Comment procéder à l’internalisation de la paie dans une entreprise ?

Parce qu’elle a une incidence directe sur les ressources humaines, la performance de la société et sa conformité réglementaire, la gestion de la paie occupe une place prépondérante pour l'entreprise. 

Si l’externalisation de la paie reste une option couramment utilisée, de nombreuses PME choisissent aujourd'hui de revenir à une gestion interne, via une internalisation de la paie. Ce choix offre non seulement davantage de contrôle, mais garantit également une plus grande autonomie, et une meilleure adaptation aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Qu’est-ce que l’internalisation de la paie ? Quelle est la différence avec l’externalisation de la paie ? Quel est le coût d’une internalisation de la paie ? PayFit vous éclaire.

Qu’est-ce que l’internalisation de la paie ?

L’internalisation de la paie consiste à gérer en interne l’ensemble du processus de paie, sans faire appel à un prestataire externe, comme un cabinet d’expertise comptable ou un prestataire spécialisé. L’entreprise s’appuie sur ses propres ressources humaines, ses compétences internes, et le plus souvent sur un logiciel de paie adapté à sa structure.

Ce modèle suppose donc une maîtrise technique du processus, de la gestion des variables de paie (congés, heures supplémentaires, primes, absences) à l’émission des bulletins de paie, en passant par la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Quelles différences entre externalisation et internalisation de la paie ?

La principale différence réside dans le niveau de contrôle exercé par l’entreprise. En externalisation, les données sont transmises à un prestataire, qui se charge de tout ou d’une partie de la paie. Ce modèle limite l'implication directe de l’équipe interne, mais offre un certain confort.

En revanche, l’internalisation permet une personnalisation plus poussée du traitement de la paie, une réactivité accrue face aux changements réglementaires ou organisationnels, et un meilleur suivi des données sociales. Cela constitue un choix stratégique pour les entreprises qui souhaitent internaliser leurs fonctions RH et développer une forte expertise interne.

Comment internaliser la paie ? 

1 - Évaluation des besoins 

Avant de recourir à l’internalisation, il est essentiel de cartographier le processus de paie actuel et de déterminer les ressources humaines et techniques disponibles. Cette étape est indispensable pour identifier les éventuels manques de compétences, les besoins en recrutement ou en formation, et les contraintes en matière de temps de travail ou de budget.

Un cahier des charges personnalisé doit aussi être établi pour formaliser les exigences telles que la gestion des bulletins de paie, des congés, des heures supplémentaires, le paramétrage SIRH (Système d’Information pour les Ressources Humaines), la réalisation de la DSN, ou encore la veille réglementaire.

2 - Internalisation de la paie : recours à un gestionnaire 

Le gestionnaire de paie est un acteur clé de l'internationalisation. Parmi ses principales missions, on retrouve : 

• le calcul de la rémunération du salarié (salaire brut, salaire net) ; 

• le calcul des cotisations sociales ; 

• l’édition des bulletins de paie ; 

• la transmission des bulletins de paie.

Sa maîtrise des techniques de paie et des obligations réglementaires garantit la fiabilité du processus. Ce poste peut être pourvu par recrutement externe, ou par formation interne d’un collaborateur déjà en place. L’objectif est de bâtir une équipe RH capable de gérer les salaires en toute autonomie.

3 - Internalisation de la paie : recours à un logiciel 

Un logiciel de paie performant est indispensable. Il permet de traiter efficacement les variables, d’automatiser les calculs, de générer les bulletins, de transmettre les DSN, et d’assurer une veille juridique.

Nombreuses sont les solutions de paie disponibles sur le marché, allant des outils gratuits aux SIRH complets intégrant les salaires, la gestion du temps de travail, des congés, et la gestion administrative du personnel. Le choix dépend de la taille de l’entreprise, de ses besoins spécifiques, et de son budget.

💡 Bon à savoir : choisir son logiciel de paie est une étape capitale pour la vie de votre entreprise. Il ne faut pas le prendre à la légère.

Quel est le coût de l’internalisation de la paie ? 

Le coût de l’internalisation de la paie est un élément important. Il varie selon la taille de l'entreprise, le niveau de compétences internes et les outils choisis :

• un gestionnaire de paie est un salarié de l’entreprise qui est expert en fiche de paie. Il coûte entre 2 500 € et 4 000 € brut par mois ;

• un logiciel de paie gratuit offre généralement des fonctionnalités restreintes, mais il peut être complété par une version payante, facturée en moyenne entre 25 € à 35 € par bulletin de salaire ;

• des coûts indirects peuvent s’ajouter, comme la formation initiale, le paramétrage du logiciel, et l’accompagnement juridique.

Malgré ces dépenses, l’internalisation peut s’avérer plus rentable à long terme, notamment si elle s’accompagne d’une montée en compétences des équipes et d’une meilleure maîtrise des processus.

💡 Bon à savoir : en moyenne, le prix d'un bulletin de salaire en France est compris entre 25 € et 35 €. Tout dépend du gestionnaire de paie et des prestations qu'il est susceptible d'offrir.

Comparaison entre internalisation et externalisation de la paie

Comment réussir cette transition ? 

Pour réussir cette transition et mettre toutes les chances de votre côté, n'hésitez pas à vous faire accompagner : cabinets spécialisés, éditeurs de logiciels ou consultants RH peuvent intervenir pour sécuriser chaque étape. Gardez en tête qu’un bon accompagnement facilite le paramétrage, la formation des équipes et le respect du cadre légal.

PayFit propose une solution intuitive et complète, pensée pour les PME, qui simplifie la gestion des salaires et les déclarations sociales. Grâce à son interface claire et à ses fonctionnalités automatisées, le logiciel permet aux entreprises de reprendre le contrôle de leur paie en toute sécurité. N’hésitez pas à solliciter l’aide de nos équipes pour obtenir davantage d’informations !