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Tous les deux ans, l’employeur doit organiser un entretien professionnel pour échanger avec son salarié au sujet de son évolution de carrière et de ses besoins de formation. À défaut, il s’expose à des sanctions.
Pour cela, il doit adresser une convocation à l’entretien professionnel à chaque collaborateur afin de respecter ses obligations et s’assurer que son personnel bénéficie bien de ses droits.
En quoi consiste l’entretien professionnel ? Que doit contenir une convocation type ? Quelles sont les règles à suivre ? On vous guide dans cette démarche.
L'entretien professionnel est un dispositif légal encadré par le Code du travail.
Tous les deux ans, l’employeur est tenu d’organiser cet échange qui doit obligatoirement traiter :
des perspectives d’évolution professionnelle du salarié (en termes d’emploi, de responsabilités et de rémunération) ;
du suivi des actions de formation, de certification ou de validation des acquis de l’expérience (VAE) du collaborateur ;
de l’activation du compte personnel de formation (CPF) et son financement par l’employeur ;
du conseil en évolution professionnelle (CEP).
💡 Bon à savoir : en principe, l’employeur organise le déroulé de l’entretien professionnel comme il le souhaite. Certaines conventions collectives et accords de branche peuvent cependant prévoir des dispositions particulières.
Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit s’accompagner d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.
Cet état des lieux permet de vérifier que le collaborateur a :
bénéficié des entretiens professionnels des 6 dernières années ;
suivi au moins une action de formation ;
acquis une certification par moyen de formation ou de VAE ;
bénéficié d’une promotion ou une augmentation.
⚠️ Attention : il ne faut pas confondre l’entretien professionnel avec l’entretien annuel d’évaluation, qui est facultatif et qui correspond à une évaluation des aptitudes professionnelles et du travail du salarié. Vous pouvez d’ailleurs télécharger un modèle en ligne comme notre exemple d’entretien annuel.
La convocation à l’entretien professionnel est obligatoire. Toutefois, la loi ne prévoit aucun formalisme spécifique concernant son contenu.
Il est tout de même recommandé d’inclure à minima :
le motif de la convocation ;
la date, l’heure et le lieu de l’entretien professionnel ;
l’identité et les coordonnées de la personne avec laquelle le salarié s’entretiendra (l’employeur, le responsable des ressources humaines de l’entreprise, le supérieur hiérarchique, manager, etc.).
Il est vivement conseillé de compléter cette convocation avec des documents permettant au collaborateur de préparer l’entretien de son côté.
Il est possible d’ajouter à l’envoi :
une notice d’information précisant le contenu et le déroulement de l’entretien ;
la fiche de poste ;
une grille de questions à remplir avant le rendez-vous, etc.
💡 Bon à savoir : la notice d’information permet de poser le cadre de l’échange et d’expliquer le but de la démarche, tout en informant le salarié de ses droits. La grille de questions sert à recueillir des informations sur son parcours professionnel depuis son dernier entretien professionnel.
Boîte à outils des entretiens d'évaluation
La loi impose que l’entretien professionnel se tienne tous les 2 ans à compter de la date d’embauche du salarié. En revanche, elle ne fixe aucun délai précis pour l’envoi de la convocation à l’entretien professionnel.
Pour permettre au collaborateur de préparer son entretien, il doit disposer d’un délai raisonnable.
C’est pour cette raison que l’envoi de la convocation est généralement réalisé entre 8 à 15 jours avant la date prévue d’entretien.
L’employeur devra, à l’issue de la rencontre, rédiger un compte rendu de l’entretien professionnel, dont un exemplaire sera remis au salarié.
Dans ce cas, le Code du travail ne prévoit aucune indication sur un contenu spécifique : celui-ci varie en fonction de chaque échange.
Toutefois, l’employeur doit veiller à y inclure tous les éléments permettant de :
justifier qu’il a bien abordé les thèmes obligatoires ;
et respecter son obligation d’information au cours de l’entretien.
Dès lors, il peut s’appuyer sur le document préparatoire (joint à la convocation et pré-rempli par le salarié avant l’entretien) pour rédiger le compte rendu.
💡 Bon à savoir : ce compte rendu permet de garder une trace écrite du suivi de l’évolution et la formation professionnelle de chaque salarié. Il constitue aussi une bonne base pour organiser le prochain entretien professionnel.
Boîte à outils des entretiens d'évaluation
Chaque salarié ayant plus de 2 ans d’ancienneté dans une entreprise est concerné par l’entretien professionnel. La législation ne distingue pas les différentes formes de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, etc.) ou le temps de travail (temps plein ou à temps partiel).
Oui, car le salarié doit être informé, par écrit, de la tenue de son entretien professionnel. Si l’employeur a l’obligation d’organiser cet entretien, le collaborateur a cependant le droit de refuser de s’y rendre. Dans ce cas, il est recommandé à l’employeur de prendre acte, par écrit, de la décision du salarié.
Sa périodicité est de tous les 2 ans à la date d’entrée en poste du collaborateur. Mais l’employeur doit aussi procéder à un entretien professionnel au retour d’un salarié après une période d’absence prolongée liée à certains congés comme la maternité, l'adoption, le congé sabbatique, un arrêt maladie de plus de 6 mois, etc.
La législation n’impose pas de support particulier. Il est possible d’envoyer la convocation au format papier par courrier (lettre recommandée avec avis de réception) ou avec une remise en mains propres, voire même de manière dématérialisée par mail.
Non, car l’entretien annuel, facultatif, se concentre sur les objectifs professionnels réalisés par le salarié sur l’année passée. De son côté, l’entretien professionnel, obligatoire et bisannuel, porte sur les perspectives professionnelles futures du salarié.
L'entretien annuel d’évaluation permet à un employeur d’évaluer l’aptitude d’un salarié sur l’année passée et sur l’atteinte de ses objectifs.
Le compte-rendu d’entretien professionnel est un document obligatoire pour l’employeur. PayFit vous guide sur ses objectifs, sa réglementation et son contenu.
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