Quelles sont les mentions obligatoires du bulletin de paie ?

En tant que dirigeant d’entreprise, dès lors que vous embauchez des salariés, vous êtes dans l’obligation de leur remettre un bulletin de paie au moment du versement du salaire.

Ce document répond à un certain formalisme imposé par le Code du travail que toutes les entreprises doivent respecter.

Il est impératif pour une entreprise de connaître toutes les mentions obligatoires d’un bulletin de paie pour faire une fiche de paie conforme et ne pas faire d'erreur.

Quelles sont les mentions obligatoires d’un bulletin de paie ? Existe-t-il des mentions interdites ? Quelles sont les sanctions en cas d’oubli ou d’erreur au sujet d’une mention obligatoire du bulletin de paie ? Quelle incidence sur la gestion de la paie ? PayFit vous explique.

Quelle est la liste des mentions obligatoires du bulletin de paie ?

Depuis le 1^er janvier 2020, tout employeur doit délivrer un bulletin de salaire simplifié. 

Plus concis et plus clair que l’ancienne fiche de paie, ce nouveau format facilite la gestion de la paie. Cependant, il nécessite tout de même d’intégrer des mentions obligatoires du bulletin de paie. 

💡 Bon à savoir : les mentions obligatoires du bulletin de paie sont prévues à l’article R. 3243-1 du Code du travail.

Pour vous faciliter la tâche dans la gestion et l’élaboration des fiches de paie de vos salariés, les mentions obligatoires sont résumées dans cet article. 

Informations sur l’employeur

Le bulletin de paie doit comporter les informations suivantes sur l’employeur :

• nom / dénomination ;  

• adresse ;  

• SIREN ;  

• code APE (ou code NAF) de l’entreprise ;

• convention collective applicable. 

Informations sur le salarié 

De même, il faut indiquer les éléments permettant d’identifier le salarié :

• nom, prénom ;

• adresse ;  

• numéro de Sécurité sociale ;

• emploi ;

• position ;

• coefficient de salaire. 

Informations sur la rémunération

Ensuite, il existe bien entendu un certain nombre d’éléments à développer relatifs à la rémunération du salarié :

• période rémunérée ;

• base de calcul du salaire prévue au contrat ;  

• rémunération brute ;

• montant effectivement perçu par le salarié (pour calculer facilement la conversion entre montant brut et net, vous pouvez utiliser notre simulateur de conversion brut en net) ;  

• nature et montant des accessoires du salaire soumis aux cotisations sociales ;  

• heures supplémentaires avec taux applicable ;

• prime d’ancienneté si applicable ;  

• avantages en nature ;  

• dates de congés et montant de l’indemnité de congés payés ;  

• date de paiement du salaire. 

Liste des cotisations sociales 

Chaque fiche de paie doit prévoir une ligne par cotisation sociale. Le taux, le montant et l’assiette des cotisations est indiqué à chaque fois, ainsi que la personne qui la finance (cotisations salariales ou patronales). 

Les cotisations sociales sont les suivantes :

• santé : Assurance maladie ;  

• accident du travail et maladies professionnelles ;

• retraite : Sécurité sociale plafonnée, Sécurité sociale déplafonnée, complémentaire ;

• famille : Sécurité sociale ;

• assurance chômage ;

• autres contributions et cotisations dues par l’employeur ;  

• CSG, CRDS ;

• exonérations et allègements. 

Il faut également prévoir deux lignes correspondant au total des cotisations patronales et au total des cotisations salariales. 

💡 Bon à savoir : depuis le 1^er juillet 2023, l'employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le montant net social. Ce montant correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des cotisations sociales obligatoires.

Versements et retenues

Vous pouvez également indiquer les autres versements et retenues, lorsque le salarié en bénéficie de l’un des avantages suivants :

• tickets restaurants ;

• logement ;  

• transports. 

Prélèvement à la source

Depuis la mise en place du prélèvement à la source, cette mention doit être indiquée sur le bulletin de paie, découpée de la manière suivante :

• base, taux personnalisé ou non ;

• montant de l’impôt prélevé à la source.

