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Bien comprendre une fiche de paie est indispensable pour éviter les irrégularités lors de l’émission des bulletins de salaire de ses salariés.
Lorsqu'une erreur est constatée après la transmission de la fiche de paie, l'employeur a la possibilité de la modifier via une régularisation du bulletin de paie. Cette procédure consiste à établir un bulletin de salaire rectificatif qui annule et remplace la version initiale erronée.
En quoi consiste la régularisation d’un bulletin de salaire ? Dans quels cas faut-il rectifier une fiche de paie ? Comment effectuer la correction ? PayFit vous guide.
La fiche ou bulletin de paie est un document obligatoire récapitulant l’ensemble des éléments de la rémunération du salarié.
Conformément au Code du travail, l’employeur doit remettre le bulletin de paie au salarié chaque mois, au moment du versement du salaire. Pour cela, il dispose de plusieurs options soit :
par courrier ;
par remise en mains propres ;
ou via accès par un coffre-fort numérique sécurisé.
Un bulletin de salaire rectificatif est une fiche de paie qui a été modifiée suite à la constatation d’une erreur (qu’elle soit en faveur du salarié ou de l’employeur).
Dans ce cas, ce bulletin de salaire régularisé annule et remplace la version initiale de la fiche transmise au salarié afin de corriger les informations.
💡 Bon à savoir : l’employeur doit s’assurer que la fiche de paie (rectificative ou non) comporte l’ensemble des mentions obligatoires du bulletin de paie.
Modèle de fiche de paie - Excel
L’établissement d’une fiche de paie étant complexe, il peut arriver que l’employeur, ou le service chargé de la gestion de paie, fasse une erreur sur la fiche de paie.
Il existe différents types d’erreurs pouvant conduire l’employeur à procéder à la régularisation du bulletin de paie.
Fréquentes, les erreurs de calcul portent généralement sur :
le montant du salaire : l’employeur peut se tromper sur le montant de la rémunération soit en sa défaveur avec un montant supérieur (trop-perçu) pour le salarié, soit en défaveur de son collaborateur avec un montant inférieur (manque à gagner) par rapport à ce qu’il aurait dû percevoir ;
le nombre d’heures travaillées comme un mauvais calcul sur les congés payés, le paiement des heures supplémentaires ou encore du Repos Compensateur de Remplacement (RCR), les jours d’absence ou d’arrêt maladie, etc.
un oubli de prime, etc.
Ce type d’irrégularités peut être problématique et entraîner des conséquences sur la rémunération ou l’imposition du salarié (prélèvements à la source de l’impôt sur le revenu, etc.).
En cas de montant erroné :
trop-perçu : l'employeur peut demander le remboursement (sauf erreur sur convention collective applicable) ;
manque à gagner : le salarié peut réclamer un rappel de salaire dans un délai de 3 ans.
L’employeur peut également commettre un impair sur le statut du salarié en se trompant sur :
son ancienneté ;
sa qualification ;
sa situation familiale, etc.
Ce type d’erreur peut être préjudiciable pour les salariés, car elles faussent les informations concernant la cotisation mutuelle ou l’octroi de certains avantages ou droits sociaux.
Une mauvaise application des taux de cotisations sociales, une répartition incorrecte de la part salariale ou patronale, ou encore les allègements et exonérations employeur peuvent être source d’incohérences sur la fiche de paie du salarié.
Celles-ci peuvent pénaliser le salarié si elles sont répétées sur le long terme (droit à l’allocation chômage, retraite, etc.) et être sanctionnées lors d’un contrôle de l’URSSAF.
💡 Bon à savoir : pour éviter ces erreurs, il est recommandé de recourir à un expert en fiche de paie tel qu’un cabinet d’expert-comptable ou d’utiliser un logiciel de paie.
Lorsqu’une anomalie est identifiée, l’employeur doit procéder à une correction du bulletin de paie dans les plus brefs délais.
Le Code du travail ne prévoit pas de formalisme particulier pour modifier une fiche de paie du salarié. Toutefois, l’employeur doit généralement :
informer le salarié avant la rectification, sauf si ce dernier n’a pas encore eu accès au document erroné ;
réaliser la modification en la faisant apparaître clairement sur le nouveau document par rapport à la fiche de paie initiale ;
puis remettre le bulletin de paie rectificatif au salarié.
