Congés exceptionnels – Convention collective Pharmacie d’officine (IDCC 1996)

La gestion des absences pour événements familiaux en pharmacie d'officine nécessite de bien connaître les dispositions de la convention collective nationale (IDCC 1996) et du Code du travail.

💡 Bon à savoir : la branche pharmacie d'officine est composée à 99,90 % d'officines de moins de 50 salariés, d'où des dispositions adaptées aux petites structures.

Qu'est-ce qu'un congé exceptionnel en pharmacie d'officine ?

Un congé exceptionnel (aussi appelé congé pour événement familial) est une absence autorisée et rémunérée accordée aux salariés pour faire face à des événements personnels ou familiaux importants. Ces congés se distinguent des congés payés annuels et des congés de parentalité (maternité, paternité, adoption).

Le cadre légal du Code du travail : Les articles L. 3142-1 et suivants du Code du travail fixent les durées minimales légales auxquelles tout salarié peut prétendre, quel que soit son secteur d'activité. Ces dispositions d'ordre public constituent un socle de droits incompressibles.

Le cadre conventionnel de la branche : La convention collective nationale de la pharmacie d'officine (IDCC 1996) complète et améliore les dispositions légales en prévoyant des durées souvent plus favorables que le minimum légal. L'avenant du 6 avril 2021 (étendu par arrêté du 1er avril 2022), entré en vigueur le 1er juillet 2021, a modernisé et harmonisé l'ensemble de ces dispositions.

Quels événements ouvrent droit à un congé exceptionnel et pour quelle durée ?

Tableau récapitulatif des durées selon l'ancienneté

Dans la branche pharmacie d'officine, les congés pour événements familiaux sont rémunérés et décomptés en jours ouvrés. L'avenant du 6 avril 2021 distingue deux seuils d'ancienneté : 0 à 3 mois et plus de 3 mois.

(1) Les jours pour naissance bénéficient au père et au conjoint/concubin/partenaire de PACS de la mère. Ils sont cumulables avec le congé de paternité.
(2) Les jours pour adoption sont cumulables avec le congé d'adoption.
(3) Les beaux-parents s'entendent comme les parents de l'époux ou de l'épouse du salarié.

Congé de deuil : 8 jours ouvrés, fractionnables en deux périodes dans l’année suivant le décès d’un enfant de moins de 25 ans (ou d’une personne < 25 ans à charge effective et permanente). Ce congé est distinct et cumulable, sous conditions.

Spécificités propres à la CCN pharmacie d'officine

La convention collective de la pharmacie d'officine se distingue par plusieurs spécificités qui la différencient du cadre légal général et d'autres conventions collectives.

Contrairement au Code du travail qui décompte les congés exceptionnels en jours ouvrables (incluant potentiellement le samedi), la CCN pharmacie d'officine utilise le décompte en jours ouvrés, c'est-à-dire du lundi au vendredi uniquement. Cette distinction a un impact direct sur la durée effective de l'absence.

📌 Exemple : un salarié bénéficiant de 4 jours de congé exceptionnel pour son mariage prendra 4 jours travaillés (par exemple du lundi au jeudi), et non 4 jours calendaires qui pourraient inclure un week-end. Cette règle facilite le calcul et correspond aux jours effectivement travaillés dans la majorité des officines.

La CCN introduit une condition d'ancienneté de 3 mois pour bénéficier de durées renforcées sur certains événements. Cette distinction, absente du Code du travail pour les congés exceptionnels, reconnaît l'intégration progressive du salarié dans l'entreprise tout en garantissant un socle minimal dès l'embauche.

Ainsi, un salarié ayant plus de 3 mois d'ancienneté bénéficiera de 6 jours pour son mariage, contre 4 jours s'il a moins de 3 mois d'ancienneté. La convention collective prévoit des congés exceptionnels pour des événements non couverts par le Code du travail :

• mariage d'un frère ou d'une sœur (1 jour après 3 mois d'ancienneté) ;

• décès des grands-parents (1 à 2 jours selon l'ancienneté) ;

• décès des beaux-parents (3 jours) ;

• décès d'un frère ou d'une sœur (3 jours).

