Comment et pourquoi utiliser un logiciel de planning ?

Qu’il soit établi sur la semaine, le mois ou l’année, le planning de travail des salariés est un outil nécessaire à la gestion du personnel. 

En effet, l’organisation du temps de travail des salariés est une tâche complexe mais nécessaire au bon déroulé de la vie de l’entreprise. Très souvent, les heures de travail sont formalisées sous la forme d’un planning de travail ou d’un tableau. Pour vous aider dans leur création, des logiciels existent, ce sont les logiciels de planning ou de planification. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de planning ? Pourquoi utiliser un tel logiciel ? Quels sont les avantages ? Comment choisir son logiciel de planification ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’un logiciel de planning ?

Le logiciel de planning RH, plus communément appelé logiciel de planification, est un outil de gestion du personnel, qui est utilisé par l'employeur pour organiser les horaires de travail des salariés. 

Il permet à l’employeur d’organiser le temps de travail des salariés en respectant des contraintes, à la fois :

• professionnelles, comme par exemple l'évolution de l’activité de l’entreprise au cours de l’année ;

• légales, comme le respect de la durée légale de travail quotidienne, hebdomadaire et mensuelle.

En fonction du logiciel choisi, les fonctionnalités sont différentes. En pratique, le logiciel de planning permet :

• d’organiser la vie de l’entreprise ;

• de générer des plannings de travail ;

• de suivre le temps de travail des salariés ;

• de partager les plannings de travail avec les salariés ;

• d’organiser les congés payés.

Pourquoi utiliser un logiciel pour planning ?

La gestion des plannings du personnel peut être complexe et fastidieuse, surtout lorsque l’entreprise a un effectif important. L’utilisation d’un logiciel de gestion de planning du personnel est une solution choisie par de nombreuses petites et moyennes entreprises. Pour répondre à leurs besoins, ces entreprises peuvent également se tourner vers un logiciel de paie pour PME qui propose l'option de gestion des plannings afin d'éviter la multiplication des outils.

Les principaux avantages dans l'utilisation d’un logiciel de planning sont :

• gain de temps : le temps passé à l’organisation des heures de travail de vos salariés peut être réduit avec l’utilisation d’un logiciel de planning, car vous n’avez plus à réaliser vous-même les plannings. Les logiciels peuvent, par exemple, mettre à disposition un planning annuel de travail.

• suivi du temps de travail des salariés  : l’utilisation d’un outil de planification permet de suivre, plus simplement, le temps de travail des salariés. Il vous permet d’avoir une vision globale de toutes les heures de travail effectuées par les salariés y compris les heures supplémentaires.

• éviter les erreurs : l’utilisation d’un logiciel de planification vous permet d’éviter les erreurs dans la gestion des plannings.

• respect des obligations légales : un logiciel de planification vous permet de vérifier que toutes les dispositions légales en matière de durée de travail sont respectées. Exemples : heures supplémentaires, heures complémentaires, amplitude horaire, durée maximale de travail, etc ;

• éviter les litiges  : il peut arriver que des salariés contestent le paiement de leurs heures de travail effectuées et réclament des rappels de salaire. Le logiciel vous permet d'apporter la preuve des heures de travail effectuées par chaque salarié.

Comment choisir son logiciel de planning ?

Avant de déterminer quel logiciel de planification convient le plus à votre entreprise, il est nécessaire d'établir une liste rassemblant tous vos besoins en matière de gestion de planning, afin de comparer plus facilement vos besoins aux fonctionnalités proposées par les différents logiciels.

Existe-t-il des logiciels de planning du personnel gratuit ? Oui, certains logiciels sont disponibles gratuitement sur internet. Vous pouvez utiliser un logiciel de planning organisant l’horaire du personnel, de façon gratuite. Toutefois, l’inconvénient de l’utilisation de ce type de logiciels est que les fonctionnalités sont très limitées et ne correspondent pas aux besoins réels des entreprises. 

💡 Bon à savoir : si les besoins de votre entreprise en matière de gestion du personnel vont au-delà de la simple réalisation de plannings de travail, l’utilisation d'un logiciel RH ou d'un logiciel SIRH semble être la solution la plus adaptée. 

Les logiciels RH sont des outils de gestion des ressources humaines qui permettent de gérer le quotidien de vos salariés :

• absences ;

• congés payés ;

• notes de frais ;

• bulletin de paie ;

• plannings de travail.