Rémunération nette

Il s’agit d’un élément essentiel de la fiche de paie puisque cela correspond à ce que le salarié va véritablement recevoir :

• montant de la rémunération nette ;

• date de paiement de la rémunération. 

Autres mentions

Il existe des mentions juridiques à préciser sur le bulletin de paie :

• “conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée” ;

• “consultez la rubrique dédiée sur le site www.servicepublic.fr”. 

Il existe également des mentions facultatives comme par exemple :

• ancienneté du salarié ;

• matricule RH. 

Pour résumer, vous devez indiquer les mentions obligatoires du bulletin de paie suivantes :

• informations sur l’employeur ;  

• informations sur le salarié ;  

• informations sur la rémunération du salarié (salaire, avantages en nature, etc.) ;  

• liste des cotisations sociales ;  

• versements et retenues ;  

• taux du prélèvement à la source ;  

• rémunération nette ;  

• autres mentions. 

Quelles sont les mentions facultatives sur le bulletin de paie ?

Plusieurs mentions peuvent apparaître sur le bulletin de paie, sans être obligatoires dans la gestion de la paie. On peut citer entre autres :

• l’adresse du salarié n’est obligatoire que dans le cas où le bulletin est envoyé sous format papier au domicile du salarié ;

• la date d’entrée du salarié dans l’entreprise ;

• le salaire plafonné, qui sert pour le calcul des cotisations sociales ;

• le solde des congés payés, qui apparaît parfois à titre d’information pour le salarié ;

• les montants cumulés, comme le montant du salaire net imposable depuis le début de l’année : celui-ci peut servir au calcul de l’impôt sur le revenu.

De plus, le bulletin de paie d’un salarié en activité partielle n’a pas besoin de faire figurer ces informations, à condition de délivrer un document en annexe qui les comporte.

Existe-t-il des mentions interdites sur le bulletin de paie ?

La réponse est oui. Tout comme il y a des mentions obligatoires du bulletin de paie, il existe des mentions interdites du bulletin de paie. 

C’est notamment le cas des mentions suivantes :

• exercice du droit de grève par le salarié ;

• exercice des fonctions de représentation du personnel.

Les absences qui résultent de la participation du salarié à une grève doivent ainsi être insérées comme des “absences non rémunérées”, sans apport de précision sur le motif.

Les informations propres aux activités de représentation (rémunération, nature de l’activité) doivent, quant à elles, figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie.

💡 Bon à savoir  : il n’est pas interdit d’indiquer sur le bulletin de paie une sanction disciplinaire comme une mise à pied. Celle-ci sera de toute façon visible dans le calcul du salaire, puisqu’il est suspendu pendant la durée de la mise à pied. Néanmoins, pour éviter de nuire au salarié dans les cas où il doit présenter son bulletin de paie, il est préférable de rester neutre dans l’élaboration de la fiche de paie.

Pour entretenir une relation de confiance avec leurs salariés et rester irréprochable au regard de la loi et du Code du travail, il est indispensable d’éviter toute mention interdite sur le bulletin de paie.

Erreur, oubli ou fraude sur le bulletin de paie : quelles sanctions pour l’employeur ?

Le respect des obligations légales (mentions obligatoires sur le bulletin de salaire, mentions interdites) est indispensable. 

En tant qu’employeur, vous pouvez être condamné au paiement d’une amende d’un montant de 450 €, au versement de dommages et intérêts au salarié, voire au paiement d’intérêts de retard.

Les situations pouvant conduire à ces sanctions sont les suivantes :

• obligation de délivrance de la fiche de paie non respectée ;

• retard de paiement de la rémunération au salarié ;

• oubli d’une mention obligatoire sur le bulletin de paie ;

• présence d’une mention interdite sur la fiche de paie.

💡 Bon à savoir : il est nécessaire de veiller à ce que les heures de travail soient correctement notées. Une erreur serait fatale puisqu’elle pourrait être considérée comme du travail dissimulé pouvant conduire à une amende de 45 000 € et à 3 ans d’emprisonnement.

Les sanctions sont similaires en cas d’utilisation d’une fausse fiche de paie émanant de l’employeur ou du salarié. Juridiquement, il s’agit en effet d’un « faux ». Or, l’usage de faux peut faire encourir à son auteur jusqu’à 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement.