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Tout employeur du secteur privé ou public est tenu de procéder à la Déclaration Sociale Nominative (DSN) dans le cadre de la relation de travail. Cette déclaration consiste à transmettre aux organismes sociaux les données relatives à la paie des salariés et aux événements relatifs à leur activité.
Cette déclaration sociale unique remplace depuis le 1er janvier 2017 les nombreuses déclarations qui existaient jusqu’alors. Elle doit être effectuée chaque mois par l’employeur dans le cadre de la gestion de la paie : on parle alors de DSN mensuelle.
En quoi consiste la DSN mensuelle, quelles informations contient-elle et comment la remplir ? PayFit vous explique.
La DSN mensuelle est une procédure obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale et du régime agricole, quelle que soit la taille de l’entreprise, le secteur d’activité ou le nombre de salariés. Elle est également obligatoire pour la Fonction publique, d’après l’article 43 de la loi n°2018-727 du 10 août 2018.
💡 Bon à savoir : lorsque l’entreprise possède plusieurs établissements, l’employeur est tenu de procéder à une DSN mensuelle pour chaque établissement disposant d’un numéro de SIRET propre.
La déclaration sociale nominative mensuelle simplifie et allège les formalités administratives pour l’employeur. Elle remplace pas moins de 26 démarches administratives qui existaient jusqu’alors et est désormais commune à tous les organismes sociaux, à savoir :
l’URSSAF ;
France Travail ;
la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) ;
les organismes complémentaires.
💡 Bon à savoir : la DSN mensuelle doit être différenciée de la DSN événementielle. La première doit être effectuée obligatoirement chaque mois par l’employeur à une date précise et permet l’ouverture du calcul des cotisations sociales par l'administration. La DSN événementielle permet quant à elle de déclarer ponctuellement des événements relatifs aux salariés (arrêt de travail, fin de contrat, etc.).
La DSN mensuelle émise par l’employeur doit obligatoirement renseigner les informations relatives :
à l’identité du salarié : nom et prénom, date de naissance, adresse du domicile, état civil complet, numéro de sécurité sociale ;
à la qualification professionnelle, l’emploi exercé par le salarié et la rémunération versée : type de contrat de travail (CDI, CDD, stage, mandat social, apprentissage, cumul emploi-retraite), durée et lieu du travail, heures supplémentaires, salaire et primes perçues (Montant Net Social, Rémunération Nette Fiscale, Prélèvement à la source) ;
à la société et l’établissement : numéro de SIRET, adresse de l’entreprise, convention collective applicable, numéros de contrats de mutuelle et prévoyance de l’entreprise ;
aux déclarations de cotisations sociales : organisme de recouvrement, nature et montant des cotisations sociales ;
aux taxes applicables à l’entreprise : taxe d’apprentissage, taxe sur les salaires ;
aux événements impactant de la vie professionnelle des salariés : accident du travail ou maladie professionnelle, congé maladie, congé maternité ou paternité, fin de contrat.
Pour que la DSN mensuelle soit exacte, chaque élément de rémunération doit être rattaché à la bonne période de paie. Un salarié qui perçoit une prime en février pour une performance réalisée en janvier doit voir cette prime déclarée dans la DSN de février, car c'est le mois de versement qui détermine la période déclarative.
Cette règle de rattachement temporel, appelée fait générateur, s'applique à tous les éléments de rémunération : salaire de base, primes, indemnités, avantages en nature, heures supplémentaires. Que faut-il savoir à propos du fait générateur de paie ?
Respecter ce principe garantit que les cotisations sociales sont calculées et prélevées sur la bonne période, évitant ainsi les erreurs déclaratives et les éventuelles pénalités mentionnées plus bas dans cet article.
La déclaration sociale nominative de l’entreprise doit être effectuée chaque mois après vérification et la clôture de la paie :
par l’employeur lui-même ;
par le prestataire externe lorsque l’entreprise confie la gestion de sa paie à un tiers (expert-comptable).
