : même en 2024, un logiciel de paie gratuit n'éditera pas vos bulletins de salaire automatiquement.

Fiabilité et veille juridiques permanentes

La principale qualité d’un logiciel de paie constitue sa capacité à rester à jour légalement, voire à anticiper les évolutions légales et réglementaires du droit social français.

Ce faisant, vos fiches de paie et déclarations sociales restent exemptes de défauts, même le jour où une réforme, la plus mineure soit-elle, entre en vigueur.

Cette caractéristique est primordiale, compte tenu du fait que les réformes sont excessivement nombreuses dans ce domaine : évolution du SMIC, prime d’inflation, etc.

Automatisation des déclarations sociales

Les déclarations sociales sont incontournables en gestion de la paie. C’est le cas de la DSN par exemple.

Certains logiciels de paie se chargent à votre place d’effectuer ces déclarations auprès des organismes compétents. 

Outil de paie et RH

Le mieux est d’avoir un logiciel comportant des fonctionnalités SIRH qui vont s’intégrer et compléter le module de paie. 

Par exemple, un module de notes de frais permet à vos salariés de renseigner directement leurs notes de frais dans le logiciel et de se faire rembourser automatiquement après validation sur la prochaine fiche de paie. Leur bulletin de paie sera modifié en conséquence et automatiquement. 

Un module de gestion des congés adapte automatiquement le bulletin de paie, en intégrant les congés et les absences. 

Un module de gestion du temps de travail calcule les heures supplémentaires et les ajoute ou non automatiquement au bulletin de salaire en question.

En bref, lorsqu’il est possible d’opter pour un logiciel de paie et RH, les avantages sont démultipliés. 

Export de données stratégiques et de tableaux de synthèses

Le logiciel de paie propose souvent de réaliser l’export de données telles que salaires nets, salaires bruts, charges salariales, charges patronales, effectifs, temps de travail, congés, etc. 

De cette manière, vous avez un accès en temps réel à toutes vos données brutes, ce qui vous permet de réaliser plus facilement des analyses et des projections pour les mois et années à venir. 

Assistance par des experts en paie

L’idéal est que vous ne soyez pas seul si vous avez des questions et que l’éditeur de la solution dispose d’un support réactif et joignable à tout moment avec un expert en paie dédié à votre entreprise. Certaines solutions proposent même d’assurer le paramétrage du logiciel de paie et la transition avec votre ancien système de paie. 

La complexité du droit social français et ses perpétuels changements ainsi que la numérisation de l’outil rendent l’assistance quasi-indispensable pour votre gestion de la paie. 

Prix et engagement 

Bien évidemment, le prix du logiciel de paie est une priorité, surtout pour les petites entreprises. Il doit être tenable sur la durée pour les finances de l’entreprise. 

Lorsque vous optez pour la solution de l’externalisation de la paie, le choix d’un logiciel de paie est généralement moins onéreux que les autres options externalisées (experts comptables par exemple). 

💡 Bon à savoir : le prix peut être un élément totalement exclu si vous optez pour un logiciel de fiches de paie gratuit en 2024.  

Solution évolutive qui suit la croissance de votre entreprise

Un bon outil de gestion de paie s’adapte rapidement aux besoins de votre entreprise et grandit avec celle-ci. 

Ainsi, si vous avez prévu de nombreux recrutements en 2024, le logiciel doit gérer l’afflux de nouveaux salariés au fur et à mesure que votre entreprise croît, peu importe l’ampleur du phénomène.

Vérifiez bien la capacité du logiciel : certains sont spécialisés sur certaines tranches d’effectifs et ne prennent pas en charge les autres.

Logiciel avec licence ou plateforme SaaS

En 2023, il existe deux types de logiciel de paie :

• un logiciel installé sur les ordinateurs de votre entreprise et régit par un système de licences dont le nombre d’accès est déterminé à l’achat. Les mises à jour peuvent être coûteuses ; 

• un logiciel dont l’accès se fait en ligne et aucune application spécifique n’a à être installée sur votre parc informatique. Concrètement, il s’agit d’un abonnement et vous pouvez accéder au produit n’importe où, depuis n’importe quel appareil raccordé à internet, ce qui constitue un avantage si vous êtes souvent en déplacement. Les mises à jour sont faites automatiquement, gratuitement et sans rien installer, ce qui plaide en faveur de la mise à jour constante du logiciel vis à vis du droit en vigueur.

