Comment faire une note de frais ?

Employeurs ou jeunes entrepreneurs, il est important de maîtriser les problématiques liées aux frais professionnels et à leur remboursement.

La question des notes de frais en est un exemple.

Qu'est-ce qu’une note de frais ? Quelles sont les informations utiles pour faire une note de frais ? Quels sont les outils pouvant être utilisés pour y procéder ? Comment faire des notes de frais kilométriques ? PayFit vous répond.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Les frais professionnels sont les frais dépensés par le salarié lors de ses activités professionnelles. 

Ils peuvent prendre la forme de frais de déplacement, de frais de restauration, de frais de logement ou encore de frais liés à l’achat d’équipement.

Le salarié a la possibilité de demander le remboursement de ces frais, par l’intermédiaire des notes de frais d’entreprise.

Pour ce faire, il doit remplir 3 conditions. Les frais doivent être :

• professionnels : effectués dans le cadre professionnel, dans l’intérêt de l’entreprise ;

• proportionnés : pas trop importants ;

• justifiés : par des factures, des reçus, etc.

Quelles sont les informations utiles pour faire une note de frais ?

Pour faire des notes de frais, il convient d’indiquer les mentions suivantes :

• les informations permettant d’identifier le salarié : nom, prénom, adresse, etc. ;

• les informations permettant d’identifier l’entreprise : nom ou dénomination, numéro SIRET, siège social, etc. ;

• la date de la dépense ;

• la description de la dépense ;

• le motif de la dépense ;

• le mode de règlement utilisé ;

• le montant de la dépense ;

• le justificatif lié à cette dépense ;

• la date de la demande de remboursement ;

• la signature de l’employeur ;

• la signature du salarié.

💡 Bon à savoir : vous devez prêter une attention particulière à ces mentions afin d’éviter des erreurs sur les notes de frais.

Quels outils peut-on utiliser pour faire une note de frais ?

Utiliser Excel pour ses notes de frais

Employeurs, si vous vous demandez comment faire une note de frais sur Excel, sachez que vous pouvez tout simplement créer un modèle à faire dupliquer par vos salariés. Sur ce modèle vous devez :

1. réserver un champ pour l’identité des parties ;

2. faire un tableau comportant les détails des frais engagés (date, motif, etc.) ;

3. réserver un champ pour le détail du remboursement.

Se munir d’un tableau Excel participe ainsi à la bonne gestion des notes de frais.

Utiliser un logiciel ou une application pour faire les notes de frais

Il existe également d’autres solutions pour rédiger les notes de frais.

En effet, vous pouvez, par exemple, utiliser un logiciel de note de frais. Il s’agit d’un outil qui vous permet de saisir les notes de frais de vos salariés sur la base de leurs justificatifs comptables, au fur et à mesure de leurs dépenses. 

L’intérêt principal de ces outils est qu’ils permettent généralement au salarié d’enregistrer lui-même ses dépenses. L’employeur n’a plus qu’à valider ou refuser la demande de note de frais du salarié.

Certains logiciels ne sont disponibles qu’en ligne. D’autres peuvent être téléchargés sous forme d’application de notes de frais pour vous permettre de faire vos notes de frais à tout moment.

Comment faire une note de frais kilométriques ?

Un salarié peut être contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles (rendez-vous client, trajets impossibles à cause de l’absence de transports en commun, etc.).

Les frais qu’il engage, en conséquence, peuvent être remboursés grâce à l’indemnité kilométrique. 

Pour ce faire, il est nécessaire que le salarié remplisse une note de frais kilométriques.

Il s’agit d’un document reprenant les détails des frais kilométriques engagés.

Pour faire une note de frais kilométriques, il convient, dès lors, de préciser : 

• la date de déplacement professionnel ;

• le motif du déplacement ;

• le lieu de départ et le lieu d’arrivée ;

• les moyens de paiement ;

• les justificatifs de note de frais.

Pour assurer une bonne gestion des notes de frais de vos salariés, il est donc nécessaire de maîtriser la manière de faire des notes de frais.