Cette approche témoigne de la volonté de la branche de prendre en compte l'ensemble des situations familiales marquantes et de reconnaître l'importance du soutien familial élargi.

⚠️ Attention : Ces durées sont plus favorables que le Code du travail sur plusieurs points : 6 jours au lieu de 4 pour le mariage après 3 mois d'ancienneté, 7 jours au lieu de 5 pour le décès d'un enfant, et des durées prévues pour des événements non couverts par la loi.

Le congé de deuil : un dispositif distinct et cumulable

Au-delà des congés exceptionnels prévus par la CCN pharmacie d'officine, la loi a instauré un congé de deuil spécifique en cas de décès d'un enfant. Ce congé, créé par la loi du 8 juillet 2020 et étendu par la loi du 7 février 2022, constitue un droit autonome qui s'ajoute aux congés exceptionnels conventionnels.

• Durée : 8 jours ouvrés supplémentaires, qui s'ajoutent aux 7 jours de congé exceptionnel prévus par la CCN officine.

• Bénéficiaires : Tous les salariés confrontés au décès d'un enfant de moins de 25 ans OU d'une personne de moins de 25 ans à charge effective et permanente (aucun lien de parenté n'est exigé dans ce second cas).

• Fractionnement : Ce congé peut être pris en une seule fois ou fractionné en deux périodes d'au moins 1 journée chacune.

Cette flexibilité permet au salarié d'adapter la prise du congé aux nécessités (organisation des obsèques, démarches administratives, temps de recueillement différé).

• Délai de prise : Le congé de deuil doit être pris dans l'année suivant le décès. Le salarié doit prévenir son employeur au moins 24 heures avant le début de chaque période.

• Rémunération : Le salarié bénéficie du maintien de son salaire ainsi que des indemnités journalières de la sécurité sociale et des indemnités complémentaires du régime de prévoyance, le cas échéant.

• Cumulabilité totale : Le salarié en pharmacie d'officine confronté au décès d'un enfant de moins de 25 ans peut donc bénéficier de 15 jours au total : 7 jours de congé exceptionnel + 8 jours de congé de deuil.

💡 Bon à savoir : le congé de deuil s'accompagne d'une protection renforcée contre le licenciement : l'employeur ne peut rompre le contrat de travail pendant une période de 13 semaines suivant le décès, sauf en cas de faute grave du salarié ou d'impossibilité de maintenir le contrat pour un motif étranger au décès.

Quels justificatifs fournir pour bénéficier d'un congé exceptionnel ?

L'employeur est en droit d'exiger un justificatif officiel adapté à la nature de l'événement.

Pour un mariage ou PACS :

• extrait d'acte de mariage délivré par la mairie ;

• copie du livret de famille mis à jour ;

• attestation de PACS délivrée par le greffe du tribunal d'instance ou la mairie.

Pour une naissance :

• copie de l'acte de naissance de l'enfant ;

• copie du livret de famille mis à jour ;

• certificat médical attestant de la naissance (dans l'attente des documents officiels).

Pour une adoption :

• jugement d'adoption ou arrêté de placement en vue d'adoption ;

• attestation officielle des services de l'Aide sociale à l'enfance (ASE) ;

• tout document officiel attestant de l'arrivée de l'enfant au foyer.

Pour un décès :

• certificat de décès établi par un médecin ;

• acte de décès délivré par la mairie du lieu de décès ;

• faire-part de décès (acceptable comme pièce complémentaire) ;

• justificatif du lien familial (livret de famille, acte de naissance, etc.).

Pour l'annonce d'un handicap chez un enfant :

• convocation officielle à la commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées (CDAPH) ;

• document médical attestant de l'annonce du handicap ;

• notification de la maison départementale des personnes handicapées (MDPH).

Délais de transmission et modalités :

Bien que la CCN pharmacie d'officine ne fixe pas de délai précis de transmission, la jurisprudence et les usages professionnels recommandent une transmission dans un délai raisonnable, généralement 48 heures après le début de l'absence, sauf cas de force majeure (notamment pour les événements imprévisibles comme un décès).