👉 À noter : en cas d’utilisation d’un coffre-fort numérique pour bulletins de paie, il est possible de modifier la fiche de paie directement sur l’espace en ligne dédié à l’édition des fiches de paie.
En cas d’erreurs sur le bulletin de salaire impactant les contributions sociales, l’employeur doit corriger les montants déclarés via la DSN (Déclaration Sociale Nominative).
La procédure de régularisation dépend de la date de la déclaration :
si l’erreur est constatée avant le dépôt de la DSN de la période, elle peut être modifiée avant sa date limite ;
si l’erreur est identifiée après sa date limite, l’employeur devra la régulariser le mois suivant.
Pour faire une fiche de paie conforme et sans erreur, l’utilisation d’un logiciel de paie reste la solution la plus fiable.
La correction manuelle d'un bulletin de paie peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs supplémentaires. Pour gagner en efficacité, il est recommandé d'utiliser un logiciel de paie proposant :
une interface de correction intuitive permettant de modifier les éléments erronés (salaire, heures, cotisations) ;
un historique des modifications pour assurer la traçabilité complète des corrections ;
une régularisation automatique des absences : en cas de modification d'une demande de congé après clôture, l'outil propose automatiquement les ajustements nécessaires ;
des alertes proactives en cas d'incohérence détectée avant validation du bulletin.
👉 À noter : privilégiez les solutions qui permettent de visualiser instantanément l'impact de la correction sur le bulletin rectificatif et sur la DSN avant validation définitive. Cela évite les allers-retours et sécurise la régularisation.
Modèle de fiche de paie - Excel
Pour être conforme, une fiche de paie doit faire figurer certaines mentions obligatoires telles que l’identité de l’employeur et du salarié, la période et le nombre d’heures de travail, le salaire brut, les cotisations sociales, le montant net social, le prélèvement à la source, etc.
En cas d’erreurs sur la fiche de paie, l’entreprise doit effectuer un rappel de salaire. Elle peut être attaquée au Conseil des Prud’Hommes par un salarié en cas de préjudice. Si les erreurs portent sur les cotisations sociales (mauvais taux applicable, répartition incorrecte, etc.), elle peut être sanctionnée lors d’un contrôle de l’URSSAF.
En cas de montant inexact de son salaire, un collaborateur a droit au remboursement de la somme due selon son contrat de travail. Il peut demander réclamation dans un délai de 3 ans. Pour cette raison, il est important de respecter la durée de conversation des fiches de paie en cas de litiges.
Tout dépend du type d’erreur commis par l’entreprise. S’il s’agit d’une erreur de calcul, l’employeur peut demander le remboursement du trop-perçu à son salarié ou le retenir sur les salaires suivants. En revanche, s’il s’agit d’une erreur sur la convention collective, il ne peut pas demander le remboursement du trop-perçu à son salarié.
La réouverture de la paie permet aux entreprises de corriger des erreurs ou d’ajouter des informations manquantes après la clôture initiale de la paie. Cela peut inclure des modifications telles que la correction d’une erreur de rémunération. Cette opération doit être effectuée avant l’envoi des Déclarations Sociales Nominatives (DSN) aux organismes compétents. Sur PayFit, la réouverture de la paie est simple et guidée.
Il est recommandé de procéder à une vérification de fiche de paie avant de la transmettre et d’utiliser un logiciel pour la gestion de la paie, pour s’assurer d’être en conformité. Grâce à cette solution, la régularisation du bulletin de paie est fiabilisée par des mécanismes de détection et d’alerte des anomalies, capables d’identifier automatiquement des incohérences.
Les absences sont automatiquement régularisées, quelle que soit leur nature (congés payés, arrêts maladie, absences non rémunérées), en appliquant strictement les règles légales et conventionnelles en vigueur. Quant à la correction des erreurs éventuelles, le logiciel de paie intègre un module de correction guidée offrant une traçabilité optimale, pour assurer une gestion de la paie efficace et conforme.
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