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Comment améliorer la gestion du temps de travail ?
Juliette Boulay
, Rédactrice experte paie
Mise à jour le
6 mins
Modèle de planning de travail
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À retenir :
- La gestion du temps de travail consiste à organiser au mieux le travail selon l’activité de l’entreprise et la disponibilité de ses effectifs.
- En optimisant la gestion du temps de travail, un employeur peut améliorer la productivité, l’efficacité ainsi que la vie professionnelle de ses salariés.
- Les outils de gestion, comme un logiciel GTA, facilitent le suivi des temps travaillés et la planification des projets au quotidien.
Une bonne gestion du temps de travail en entreprise est souvent la clé pour développer la productivité et le bien-être de ses équipes.
Pourtant la tâche n’est pas simple : il faut, à la fois, suivre les temps de présence des salariés et organiser le planning mensuel de travail dans le respect des règles légales tout en prenant en compte les besoins de l’entreprise.
Heureusement, de nombreuses solutions existent pour simplifier la gestion de ces tâches et aider les collaborateurs à travailler plus efficacement.
Qu’est-ce que la gestion du temps de travail ? Quels outils et méthodes utiliser pour mieux organiser l’activité de ses salariés ? PayFit vous éclaire sur le sujet.
En quoi consiste la gestion du temps de travail en entreprise ?
Par définition, la gestion du temps de travail en entreprise englobe tous les processus et méthodes permettant l’organisation de l’activité et le suivi des temps de travail des salariés au sein de l’entreprise.
La gestion du temps de travail vise à :
optimiser la planification des projets ;
assurer le respect des règles légales en termes de durée de travail ;
et favoriser la performance et la coordination des équipes.
Que couvre la gestion du temps de travail en entreprise ?
La gestion du temps de travail recouvre plusieurs aspects de la vie salariale comme la gestion de la durée de travail des collaborateurs, les cas d’absence ou de congés, etc.
Gestion de la durée de travail des salariés
En France, les temps de travail sont réglementés par le Code du travail (généralement 35 h par semaine pour un temps plein).
Afin de rester en conformité, un employeur doit respecter la durée maximale de travail prévue pour ses salariés.
Pour cela, il doit :
suivre quotidiennement les horaires et les temps travaillés ;
décompter les temps de présence et de repos de ses collaborateurs ;
calculer les heures supplémentaires ou complémentaires ;
gérer les forfaits jours ou forfaits heures ;
veiller au respect du repos quotidien et hebdomadaire, etc.
💡 Bon à savoir : ces mesures sont indispensables pour s’assurer de respecter les différents temps de travail légaux.
Gardez toutefois en tête que, dans certaines entreprises, le décompte de la présence du personnel peut se complexifier par les modes de travail (présentiel, télétravail, travail hybride, flex office, etc.).
Gestion des activités
Pour l'employeur, la gestion des activités porte avant tout sur l’attribution des tâches et des missions à son personnel (à un collaborateur ou à une équipe) en fonction des projets et des priorités de l’entreprise.
Ce volet de l’organisation de l’activité est essentiel, car cela permet :
de planifier les tâches au sein de chaque équipe ;
de répartir les ressources selon les projets ;
et de suivre l’avancement des missions et des objectifs.
Gestion des absences et des congés
Pour assurer le bon fonctionnement de son entreprise, l’employeur doit mettre en place une gestion rigoureuse du temps de travail, des absences et des congés.
Le service RH est responsable de comptabiliser les périodes non travaillées en raison de :
congés payés, RTT ;
arrêt de travail (accident, maladie) ;
ou d’absence exceptionnelle (évènements familiaux, mariage, PACS, enfant malade, etc.).
⚠️ Attention : la gestion de la présence est indispensable pour fournir des données fiables lors de l’établissement de la fiche de paie et éviter les erreurs de rémunération.
Au-delà de l’aspect réglementaire, mesurer le temps de travail de son personnel permet aussi d’évaluer la productivité sur chaque projet et d’améliorer l’organisation du travail dans l’entreprise.
Guide des congés et absences
Quels sont les risques d’une mauvaise organisation du temps de travail ?
Répartition déséquilibrée de la charge de travail
Lorsque le planning est mal établi, il peut provoquer une surcharge de travail. Une meilleure répartition des tâches assure une meilleure efficacité des salariés.
