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Chaque mois, la plupart des entreprises doivent réaliser leur DSN (Déclaration Sociale Nominative) en ligne. Cette obligation sociale permet à un employeur de transmettre toutes les informations utilisées pour le calcul des cotisations et des droits sociaux des salariés aux organismes concernés, en une seule fois.
Malgré la simplification de la démarche, de nombreuses anomalies identifiées dans les DSN ne sont pas rectifiées.
C’est pourquoi l’administration procède au déploiement de la DSN de substitution. Le dispositif entrera en application au printemps 2026 pour automatiser la correction des anomalies non traitées.
À quoi correspond la DSN de substitution ? Quels sont les changements à prévoir pour les entreprises en 2026 ? PayFit répond à vos questions.
Depuis 2017, le développement de la DSN a permis de simplifier les démarches administratives des entreprises.
Pourtant, certaines erreurs de paie et anomalies détectées dans les DSN par l’URSSAF (ou la MSA) ne sont pas corrigées par les déclarants, faute de temps, d’outils adaptés ou de savoir-faire. Ces données inexactes ont des répercussions directes sur les droits des salariés en matière de retraite, d’indemnités journalières, de chômage, etc.
Comme son nom l’indique, la DSN de substitution permettra à l’URSSAF (ou la MSA) de ”se substituer” à l’employeur pour corriger automatiquement certaines données erronées dans les DSN, si elles n’ont pas été rectifiées après plusieurs relances. Pour cela, l’organisme se basera sur les renseignements en sa possession.
⚠️ Attention : le dispositif s’appliquera à toutes les entreprises concernées par l’obligation de DSN mensuelle, quelle que soit leur taille (y compris les TPE).
Une première phase de tests a été réalisée au printemps 2025 pour sensibiliser les entreprises au nouveau dispositif. À cette occasion, l’URSSAF a envoyé des CRM (Comptes Rendus Métier) pour signaler aux entreprises les anomalies présentes dans leur déclaration 2024 et restées sans correction.
À partir de mars 2026 seront lancés des CRM de rappel pour remonter les anomalies 2025. La DSN de substitution devrait ensuite entrer en application, pas à pas, entre mai et juin 2026.
La DSN de substitution a pour but de transmettre des données fiables aux organismes de protection sociale afin de sécuriser les droits des salariés.
Pour y parvenir, la mesure vise à :
diminuer le volume d’anomalies en relançant les entreprises (sanctions financières à la clé) ;
fiabiliser les échanges entre le déclarant et les organismes sociaux ;
assurer l’exactitude des informations transmises en les corrigeant de manière automatique, si besoin ;
réduire la charge administrative des entreprises, etc.
⚠️ Attention : en pratique, dès qu’un changement touche à la vie professionnelle d’un salarié (fin de contrat, arrêt de travail, reprise d’activité, etc.), l’entreprise doit immédiatement effectuer une DSN événementielle.
Guide de la gestion de la paie
Avant que la substitution automatique n’intervienne, la procédure suit plusieurs étapes, à diverses échéances.
Dans un premier temps, l’URSSAF (ou la MSA pour le secteur agricole) analyse les données des DSN mensuelles pour relever les anomalies.
Parmi les erreurs les plus fréquentes figurent :
une période de rattachement du montant net social mal déclarée ;
l’oubli de la part patronale sur les frais de santé ;
une durée de travail incorrecte (temps complet ou partiel) ;
un nombre de jours calendaires manquant ou incohérent ;
une incohérence entre les données DSN et les informations figurant sur le bulletin de paie, etc.
En mars N+1, les Comptes Rendus Métier (CRM) de rappel annuel, détaillant toutes les erreurs à corriger sur l’année N, sont envoyés aux employeurs via leur espace DSN en ligne.
💡 Bon à savoir : courant 2026, la substitution se concentrera seulement sur les données des salariés permettant le calcul des droits à la retraite (base et complémentaire).
L’entreprise dispose d’un délai de 2 mois (de mars à mai N+1) pour :
soit corriger sa DSN et régulariser sa situation avant la seconde échéance ;
soit demander des explications ;
soit contester l’anomalie relevée.
Passé ce délai, si la structure n’a pas effectué les corrections demandées, l’URSSAF émet une DSN de substitution à sa place.
Lorsque des cotisations sociales sont dues pour cause d’erreurs, il reçoit une mise en demeure pour les payer (avec majoration).
👉 À noter : les entreprises bénéficient de 2 mois après la mise en demeure pour s’opposer aux effets de la substitution devant la Commission de Recours Amiable (CRA).