La DSN mensuelle est générée directement par le logiciel de paie qui doit être compatible avec le dispositif déclaratif. Le logiciel de paie avec DSN doit être en mesure de traduire les données figurant dans les bulletins de paie des salariés en flux de données sociales nominatives.
💡 Bon à savoir : PayFit vous offre la possibilité de générer la DSN mensuelle de votre entreprise en quelques clics et la transmet directement à votre place aux organismes sociaux.
L’employeur est libre de choisir la date à laquelle il souhaite procéder à l’envoi de la DSN mensuelle. Il est toutefois recommandé que celle-ci intervienne avant le versement des salaires et la remise de la fiche de paie aux salariés.
Toutefois, la DSN mensuelle doit impérativement être transmise pour le mois de paie M au plus tard :
le 5 du mois suivant (M+1) pour les entreprises de plus de 50 salariés qui prévoient une date de versement de salaire sur le même mois que la période de travail ;
le 15 du mois suivant (M+1) pour les autres entreprises de moins de 50 salariés, ou de plus de 50 salariés qui procèdent à un décalage de la paie.
📌 Exemple : une entreprise de 62 salariés qui procède au versement des salaires le 29 de chaque mois doit transmettre la DSN mensuelle du mois de mars 2025 au plus tard le 5 avril 2025.
Il convient de noter que, lorsque la date limite de transmission de la DSN mensuelle prend fin un samedi, un dimanche ou un jour férié, elle est prolongée jusqu’au jour ouvrable suivant.
📌 Exemple : les entreprises de plus de 50 salariés ayant une date de versement du salaire sur le même mois que la période de travail ont eu la possibilité de transmettre la DSN mensuelle du mois d'avril 2025 jusqu’au lundi 6 mai 2025, le 5 mai 2025 étant tombé un dimanche.
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La transmission de la DSN mensuelle peut s’opérer de deux manières :
le fichier déclaratif généré par le logiciel de paie contenant les données individuelles et nominatives des salariés est déposé manuellement par l’employeur ou par le tiers sur le portail Net-Entreprises.fr ;
le logiciel de paie dispose d’une interface intégrée (API DSN) qui permet au déclarant de s’authentifier directement sur la plateforme de dépôt des déclarations sociales sans avoir à naviguer sur le Net-Entreprises.fr.
En cas d’erreur déclarative (omission de déclaration ou données incorrecte), l’employeur ou le tiers dispose de la possibilité de procéder à l’envoi d’une nouvelle déclaration. Cette dernière est appelée “DSN annule et remplace” et doit survenir avant la fin de la date d’échéance de dépôt applicable à l'entreprise.
💡 Bon à savoir : une DSN “annule et remplace” ne peut pas être déposée le jour même de l’échéance. Elle doit être déposée au plus tard la veille à minuit.
La nouvelle DSN annule et remplace de manière rétroactive la précédente déclaration sociale contenant des erreurs. Cette nouvelle déclaration doit porter sur le même mois initialement déclaré et mentionner le même numéro de SIRET.
📌 Exemple : une entreprise qui nécessite de transmettre la DSN du mois de mars 2025 avant le 5 avril 2025 s’aperçoit que la DSN transmise le 29 mars ne mentionne pas un salarié. L’employeur a donc la possibilité de transmettre une DSN “annule et remplace” pour le mois de mars au plus tard le 4 avril 2025 à minuit.
Aucun envoi de DSN “annule et remplace” n’est possible après dépassement de l’échéance. L’erreur de déclaration pourra être corrigée dans la DSN mensuelle du mois suivant en utilisant le “bloc de régularisation”.
La transmission tardive de la DSN mensuelle, l’inexactitude des déclarations ou encore l’omission de données obligatoires peuvent entraîner des sanctions financières à l’encontre de l’employeur.