Dématérialisation de la paie

Avec un logiciel de paie, vous faites le choix de la dématérialisation de la paie. 

Le bulletin dématérialisé représente une économie pour l’entreprise dans la mesure où elle n’a plus à l’envoyer en format papier par la Poste. 

💡 Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut décider de remettre à son salarié une fiche de paie numérisée plutôt que papier, tant que celui-ci ne s’y oppose pas.

Autonomie du salarié 

Certains logiciels proposent aux salariés un espace personnel sur lequel ils peuvent télécharger leurs bulletins de paie, ajouter leurs notes de frais, faire leurs demandes de congés, demander un RDV avec leur manager, etc. 

Les échanges entre le salarié et l’employeur au sujet de la paie sont ainsi réduits puisque le salarié peut effectuer certaines démarches seul depuis son espace personnel. 

Vous connaissez désormais les principales fonctionnalités d’un bon logiciel de prestation de paie en 2023. 

De toutes ces caractéristiques découlent des avantages certains, essentiellement : 

• un gain de temps précieux ; 

• un gain financier si vous optez pour l’outil le plus adapté à vos besoins. 

Alors n’hésitez plus et adoptez la solution du logiciel de paie pour l’année 2024 ! 

Comment choisir son logiciel de paie en 2024 ? 

Le choix de l’outil de gestion de paie est très important. 

En effet, une mauvaise gestion de la paie peut avoir des conséquences juridiques, sociales et économiques désastreuses sur votre entreprise : sanctions financières, fiscales ou encore pénales, redressement Urssaf, litige devant le Conseil des prud’hommes, etc., sont autant de problèmes que vous préféreriez éviter. 

Ainsi, vous devez redoubler de vigilance lorsque vous faites votre choix. Examinez attentivement le produit, sa fiabilité juridique, son utilisation. 

Plus précisément, voici les principaux points qui doivent attirer votre attention : 

• les fonctionnalités du produit : en fonction de votre entreprise et de la plus ou moins grande complexité de sa gestion de la paie, il est important de disposer de toutes les fonctionnalités adéquates ; 

• l’ergonomie du produit : le but du logiciel de paie est de vous faciliter la vie. Veillez à tester le produit avant de l’acheter, afin d’être certain que l’outil offre une utilisation intuitive et réellement plus simple. 

• le prix : assurez-vous que le montant à payer est tenable financièrement et est à la hauteur de la qualité du produit ; 

• la fiabilité juridique : la paie est un domaine miné d’impératifs juridiques, fiscaux, administratifs ou encore sociaux pour lesquels il faut accorder une attention et une rigueur toutes particulières ; 

• l’assistance accompagnant le produit : vérifiez que l’entreprise qui vous met à disposition le logiciel de paie est présente et réactive en cas de difficultés d’utilisation, de problèmes ou questions ; 

• la durée de l’engagement : généralement, la mise à disposition du logiciel de paie se fait sous la forme d’un abonnement. Soyez vigilant sur la durée de l’engagement et les conditions de résiliation de l’abonnement, de manière à ne pas être coincé longtemps avec un outil ne vous convenant pas ; 

• la sécurité des données : les données étant généralement stockées sur un serveur distant et s’agissant de données sensibles relatives à vos salariés et à votre entreprise, vérifiez que le prestataire est fiable dans ce domaine. 

💡 Bon à savoir : pour satisfaire tout le monde, il existe des logiciels de paie gratuits, même en 2024. Toutefois, en raison de la gratuité, les fonctionnalités ne seront pas aussi poussées que dans l’outil payant. 

PayFit commercialise un logiciel de paie en ligne, à destination de toutes les entreprises. N’hésitez pas à découvrir le produit au travers d’une démo et laissez vous séduire par cet outil !