Comment fonctionne l'indemnité repas des HCR ?

La convention collective HCR applicable aux hôtels, cafés, et restaurants fixe des règles spécifiques au secteur d'activité. Cette dernière prévoit que tout employeur de l'hôtellerie et de la restauration a l'obligation d’attribuer un avantage en nature à son personnel pour les nourrir sans leur faire payer leurs repas.

Lorsque l'employeur n'est pas en mesure de le faire, il doit à la place verser une indemnité aux salariés qui prennent leurs repas sur le lieu de travail, appelé indemnité repas HCR.

Qu'est ce qu'une indemnité de repas HCR ? Quel est le montant de l'indemnité de repas en HCR ? Quel impact a cette indemnité compensatrice en matière de rémunération ? Payfit vous explique.

Qu'est-ce que l'indemnité repas HCR ?

Tous les employeurs relevant de la convention collective HCR doivent un repas à leurs salariés à deux conditions :

• leur établissement est ouvert à la clientèle à l'heure des repas ;

• l'horaire du salarié comprend cette heure là.

Ce repas est un avantage en nature sous forme de nourriture. S'ils remplissent les conditions d'attribution, tous les salariés y ont droit.

Le salarié doit être obligatoirement nourri ou recevoir à la place une indemnité compensatrice de repas dans les HCR. Il s'agit des hypothèses où l'employeur ne prévoit pas dans son établissement de repas, ou ne peut simplement pas s'acquitter de son obligation en nature. 

⚠️ Attention : lorsqu'un salarié ne peut pas prendre le repas fourni gratuitement pour des raisons médicales, l'indemnité compensatrice devra être fournie. Toutefois, elle n'est pas due pour un salarié qui avance des raisons personnelles pour ne pas prendre les repas.

Comment évaluer le montant de l'indemnité compensatrice de repas HCR ?

Le calcul du montant de l'indemnité repas HCR varie en fonction du nombre de repas dus par l'employeur. En pratique, le nombre de repas dépend du nombre d'heures travaillées par jour :

• plus de 5 heures de travail journalières : 2 repas par jour ;

• moins de 5 heures de travail journalières : 1 seul repas par jour.

Le montant de l'indemnité repas HCR n'est fixé ni par la loi, ni par la convention collective. Les employeurs déterminent le montant de cette indemnité en fonction des valeurs minimums pour un repas fixées par l'URSSAF. Cette valeur pour un repas HCR au 1er janvier 2025 correspond à :

• 4,22 € pour un repas

💡 Bon à savoir : un accord d'entreprise ou de branche peut prévoir conventionnellement des montants d'indemnités repas HCR différents. 

Lorsque l'employeur fait le choix du versement de l'indemnité de repas HCR au lieu de l'avantage en nature repas à l'apprenti, ce dernier a l'obligation de lui verser le montant intégral de l'indemnité prévue. En revanche, lorsqu'il lui attribue un avantage en nature, l’apprenti ne lui verse que 75 % de la valeur du repas.

⚠️ Attention  : l'indemnité repas HCR et l'avantage en nature repas HCR ne sont pas traités de la même manière en paie.

Comment traiter l'indemnité repas HCR en paie ?

Comme les avantages en nature, l'indemnité repas HCR a une nature de salaire et doit être indiquée dans le bulletin de paie du salarié. En conséquence, le montant de l'indemnité est soumis à toutes les cotisations sociales. Une ligne “Indemnisation repas” s’ajoute en dessus du salaire brut. Elle comptabilise le même montant que si le repas nourriture avait été pris.

💡 Bon à savoir  : si le montant de l'indemnité repas HCR est inférieur à celui fixé par l'URSSAF, l'employeur cotisera sur la somme réellement versée. En effet, l'indemnité compensatrice n'est pas un avantage en nature, mais fait partie des éléments de rémunération : elle ne doit pas être soumise au montant de cotisations minimum. 

Même si elles sont soumises à cotisations, les indemnités compensatrices repas ne sont pas déduites du salaire net car le repas en lui-même n'a pas été fourni ni consommé.

⚠️ Attention  : en cas d'arrêt maladie du salarié ou autres absences injustifiées, les repas ne sont plus pris. Il faut donc diminuer la valeur des indemnités repas du salaire brut en fonction du nombre de jours d'absence.

💡 Bon à savoir : en matière d'indemnité compensatrice repas en HCR et de congés payés, aucun repas n'est comptabilisé, car le salarié n'est pas présent. Le bulletin de paie ne fait figurer aucune indemnité de repas HCR pendant l'absence pour congés. Il en va de même pour les jours fériés.