Les pénalités sont fixées par les articles R243-12 et R243-13 du Code de la sécurité sociale et calculées en pourcentage du Plafond Mensuel de la Sécurité sociale (PMSS), fixé à 4 005 € en 2026 (chiffre service-public.gouv.fr). Les montants de ces pénalités sont les suivants :
en cas de non-transmission de la DSN mensuelle : 1,5 % du PMSS, soit 60,08 € par salarié et par mois (ou fraction de mois) de retard ;
en cas d’inexactitude des rémunérations déclarées : 1 % du PMSS, soit 40,05 € par salarié ;
en cas d’autres omissions ou inexactitudes dans la déclaration : 1/3 de 1 % du PMSS, soit 13,35 € par salarié ou pour les données d’identification de l’employeur ;
en cas de non-conformité à la nomenclature DSN : 1/3 de 1 % du PMSS, soit 13,35 € par salarié.
L’ensemble de ces pénalités sont exclusives d’une autre sanction prononcée pour les mêmes faits, sauf exceptions liées au prélèvement à la source.
💡 Bon à savoir : la régularisation de la DSN dans un délai de 30 jours après sa transmission peut entraîner l’annulation de la pénalité.
Guide de la gestion de la paie
Si vous optez pour une internalisation de la paie, gardez en tête que les apprentis doivent obligatoirement être déclarés en DSN chaque mois par l’employeur. Leurs données d’identification, leur salaire et leurs cotisations sociales doivent apparaître sur la déclaration.
Quant aux stagiaires, la situation évolue en fonction de la situation : la déclaration sociale nominative n’est exigée que si leur gratification dépasse le seuil d’exonération et génère des cotisations sociales. Seul le montant dépassant le seuil est alors déclaré, et non pas l’ensemble du dossier.
En cas d’arrêt maladie, de congés, d’accident ou d’autres motifs d’absence d’un salarié sur un mois, l’employeur doit tout de même continuer à transmettre la DSN. En effet, le salarié fait encore partie de l’effectif de l’entreprise. Si le contrat de travail est simplement suspendu, le salarié est déclaré avec un salaire à zéro et le motif d’absence correspondant.
Toutefois, s’il n’y a aucun salarié rémunéré sur le mois, l’entreprise doit transmettre une DSN “à néant”, afin de confirmer aux organismes sociaux qu’il n’y a pas de salaire à déclarer sur la période. Faute d’une déclaration sociale nominative adaptée, l’URSSAF peut considérer la déclaration comme manquante : les employeurs risquent alors des relances ou des pénalités. Pour éviter cela, il convient de s'équiper du meilleur outil de gestion de paie.
Quelle que soit la taille de l’entreprise, l’employeur doit obligatoirement transmettre une DSN dès le premier mois d’activité au cours duquel il verse un salaire. Il n’y a pas de dérogation ou de report pour une entreprise naissante : une fois immatriculée par l’URSSAF et disposant d’un numéro SIRET valide, l’entreprise est soumise aux règles habituelles de la déclaration sociale nominative. N’hésitez pas à vous entourer d’un expert en fiche de paie pour vous assurer d’être en conformité.
La transmission de la DSN est confirmée par des documents officiels accessibles sur le portail net-entreprises.fr : un Accusé d'Enregistrement Électronique (AEE) atteste que le fichier DSN a été réceptionné, tandis qu’un Compte Rendu Métier (CRM) est fourni afin de détailler le traitement de la déclaration.
Les employeurs peuvent tout à fait confier la génération et la transmission de la DSN mensuelle à un expert-comptable ou à un tiers déclarant. Un mandat écrit doit être édité via la plateforme net-entreprises.fr afin de céder l’accès à l’édition et au suivi des déclarations. Les employeurs restent toutefois responsables du contenu et du respect des échéances.
Comprenez les modalités de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ainsi que les nombreux avantages d’un logiciel de paie avec DSN pour les employeurs.
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