Qu’est-ce que la période de référence des congés payés ?

Tout salarié a droit chaque année à un congé payé par l’employeur. Pour bénéficier de son droit aux congés, ce dernier doit avoir accompli un temps minimum de travail, on parle de période de référence.

La période de référence des congés payés détermine le moment où les salariés acquièrent leur droit aux congés. Bien que définie par la loi, elle peut varier selon les conventions collectives ou les accords d’entreprise. Comprendre cette période est essentiel pour garantir une gestion conforme, fluide et équitable des absences dans l’entreprise.

Comment est fixée cette période ? À quelles dates commence-t-elle ? Peut-elle être modifiée ? Quels sont les droits des salariés pendant ce temps ? PayFit vous explique. 

Quelle est la période légale de référence des congés payés ?

La période de référence des congés payés est la durée pendant laquelle les salariés acquièrent leurs congés. Par défaut, elle s'étend du 1^er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.

📌 Exemple : la période de référence pour les congés payés utilisables en 2025 est comprise entre le 1^er juin 2024 et le 31 mai 2025.

Toutefois, certains cas particuliers sont à prendre en compte :

• si le salarié est recruté en cours de période, l’acquisition commence à la date d’embauche, mais le terme reste fixé au 31 mai ;

• en cas de rupture du contrat (départ volontaire, licenciement, etc.), la fin de la période de référence devient la date d’arrêt du contrat.

💡 Bon à savoir : un salarié acquiert 2, 5 jours ouvrables de congé par mois travaillé, soit 30 jours ouvrables sur une année complète.

Peut-on déroger à cette période légale des congés payés ?

La période de référence des congés payés peut être modifiée par :

• un accord d’entreprise ou d’établissement ;

• à défaut, une convention collective ou un accord de branche.

Exemple : dans le BTP (Bâtiment et Travaux Publics) ou dans le secteur du spectacle, les salariés dépendent d’une caisse de congés payés. Ces caisses définissent la période de référence, généralement fixée du 1^er avril au 31 mars.

Ces dispositions doivent être prévues explicitement dans un accord régissant l’entreprise ou la branche d’activité.

Quelle est la période où un salarié peut prendre ses congés payés acquis ?

Les congés payés doivent être pris durant une période fixée par l’employeur, généralement entre le 1^er mai et le 31 octobre. Cette période doit tenir compte des besoins de l’entreprise, mais aussi des droits sociaux des salariés.

⚠️ Attention : si les congés ne sont pas pris avant la fin de la période de prise, ils sont en principe perdus, sauf exceptions prévues par la loi ou la jurisprudence.

Quelles exceptions permettent de reporter ses congés payés ?

Dans certains cas, il est possible pour un salarié de reporter ses congés payés acquis après la fin de la période de référence.

Accord entre le salarié et l’employeur

Si les deux parties s'entendent pour reporter une partie des congés au-delà de la période de référence, ce report est valable. Cet accord peut être formalisé par écrit ou validé par une pratique constante dans l’entreprise.

Pratiques d’usage dans l’entreprise

Certaines entreprises appliquent des règles internes tolérant le report, notamment pour des congés non pris pour des raisons de service. Ces usages doivent être clairs, constants et généraux pour être opposables.

Maladie professionnelle ou accident du travail

Si le salarié est en arrêt de travail durant la période de prise des congés payés, ceux-ci sont interrompus. Il bénéficie alors d’un droit au report, même si la maladie survient durant la période de référence.

Congé parental

Durant cette période d’interruption du contrat de travail (congé maternité/paternité) le salarié ne peut pas poser de congés. Il pourra donc les reporter à son retour, même si la période de référence est échue.

Organisation du temps de travail sur l’année

Dans les entreprises avec un aménagement annuel du temps de travail, la période de prise des congés peut être décalée. Les congés peuvent ainsi être pris au-delà de la période légale, sans perte de droit.

Cas de fractionnement des congés

Lorsqu’un salarié prend moins de 12 jours ouvrables de congé principal en une seule fois, il peut bénéficier de jours de congés supplémentaires. Le report de ces congés est parfois autorisé, notamment si la prise fractionnée est imposée par l’entreprise.

💡 Bon à savoir : en cas de maladie non-professionnelle durant les congés, le report n’est pas garanti, sauf si un accord ou un usage le permet.

Quelles sont les obligations de l’employeur concernant la prise de congés payés ?

L’employeur doit :

• permettre la prise des congés dans les délais ;

• informer les salariés des dates de prise de congés ;

• respecter l’ordre des départs ;

• verser une rémunération pendant les congés ou une indemnité compensatrice de congés payés en cas de non-prise.

La date de départ en congé peut être imposée par l’employeur, mais elle doit respecter un délai de prévenance (au moins un mois sauf accord contraire).

💡 Bon à savoir : en cas de contentieux, le salarié peut faire valoir ses droits, avec ou sans l’aide d’un avocat en droit social, auprès du conseil de prud’hommes.

Comment calculer l’indemnité des congés payés ?

Le calcul de l’indemnité de congés payés repose sur deux méthodes prévues par le Code du travail. L’employeur doit systématiquement comparer les deux et appliquer celle qui est la plus avantageuse pour le salarié :

1. méthode du maintien de salaire : le salarié reçoit la même rémunération que s’il avait travaillé normalement pendant ses congés. Cette méthode prend donc pour référence son salaire habituel.

2. méthode des 10 % : l’indemnité de congés payés est égale à 10 % de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence (en général, du 1^er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours).
   

L’employeur retient automatiquement la méthode la plus favorable.

💡 Bon à savoir : sont aussi prises en compte dans le calcul, les périodes assimilées à du temps de travail effectif, telles que les arrêts-maladie (sous certaines conditions), le congé paternité ou maternité, les congés d’adoption, les jours fériés chômés, etc.

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