Qu’est-ce que la période de référence des congés payés ?

Tout salarié bénéficie chaque année d’un congé payé financé par l’employeur. Pour pouvoir en profiter, il doit avoir accompli une durée minimale de travail, appelée période de référence.

La période de référence des congés payés détermine le moment où les salariés acquièrent leur droit à congé. Si cette période est encadrée par la loi, elle peut toutefois être adaptée par les conventions collectives ou les accords d’entreprise. La maîtriser est essentiel pour assurer une gestion des absences à la fois conforme, fluide et équitable au sein de l’entreprise.

Quelle est la période légale de référence des congés payés ?

Période légale de référence des congés payés

La période de référence des congés payés correspond à l’intervalle durant laquelle les salariés accumulent leurs droits à congé. Par défaut, elle s’étend du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.

📌 Exemple : la période de référence des congés payés utilisables en 2026 s’étend du 1er juin 2025 au 31 mai 2026. La période suivante court ensuite du 1er juin 2026 au 31 mai.

Certains cas particuliers sont toutefois à prendre en compte :

• si le salarié est recruté en cours de période, l’acquisition commence à la date d’embauche, mais le terme reste fixé au 31 mai ;

• en cas de rupture du contrat (départ volontaire, licenciement, etc.), la fin de la période de référence devient la date d’arrêt du contrat.

Acquisition des congés

Un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congé par mois travaillé, soit 30 jours ouvrables sur une année complète. Au-delà de ces 30 jours légaux, des jours de congés supplémentaires peuvent être attribués selon la situation personnelle du salarié.

Ainsi, de nombreuses conventions collectives ou accords d'entreprise prévoient l'octroi d'un congé supplémentaire par enfant à charge pour les salariés ayant des enfants de moins de 15 ans. Ces jours additionnels ne modifient pas la période de référence, mais viennent enrichir le solde de congés disponibles durant l'année.

Mode de décompte des congés

Le mode de décompte des congés (ouvrables ou ouvrés) influence directement les règles de prise de congés sur la période de référence.

Dans les entreprises décomptant les congés en jours ouvrables (incluant les samedis), la règle des 5 samedis de congés payés s'applique : elle limite à 5 le nombre de samedis comptabilisés dans le solde annuel.

Ainsi, un salarié prenant plusieurs semaines complètes de congés (lundi-samedi) durant la période de référence ne verra que les 5 premiers samedis décomptés de ses droits. Cette règle garantit une équité de traitement entre salariés et évite qu'un décompte en ouvrables ne pénalise ceux qui posent régulièrement des semaines entières.

Peut-on déroger à cette période légale des congés payés ?

La période de référence des congés payés peut être adaptée si cela est prévu par :

• un accord d’entreprise ou d’établissement ;

• à défaut, une convention collective ou un accord de branche.

📌 Exemple : dans certains secteurs comme le Bâtiment et Travaux Publics (BTP) ou le spectacle, les salariés sont rattachés à une caisse de congés payés. Ces caisses fixent leur propre période de référence, généralement du 1er avril au 31 mars.

⚠️ Attention : toute dérogation à la période légale doit être prévue explicitement dans l’accord applicable à l’entreprise ou à la branche professionnelle.

Quelle est la période où un salarié peut prendre ses congés payés acquis ?

Les congés payés doivent être pris durant une période fixée par l’employeur, appelée période de prise des congés :

• par défaut, cette période se situe généralement entre le 1er mai et le 31 octobre ;

• l’employeur doit organiser cette période en conciliant les besoins de l’entreprise et les droits sociaux des salariés.

⚠️ Attention : si les congés ne sont pas pris avant la fin de la période fixée, ils sont en principe perdus, sauf exception prévue par la loi ou par la jurisprudence.

Quelles exceptions permettent de reporter ses congés payés ?

Dans certains cas, il est possible pour un salarié de reporter ses congés payés acquis après la fin de la période de référence.

Accord entre le salarié et l’employeur

Si le salarié et l’employeur s’entendent pour reporter une partie des congés, ce report est valable. Il peut être formalisé par écrit ou résulter d’une pratique constante et reconnue au sein de l’entreprise.

Pratiques d’usage dans l’entreprise

Certaines entreprises adoptent des règles internes permettant le report des congés non pris, notamment lorsqu’ils n’ont pas pu être posés pour des raisons de service. Ces usages doivent être clairs, constants et généraux pour être opposables.

Arrêt maladie 

Si le salarié est en arrêt de travail durant la période de prise des congés payés, ceux-ci sont interrompus. Il bénéficie alors d’un droit au report, même si la maladie survient durant la période de référence.

De plus, un salarié en arrêt maladie (professionnelle ou non) continue d'acquérir des congés payés. Ces jours peuvent être reportés à son retour, avec un délai de validité de 15 mois à partir de la fin de la période de référence au cours de laquelle ils ont été acquis.

L'employeur doit obligatoirement informer le salarié de ses droits à congés et de la période de report. Cette information conditionne le démarrage du délai de 15 mois. Depuis la loi du 22 avril 2024, cette règle s'applique aussi de manière rétroactive pour les congés acquis depuis le 1er décembre 2009, sous réserve d'une demande avant le 23 avril 2026 (délai de forclusion de 2 ans).

Congé parental

Durant cette période d’interruption du contrat de travail (congé maternité/congé paternité) le salarié ne peut pas poser de congés. Il pourra donc les reporter à son retour, même si la période de référence est échue.

Organisation du temps de travail sur l’année

Dans les entreprises avec un aménagement annuel du temps de travail, la période de prise des congés peut être décalée. Les congés peuvent ainsi être pris au-delà de la période légale, sans perte de droit.

Cas de fractionnement des congés

Lorsqu’un salarié prend moins de 12 jours ouvrables de congé principal en une seule fois, il peut bénéficier de jours de congés supplémentaires. Le report de ces congés est parfois autorisé, notamment si la prise fractionnée est imposée par l’entreprise.

Quelles sont les obligations de l’employeur concernant la prise de congés payés ?

En matière de congés, l’employeur a un devoir d'organisation et d'information. Il doit :

• s'assurer que le salarié a effectivement la possibilité de prendre ses congés ;

• informer les collaborateurs de la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture ;

• communiquer l'ordre des départs au moins 1 mois à l'avance ;

• verser une rémunération pendant les congés ou une indemnité compensatrice de congés payés en cas de non-prise.

💡 Bon à savoir : l'employeur peut imposer les dates de congés, mais il doit respecter un délai de prévenance d'un mois (sauf circonstances exceptionnelles). En cas de contentieux, le salarié peut faire valoir ses droits, avec ou sans l’aide d’un avocat en droit social, auprès du conseil de prud’hommes.

Comment calculer l’indemnité des congés payés ?

Le Code du travail prévoit deux méthodes de calcul. Le gestionnaire de paie doit obligatoirement comparer les deux et appliquer la plus avantageuse pour le salarié :

• la méthode du maintien de salaire : le salarié perçoit la même rémunération que s’il avait travaillé normalement.

• la méthode du dixième (10 %) : l’indemnité est égale à 10 % de la rémunération brute totale perçue par le salarié durant la période de référence écoulée.

💡 Bon à savoir : certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif et doivent être incluses dans le calcul de l'indemnité de congés payés (ex: congés maternité/paternité, jours fériés chômés, et depuis peu, les arrêts maladie).

Gérer les soldes, les périodes de référence et les calculs d’indemnités sur un tableur peut vite devenir complexe et source d’erreurs. Pour une gestion RH fluide, précise et automatisée, choisissez un logiciel complet de gestion des congés et absences.

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