Comment fonctionne la saisie des temps ?

Pour un employeur, la gestion du temps de travail de ses salariés est un enjeu clé pour le bon fonctionnement de son entreprise.

La saisie des temps permet de suivre précisément les heures passées par ses collaborateurs sur leurs différents projets. Avec la digitalisation RH et le déploiement de solutions numériques, elle ne se limite plus à un simple comptage des heures travaillées : la saisie des temps se révèle un véritable outil de pilotage et d’organisation. 

Qu’est-ce que la saisie des temps en entreprise ?

La saisie des temps de travail consiste à enregistrer les heures de travail effectuées par les collaborateurs en les répartissant selon leurs activités ou leurs projets. 

En principe, ce sont les salariés qui doivent renseigner eux-mêmes le nombre d’heures passées sur chacune de leurs missions. Ils peuvent ainsi compléter une feuille de temps afin de générer leur Compte-Rendu d’Activité (CRA).

Une fois validées par le manager, ces données alimentent la paie, permettent de facturer précisément les clients et d'optimiser la répartition de la charge de travail.

💡  Bon à savoir : la saisie des temps de travail doit être réalisée de manière régulière, souvent en fin de semaine ou de mois, selon la demande des RH ou du manager.

Pourquoi saisir les temps en entreprise ?

La saisie des temps permet de recueillir des données précises sur l’activité des salariés. Les RH peuvent exploiter ces informations de suivi horaire à des fins opérationnelles et stratégiques.

Cohérence sur les fiches de paie

Les heures renseignées par les collaborateurs peuvent être utilisées dans le calcul des salaires. Les RH peuvent s’appuyer sur ces relevés pour les intégrer dans le logiciel de paie (s’il le processus n’est pas automatisé). 

Cela permet de croiser les données fournies directement par le salarié avec ses informations contractuelles (horaires, temps partiel, absences prévues) et d’obtenir une fiche de paie fiable et précise.

Conformité avec la réglementation du travail

Consigner avec exactitude les heures effectuées par chaque collaborateur est un excellent moyen pour les entreprises de s’assurer de respecter leurs obligations légales en matière de temps de travail. 

L’employeur peut ainsi vérifier les heures supplémentaires (y compris pour les salariés en télétravail) et réduire les risques de litiges avec ses équipes.

💡  Bon à savoir : l’utilisation d’un logiciel GTA (Gestion des Temps et Activités) permet de configurer des alertes automatiques en cas de dépassement des durées de travail (par exemple au-delà de 9 heures par jour).

Rentabilité et maîtrise des coûts 

Les données issues de la saisie des temps sont des indicateurs précieux pour gérer ses ressources.

L’analyse des temps saisis peut servir à améliorer son organisation et à optimiser la planification des projets en :

• mesurant le temps réellement consacré à chaque tâche pour identifier les activités les plus rentables ;

• et en répartissant en conséquence la charge de travail (par exemple, en allouant plus de ressources à une mission plutôt qu’une autre). 

Transparence et équité pour les collaborateurs

La saisie des temps n'est pas seulement un outil de contrôle pour l'employeur : c'est aussi un facteur de transparence et d'équité pour les salariés.

En documentant précisément leurs heures de travail, les collaborateurs s'assurent que :

• leurs heures supplémentaires sont bien comptabilisées et rémunérées ;

• leur temps de travail effectif correspond à ce qui est inscrit au contrat de travail ;

• les éventuelles absences ou congés sont correctement décomptés.

Cette traçabilité renforce la relation de confiance entre employeur et employés, deux piliers essentiels d'une collaboration harmonieuse et productive.

💡 Bon à savoir : en cas de litige sur des heures non payées, la saisie des temps constitue une preuve juridique pour le salarié comme pour l'employeur. Selon l'article L3171-4 du Code du travail, en cas de désaccord, chaque partie doit fournir des éléments pour justifier les horaires effectivement réalisés.

👉  À noter : la saisie des temps permet également d'ajuster la facturation de ses différents clients avec précision. En effet, un employeur peut repérer les écarts entre le temps budgété et facturé, limitant ainsi les pertes financières.

Quelles sont les méthodes pour la saisie des temps ?

La saisie des temps peut vite être perçue comme une corvée par le personnel. Si la procédure est trop contraignante, elle est souvent repoussée, voire oubliée, obligeant les RH de relancer régulièrement les collaborateurs.

Voici un exemple des différents outils permettant de renseigner son temps de travail.

Feuille de temps version papier

La saisie sur papier reste la méthode traditionnelle la plus simple à mettre en place. Elle consiste à noter manuellement les heures travaillées sur un document avant de le remettre à son employeur.

Mais la méthode comporte de nombreuses limites :

• elle ne bénéficie d’aucune automatisation, ce qui rend le traitement des données particulièrement chronophage ;

• par conséquent, elle augmente la charge administrative des RH qui doivent ressaisir manuellement les informations, favorisant le risque d’erreurs ;

• et elle ne permet pas de suivi en temps réel.

Tableur Excel

Facile à déployer et peu coûteux, le recours à un tableur Excel est encore largement répandu pour la saisie des temps.

Reposant aussi sur la saisie manuelle, il présente les mêmes défauts que le papier et pose de réelles problématiques comme :

• le manque de sécurité du fichier lorsqu’il est partagé entre différents salariés ;

• la gestion complexe des versions multiples (en termes de synchronisation des données) ;

• la non-possibilité de workflow pour la validation.

Application de suivi sur smartphone

Simples d’emploi, les applications mobiles offrent une solution plus moderne et intuitive. 

Elles permettent aux collaborateurs de saisir les informations en temps réel, directement depuis leur smartphone notamment grâce à la géolocalisation.

Logiciel de saisie des temps

Certains logiciels, équipés d’un module ERP intégré ou d’un SIRH, constituent une solution complète et avancée pour la saisie des temps.

Facilitant la centralisation et la synchronisation des données, l’adoption de cet outil aide à automatiser la gestion du travail. L’interface est généralement simple d’utiliser ce qui facilite l’adhésion des salariés.

💡  Bon à savoir : côté manager, l’outil donne accès à des tableaux de bord avancés permettant de suivre l’activité et de générer des rapports pour analyser la productivité de son équipe.