Pour vous aider à anticiper les échéances et éviter la substitution automatique, voici un calendrier des étapes de la DSN de substitution en 2026 :
| Date | Étape du processus | Ce que vous devez faire | Ce que fait l’URSSAF ou la MSA | Conséquence en cas d’inaction |
|---|---|---|---|---|
| Printemps 2025 | Phase de test et sensibilisation | Vous recevez un CRM de rappel test | Envoi d’un CRM de rappel sur les anomalies 2024 | Aucune sanction, simple sensibilisation au dispositif |
| Tout au long de l’année N | Détection mensuelle des anomalies | Corriger les erreurs dans la DSN suivante | Envoi de CRM mensuels 4h après le dépôt de chaque DSN | Les anomalies non corrigées s’accumulent jusqu’en mars |
| Mars 2026 | Envoi du CRM de rappel annuel | Vous recevez la liste complète des anomalies 2025 | Envoi du CRM de rappel annuel récapitulant l’année 2025 | Vous disposez de 2 mois pour agir avant la substitution |
| De mars à mai 2026 | Période de correction (2 mois) | Corriger, contester ou demander des explications | Analyse de vos corrections et contestations | L’URSSAF corrigera automatiquement les anomalies à votre place |
| Mai-juin 2026 | Mise en œuvre de la substitution | Vous recevez une notification des corrections effectuées | Émission d’une DSN de substitution avec corrections automatiques | Vos données sont corrigées selon les informations de l’organisme |
| Après la substitution | Envoi d’une mise en demeure | Vous recevez une mise en demeure si cotisations dues | Calcul du rattrapage de cotisations avec majorations | Paiement obligatoire des cotisations et pénalités |
| 2 mois après mise en demeure | Possibilité de contester | Vous pouvez contester devant la CRA | La Commission examine votre dossier | Pénalités et majorations définitivement confirmées si rejet |
💡 Bon à savoir : en 2026, première année d'application du dispositif, la DSN de substitution portera uniquement sur les données impactant le calcul des droits à la retraite (base et complémentaire) : assiette plafonnée soumise à cotisations vieillesse, nombre de jours calendaires, période de rattachement du montant net social, etc.
L’application du dispositif n’est pas sans conséquences sur l’organisation d’une structure, si les données déclarées ne sont pas fiabilisées en amont.
La correction automatique des données erronées peut entraîner une régularisation financière.
Dans ce cas, le décret n° 2023-1384 du 29 décembre 2023 indique que l’organisme de recouvrement (URSSAF ou MSA) peut engager une procédure de mise en demeure, puis de recouvrement des cotisations et contributions sociales manquantes (avec des majorations et des pénalités de retard).
📌 Exemples de pénalités applicables :
omission de salariés : 1,5 % du PMSS par salarié non déclaré et par mois de retard (soit environ 58 € en 2026, sur la base d'un PMSS estimé à 3 864 €) ;
retard dans la transmission : 1,5 % du PMSS par salarié et par mois ou fraction de mois de retard (plafonné à 150% PMSS si retard ≤ 5 jours) ;
inexactitude des rémunérations : 1 % du PMSS par salarié si minoration des cotisations dues.
💡 Bon à savoir : ces pénalités sont calculées selon l'effectif connu lors de la dernière DSN transmise. Le déclarant bénéficie toutefois du droit à l'erreur s'il corrige les anomalies à l'échéance déclarative la plus proche et verse le complément de cotisations (sous conditions).
La correction automatique des données des salariés doit inciter les entreprises à la vigilance.
En effet, l’administration procédera à des rectifications selon les informations dont elle dispose. Contrairement à celles de l’employeur, ces données ne reflètent pas toujours la réalité du terrain.
L’employeur risque de perdre en partie la maîtrise des données transmises aux organismes sociaux.
Cette nouvelle norme risque de modifier l’organisation interne de l’entreprise. En effet, la réception des CRM peut conduire à une surcharge de travail pour les équipes qui souhaitent régulariser leur DSN et éviter les pénalités.
Cela peut créer des tensions et de la pression sur le personnel, d’autant si les services RH ne sont pas assez formés ou ne disposent pas des outils adaptés pour corriger chaque erreur.
Pour diminuer le risque d’erreurs, il existe des solutions de gestion de DSN simplifiée en ligne.
Guide de la gestion de la paie
La DSN de substitution est un dispositif qui permet à l’URSSAF, ou à la MSA (Mutualité Sociale Agricole), de corriger automatiquement les erreurs présentes dans les DSN lorsque les entreprises ne réalisent pas les rectifications elles-mêmes. L’objectif est de renforcer le contrôle sur les déclarations des entreprises afin de garantir le bon calcul des prestations sociales d’un salarié.
La substitution des données de DSN par l’URSSAF sera effective dès juin 2026 si les anomalies ne sont pas rectifiées par les entreprises, malgré les relances.
Oui, pour cela, il faut effectuer les rectifications des anomalies remontées à la réception du CRM dans les délais impartis. Il est aussi recommandé d’utiliser un logiciel de paie avec DSN pour générer automatiquement les déclarations dans le respect des règles juridiques.
Tant que la date d’exigibilité n’est pas dépassée, il suffit de corriger l’erreur déclarative en réalisant une DSN "annule et remplace” sur son espace sécurisé via le logiciel de paie ou sur l’interface Net-entreprises.
Il est possible de fiabiliser ses données dès à présent, avant juin 2026, en reprenant les CRM de l’année passée pour corriger les anomalies. L’URSSAF met à disposition sur son site des replays (webinar, formation, tutoriel) pour bien aider ses équipes à anticiper ses évolutions.
Comprenez les modalités de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ainsi que les nombreux avantages d’un logiciel de paie avec DSN pour les employeurs.
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