Comment fonctionne l’indemnité de télétravail ?

De plus en plus de salariés exercent leur activité professionnelle en télétravail, un ou plusieurs jours par semaine, généralement depuis leur domicile, grâce aux outils de télécommunication.

Ce nouveau mode d’organisation peut entraîner des dépenses professionnelles (internet, électricité, matériel, etc.) que le salarié n’aurait pas supportées sur son lieu de travail habituel. Dans ce cadre, son employeur peut lui verser une indemnité de télétravail pour compenser les frais engagés.

L’indemnité de télétravail est-elle obligatoire ? Que doit-elle couvrir et à hauteur de quels montants ? Existe-t-il des exonérations de charges le cas échéant ? PayFit vous explique tout. 

Qu’est-ce qu’une indemnité de télétravail ?

Qu’appelle-t-on le télétravail ?

Le télétravail est un mode d’organisation dans lequel un salarié effectue tout ou une partie de son activité professionnelle en dehors des locaux de l’entreprise, le plus souvent à son domicile.

Pour cela, il utilise du matériel informatique, une connexion internet et différents consommables nécessaires à la réalisation de ses missions.

Le télétravail concerne aussi bien :

• les salariés du secteur public et du privé ;

• les contrats en CDI ou CDD ;

• les temps pleins comme les temps partiels ;

• toutes les catégories professionnelles.

⚠️ Attention  : les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits que ceux présents physiquement en entreprise. 

💡 Bon à savoir  : lorsqu’un salarié mixe télétravail et présence en entreprise, on parle de travail hybride. 

Quels sont les frais liés au télétravail ?

Le travail à distance est généralement prisé des travailleurs, car il permet d’offrir une meilleure conciliation vie professionnelle/vie personnelle, notamment en réduisant la durée de transport par semaine.

Mais le dispositif peut amener le salarié à engager des frais professionnels supplémentaires (énergie, abonnement internet, équipements…) par opposition à un exercice en présentiel. 

C’est pourquoi, lors de la mise en place du télétravail, l’entreprise peut verser un dédommagement afin de couvrir ces dépenses. 

⚠️ Attention  : le télétravail doit toujours reposer sur un accord volontaire entre le salarié et l’employeur.

En quoi consiste l’indemnité de télétravail ?

L’indemnité de télétravail est une somme d’argent versée au salarié, destinée à rembourser les frais professionnels supportés par ce dernier lorsqu’il travaille à domicile.

Cette compensation financière peut prendre la forme d’un forfait ou d’un remboursement sur justificatifs (factures à l’appui), selon l’organisation choisie par l’employeur.

Elle est censée couvrir des frais fixes ou variables tels que :

• la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;  

• l’achat ou l’entretien de matériel informatique ;  

• l’installation ou le paiement d’une connexion internet ;  

• l’acquisition de diverses fournitures (papier, chaise de bureau, cartouche d’encre, etc.). 

La prise en charge des frais de télétravail permet à un collaborateur de réaliser son activité professionnelle dans de bonnes conditions, tout en garantissant la sécurité et la qualité de son travail.

Le versement d’une indemnité de télétravail est-il obligatoire ?

En principe, l’employeur a l’obligation de prendre en charge les frais engagés par un salarié pour exécuter son contrat de travail et sa fonction. Cela implique également les dépenses occasionnées par le télétravail.

Dans la pratique, la mesure est généralement respectée dans le secteur public. En revanche, son application est entourée d’un flou juridique dans le secteur privé, car elle n’est pas strictement encadrée par la loi. Mais son versement reste recommandé.

⚠️ Attention  : un accord collectif d’entreprise ou de branche peut contraindre l’employeur au paiement d’une indemnité de télétravail et imposer son montant et ses modalités de versement. 

💡 Bon à savoir  : bien qu’exerçant depuis son domicile, un salarié peut bénéficier de tickets-restaurant en télétravail dans les mêmes conditions que les autres collaborateurs de l’entreprise.

Comment verser une indemnité de télétravail ?

Le remboursement des frais liés au télétravail peut se faire par deux moyens avec :

• le paiement d’une indemnité forfaitaire par le biais d’une somme fixe mensuelle ou journalière, sans besoin de justificatifs ;  

• ou le remboursement des frais réels engagés par le salarié sur présentation de pièces justificatives (factures, abonnements, etc.).

Dans les deux cas, les modalités d’octroi doivent être clairement définies ainsi que le montant accordé et la liste des justificatifs à fournir.

Lorsque les employeurs optent pour le versement d’indemnités de télétravail forfaitaires, ils peuvent le faire par une décision unilatérale, ou par une négociation des modalités avec les partenaires sociaux afin de conclure un accord collectif.

Le montant de l’indemnité de télétravail est déterminé librement par l’employeur ou par la convention collective. Cependant, il ne doit pas dépasser un certain plafond pour bénéficier d’exonérations de charges sociales. 

Quelles sont les exonérations en cas de versement d’une indemnité de télétravail ?

Les dépenses engagées dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels. En conséquence, elles peuvent être soumises à une exonération de cotisations sociales sous certaines conditions. 

Allocation forfaitaire non prévue par un accord collectif

Si un employeur choisit de verser une indemnité de télétravail à ses salariés à titre facultatif (c’est‑à-dire qu’il n’y est pas obligé par une convention ou un accord collectif), il peut bénéficier d’exonérations de cotisations sociales. 

Celles-ci s’appliquent lorsque l’indemnité est forfaitaire et versée sans demande de justificatifs des dépenses engagées par le salarié.

Pour cela, il doit respecter le plafond fixé par l’URSSAF pour l’année 2025 :

• 2,70 € par jour de télétravail (dans la limite de 59,40 € par mois) ;

• ou à 10,90 € par mois pour un jour de télétravail par semaine.

💡 Bon à savoir  : l’indemnité journalière de télétravail est versée mensuellement et doit figurer sur le bulletin de paie. 

Allocation avec accord collectif

L’indemnité de télétravail peut être déduite de l’assiette des cotisations sociales lorsqu’elle est prévue par un accord collectif. 

Dans ce cas, les plafonds sont plus élevés avec :

• 3,25 € par jour de télétravail (dans la limite de 71,50 € par mois) ;  

• ou 13 € par mois pour un jour de télétravail par semaine.

⚠️ Attention  : cette indemnité est exonérée d’impôt sur le revenu tant que les seuils fixés par l’URSSAF sont respectés. En revanche, si le collaborateur choisit de déduire ses frais réels, l’indemnité devient imposable.

Ces dispositions fiscales concernent à la fois les salariés en télétravail occasionnel ou régulier.