Comment faire un bulletin de salaire rectificatif ?

En tant qu’employeur, il est important de bien comprendre une fiche de paie afin de ne pas commettre d’erreurs. 

Toutefois, lorsque l’employeur constate, après l’envoi d’une fiche de paie, qu’une erreur a été commise, il a la possibilité de la modifier. 

Dans ce cas, l’employeur doit renvoyer au salarié un bulletin de salaire rectificatif.

Qu’est-ce qu’un bulletin de salaire rectificatif ? Dans quels cas faut-il rectifier un bulletin de salaire ? Comment rectifier un bulletin de salaire ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’un bulletin de salaire rectificatif ?

Un bulletin de paie est un document récapitulant l’ensemble des éléments de la rémunération du salarié.

L’employeur a l'obligation de transmettre tous les mois le bulletin de paie au salarié. 

Pour cela, l’employeur a plusieurs options : 

• envoi du bulletin de paie par mail ;

• envoi du bulletin de paie par voie postale ;

• remise en mains propres ;

• accès par un coffre fort numérique.

Un bulletin de salaire rectificatif est un bulletin de paie qui a été modifié suite à la constatation d’une erreur (qu'elle soit en faveur du salarié ou de l'employeur).

Ainsi, le bulletin de salaire rectificatif remplace et annule la fiche de paie antérieurement transmise au salarié.

💡 Bon à savoir : l'employeur doit s’assurer que la fiche de paie comporte l’ensemble des mentions obligatoires du bulletin de paie.

Dans quels cas faut-il rectifier un bulletin de salaire ?

L’établissement d’une fiche de paie étant complexe, il peut arriver que l’employeur fasse une erreur sur la fiche de paie ou oublie un élément important.

Lorsqu’une erreur est constatée, l’employeur doit procéder à la régularisation du bulletin de paie.

En effet, une erreur commise sur une fiche de paie peut entraîner des conséquences sur la rémunération du salarié. 

Les erreurs les plus fréquentes à éviter sont les suivantes :

• erreur sur le salaire : l’employeur peut commettre une erreur sur le montant du salaire, il peut s’agir soit d’un montant plus élevé (trop-perçu) soit d’un montant inférieur (manque à gagner) à ce qu’il aurait dû percevoir ; 

• erreur sur le nombre d’heures travaillées : il peut s’agir d’une erreur sur les congés payés, sur le paiement des heures supplémentaires ou encore sur le repos compensateur de remplacement (RCR) sur la fiche de paie. 

• erreur sur l’ancienneté du salarié : il peut s’agir d’une erreur sur la date de début du contrat de travail entraînant une erreur de calcul de l'ancienneté du salarié ce qui peut avoir des conséquences sur l’octroi de certains avantages.

💡 Bon à savoir : pour éviter ces erreurs, il est recommandé à l’employeur de recourir à un expert en fiche de paie, tel qu’un cabinet d’expert-comptable ou un logiciel de paie.

Comment rectifier un bulletin de salaire ? 

La régularisation du salaire en cas d’erreur de l’employeur sur une fiche de paie doit être effectuée le plus rapidement possible. 

Le Code du travail ne prévoit pas de formalisme particulier pour modifier la fiche de paie du salarié. Toutefois, l’employeur est tenu d’informer le salarié avant la rectification de la fiche de paie (sauf lorsque le salarié n'avait pas encore eu accès à la fiche de paie erronée).

Lorsque l’erreur est modifiée, l’employeur doit renvoyer au salarié le bulletin de paie clarifié. 

En cas d’utilisation d’un coffre-fort numérique pour bulletins de paie, l’employeur peut facilement modifier la fiche de paie directement sur l’espace dédié à l’édition des fiches de paie.

💡 Bon à savoir : pour réussir l’établissement de votre bulletin de salaire rectificatif, n’hésitez pas à consulter notre fiche pratique sur comment faire une fiche de paie.

Qu'est ce que la réouverture de la paie ?

La réouverture de la paie permet aux entreprises de corriger des erreurs ou d'ajouter des informations manquantes après la clôture initiale de la paie. Cela peut inclure des modifications telles que la correction d'une erreur de rémunération. Cette opération doit être effectuée avant l'envoi des déclarations sociales nominatives (DSN) aux organismes compétents. Sur PayFit, la réouverture de la paie est simple et guidée.