💡 Bon à savoir : un suivi optimisé permet aussi d’identifier une équipe en sous-effectif par exemple.
Retard dans l’avancement des projets
Des priorités mal définies ou des informations mal partagées (car non centralisées) peuvent provoquer des retards dans les projets ou conduire à une mauvaise coordination au sein des différents services.
Erreurs dans le reporting
Courantes, les erreurs dans le suivi du temps de travail (oubli de pointage) ou de saisie (dans les feuilles de temps ou les tableurs Excel) ont une incidence directe sur la gestion de la paie.
👉 À noter : certaines PME hésitent à adopter un outil de gestion du temps de travail. Pourtant, accumuler ce type d’imprécisions peut coûter plus cher à la société que d’investir dans un logiciel.
Quels outils utiliser pour optimiser la gestion du temps de travail en entreprise ?
De nombreux outils destinés aux entreprises sont capables d’optimiser la gestion du temps.
Pointeuse
La classique pointeuse (ou badgeuse) est un dispositif physique permettant d’effectuer le pointage des heures de travail de manière efficace en enregistrant les heures d’arrivée et de départ des salariés.
💡 Bon à savoir : certains modèles de pointeuse fonctionnent de manière dématérialisée grâce à l’utilisation d’un QR code ou via des applications mobiles.
Logiciel de gestion du temps de travail
Un logiciel de Gestion des Temps et Activités (aussi appelé GTA) est une solution complète capable de suivre et de gérer efficacement le temps de travail des salariés.
À partir d’une seule interface, un logiciel GTA offre plusieurs fonctionnalités pour centraliser, stocker et actualiser automatiquement les données et :
suivre les horaires de travail en temps réel grâce à une pointeuse intégrée ;
gérer les congés et les absences ;
valider les feuilles de temps auprès des responsables d’équipes ;
informer les équipes en cas de dépassement de la durée de travail ;
calculer automatiquement les heures supplémentaires, etc.
Un logiciel GTA permet d’automatiser les tâches répétitives et chronophages pour aider les collaborateurs à gagner du temps et à se consacrer sur les missions à traiter en priorité.
Avec notre logiciel couvrant la gestion des impacts des temps de travail sur la paie, ces informations se synchronisent directement avec la paie, ce qui sécurise le processus et réduit les risques d’erreurs.
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Sommaire
Modèle de planning de travail
FAQ (Foire Aux Questions)
Bien gérer son temps a toute son importance en entreprise. En effet, une mauvaise gestion du temps de travail peut rapidement désorganiser le fonctionnement de la structure et entraîner des conséquences financières. Mais surtout, sans vérifier la bonne application des règles du temps de travail effectif, un employeur s’expose à des sanctions.
Opter pour un logiciel de gestion du temps permet d’éviter les erreurs, de fluidifier les process, d'améliorer la productivité et de disposer d’informations fiables pour piloter l’organisation.
Oui, il est possible de trouver un logiciel (ou une application gestion du temps de travail) disponible en ligne gratuitement. Cependant, leurs fonctionnalités sont souvent limitées et il est nécessaire d’acheter un abonnement pour avoir accès à une solution complète, plus adaptée à l’organisation d’une entreprise.
Pour une gestion complète et automatisée du temps de travail adaptée aux besoins d'une entreprise, une solution comme celle proposée par PayFit permet de centraliser le suivi des heures, de gérer les plannings en toute conformité.
Oui, c’est d’ailleurs l’une des fonctionnalités intéressantes de l’outil. Un logiciel GTA permet de centraliser et réaliser l’historique des heures effectuées par le personnel d’une entreprise, le tout de manière sécurisée. Il est possible d’exporter les données (en cas de contrôle de la DIRECCTE, de l'URSSAF ou pour éviter les litiges en s’en servant de preuve des heures de travail effectuées).
Au quotidien, il existe plusieurs méthodes pour mieux organiser sa journée : faire des pauses, éviter les distractions (smartphone, réseaux sociaux, etc.), définir des priorités et se concentrer sur l’objectif à réaliser. La méthode Pomodoro (fonctionnant sur des sessions de 20 à 25 minutes de “deep work” suivies de 5 minutes de pause) est généralement efficace pour rester “focus”.
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