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Pour la bonne gestion du personnel d’une entreprise, l’employeur doit être en mesure d’évaluer les compétences professionnelles et le travail de ses salariés.
La fiche de poste est un outil de communication qui peut faciliter le recrutement et la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) au sein d’une entreprise. En effet, ce document regroupe toutes les missions et tâches relatives à un poste de travail déterminé.
En quoi consiste une fiche de poste ? Quelle est son utilité en interne ? Que doit-elle contenir ? PayFit vous guide dans son élaboration.
Comme son nom l’indique, la fiche de poste est un document qui décrit un poste de travail et encadre les missions d’un salarié. Aussi appelée carte d’identité d’un emploi, elle répertorie toutes les informations utiles à l’accomplissement de ses fonctions et clarifie ses responsabilités.
Dans l’entreprise, elle contribue à formaliser les compétences professionnelles requises en précisant le rôle de chaque collaborateur.
💡 Bon à savoir : la fiche de poste ne figure pas parmi les documents obligatoires lors d’une embauche.
Il s’agit donc d’un outil de communication interne qui peut faciliter la transmission d’informations entre les différents services.
La fiche de poste favorise aussi le développement d’une structure : lorsqu’une entreprise recherche de nouveaux talents, l’élaboration d’une fiche de poste constitue généralement l’une des premières étapes de son processus de recrutement. Par la suite, elle aide à préparer l’arrivée d’un nouveau salarié en détaillant ses missions et les objectifs du poste.
⚠️ Attention : il ne faut pas confondre la fiche de poste avec les fiches métiers destinées à informer le grand public des caractéristiques d’une profession.
En entreprise, la fiche de poste joue un rôle important dans la gestion des ressources humaines.
C’est un référentiel qui a une double fonctionnalité :
évaluer les compétences des travailleurs dans leurs missions quotidiennes ;
identifier les besoins de l’entreprise afin de faciliter le recrutement.
Une fiche de poste peut servir de base lors des entretiens annuels pour faire le point sur l’ensemble des missions accomplies par un collaborateur sur l’année écoulée.
Elle permet également de :
formaliser les compétences professionnelles et les missions pour créer un nouveau poste de travail ;
organiser le fonctionnement de l’entreprise en répartissant les tâches accomplies par les différents postes de travail en optimisant la structure de la société ;
servir de support lors des entretiens professionnels des collaborateurs ;
adapter la rémunération en fonction des caractéristiques et des missions de chaque emploi ;
gérer les formations des salariés. En effet, l’évaluation du poste de travail et des compétences permet à l’employeur de mettre en place des plans de formation pour répondre aux besoins de l’entreprise, etc.
📌 Exemple : la fiche de poste d’un commercial permet de vérifier s’il a rempli ses objectifs.
Boîte à outils pour recruter facilement
En s’appuyant sur une fiche de poste, une entreprise peut qualifier ses besoins pour recruter de nouveaux collaborateurs en adéquation avec le poste de travail.
À l’image d’une liste, elle peut s’avérer utile pour sélectionner le profil idéal et vérifier qu’un candidat coche bien toutes les cases essentielles pour un emploi lors d’un recrutement en interne ou externe à l’entreprise.
💡 Bon à savoir : c’est aussi un outil efficace pour choisir les candidats lors d’une embauche, car la fiche de poste peut servir pour mener un entretien d’embauche.
Outre l’employeur, la fiche de poste peut être rédigée par différentes personnes de l’entreprise, comme notamment :
un supérieur hiérarchique ;
un manager ;
un responsable du service des Ressources Humaines (RH), etc.
Avant de réaliser une fiche de poste, la personne chargée de son établissement doit passer en revue les missions et les activités d’un poste de travail.
Pour ce faire, il est recommandé de suivre un processus précis qui contient 4 phases :
observer le salarié en poste ;
collecter des informations ;
rédiger la fiche de poste ;
valider le document final.
Le contenu de la fiche de poste est libre.
Toutefois, pour être la plus précise et complète possible, il est recommandé qu’elle contienne les éléments suivants :
l’intitulé exact du poste de travail ;
les missions ;
les objectifs à atteindre ;
les compétences professionnelles attendues pour le poste de travail ;
l’horaire de travail (la durée hebdomadaire ou la mention de forfait jour) ;
la rémunération ;
les moyens mis à la disposition du salarié pour réaliser ses missions et tâches ;
l’identité de ses supérieurs hiérarchiques ou le rattachement hiérarchique ;
le lieu de travail ;
la mobilité géographique, etc.
Par ailleurs, si la fiche de poste est créée pour recruter un salarié, il est possible d’ajouter des éléments relatifs au profil recherché, comme :
l’expérience professionnelle requise pour le poste ;
les diplômes et les formations :
la liste des compétences professionnelles nécessaires au poste de travail, etc.
💡 Bon à savoir : de nombreux modèles de fiche de poste sont consultables en ligne pour aider un employeur dans la rédaction du document.
Boîte à outils pour recruter facilement
Les deux documents ne répondent pas aux mêmes objectifs. La fiche de fonction présente le métier de manière générale. En cela, elle sert de base à la fiche de poste qui est une description des missions et des particularités d’un poste.
Créer une fiche de poste permet de définir précisément le rôle, les responsabilités et les fonctions attendues pour un emploi. Elle peut aussi servir de modèle au recruteur pour rédiger une offre d’emploi ou faire du sourcing en recrutement.
Dans un contexte d'usage de l'intelligence artificielle en recrutement, une fiche de poste bien structurée permet également d'alimenter les algorithmes de matching pour identifier automatiquement les profils les plus pertinents selon les critères définis.
Non, la fiche de poste n’est pas un document obligatoire. Cependant, c’est un élément indispensable pour faire le point sur l’environnement de travail d’un collaborateur. Elle peut aussi être un réel support à chaque étape du recrutement d’un cadre par exemple.
Parce qu’elle permet aussi d’évaluer le niveau de compétences des salariés, la fiche de poste peut aider à identifier les écarts entre la réalité et le terrain afin d’y remédier (en proposant des formations, un accompagnement particulier, etc.).
Le contrat de travail est le document juridique entre l’employeur et le salarié alors que la fiche de poste est un outil de communication interne. Celle-ci peut néanmoins servir de base pour établir le contrat de travail ou réaliser une grille d’entretien d’embauche.
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