Cette transmission rapide permet à l'employeur :

• d'organiser le planning et assurer la continuité du service officinal ;

• de justifier la rémunération et l'absence sur le bulletin de paie ;

• de respecter ses obligations déclaratives auprès des organismes sociaux (DSN).

⚠️ Attention : sans justificatif valable transmis dans un délai raisonnable, l'absence peut être requalifiée en absence injustifiée, susceptible d'entraîner des sanctions disciplinaires (avertissement, mise à pied, voire licenciement en cas de récidive) et la retenue sur salaire des jours non justifiés.

Comment décompter les jours de congés exceptionnels ?

La règle de principe est le décompte en jours ouvrés. Le congé doit être pris à proximité de l’événement. En cas de chevauchement avec des congés payés, un arrêt maladie ou un jour férié, on applique les textes légaux et conventionnels afin d’éviter un double compte ou une perte de droit. Les modalités de fractionnement sont limitées et précisées par les textes.

Quelle est la différence entre les jours ouvrés et les jours ouvrables ?

Dans la branche pharmacie d'officine, le décompte s'effectue exclusivement en jours ouvrés, conformément à l'article 26 de la CCN révisée par l'avenant du 6 avril 2021. Cette règle diffère du décompte en jours ouvrables utilisé par le Code du travail et certaines autres conventions collectives.

• Jours ouvrés : du lundi au vendredi uniquement (5 jours par semaine, soit environ 20-22 jours par mois)

• Jours ouvrables : tous les jours de la semaine sauf dimanche et jours fériés (6 jours par semaine incluant le samedi, soit environ 24-26 jours par mois)

📌 Exemple : un préparateur en pharmacie d'officine bénéficiant de 6 jours de congé exceptionnel pour son mariage (avec plus de 3 mois d'ancienneté) prendra :

• en décompte jours ouvrés : 6 jours du lundi au vendredi = du lundi 5 mai au lundi 12 mai inclus (en excluant le week-end des 10-11 mai) ;

• en décompte jours ouvrables : 6 jours incluant potentiellement un samedi, soit une durée calendaire différente.

Cette distinction a un impact concret sur la durée effective de l'absence et doit être maîtrisée pour une gestion RH conforme aux dispositions conventionnelles.

Articulation avec d'autres absences

Les congés exceptionnels peuvent se superposer à d'autres types d'absences, avec des règles spécifiques pour préserver les droits du salarié.

Si l'événement familial survient pendant des congés payés, la CCN garantit que le congé exceptionnel ne sera pas déduit du compteur de congés payés. Le salarié et l'employeur peuvent convenir de repositionner soit les jours de congé exceptionnel, soit les jours de congés payés concernés.

📌 Exemple : si un salarié apprend un décès le 5 août alors qu'il est en congés payés du 1er au 15 août, il peut utiliser ses 3 jours de congé exceptionnel immédiatement et reporter 3 jours de congés payés à une date ultérieure.

Lorsqu'un salarié est en arrêt maladie et qu'un événement familial survient, le congé exceptionnel interrompt temporairement l'arrêt de travail. Pendant cette période, le salarié perçoit son salaire complet au lieu des indemnités journalières. Une fois le congé exceptionnel terminé, l'arrêt maladie reprend normalement.

Les jours fériés ne sont pas comptabilisés dans le décompte des congés exceptionnels, car seuls les jours ouvrés sont pris en compte. Si un jour férié tombe pendant le congé exceptionnel, il faut ajouter un jour supplémentaire pour atteindre le nombre de jours ouvrés dus.

Les congés exceptionnels doivent en principe être pris en une seule fois. La seule exception concerne le congé de deuil de 8 jours (distinct des congés exceptionnels de la CCN), qui peut être divisé en deux périodes d'au moins une journée chacune, à condition de prévenir l'employeur 24 heures à l'avance et de les prendre dans l'année suivant le décès.

Quels sont les effets des congés exceptionnels sur la paie et les droits du salarié ?

Maintien intégral de la rémunération

Les congés exceptionnels reconnus par la CCN pharmacie d'officine sont intégralement rémunérés. L'employeur verse au salarié sa rémunération habituelle sans aucune retenue, comme si celui-ci avait travaillé normalement.

• Salaire de base : maintenu dans son intégralité.

• Primes contractuelles : maintenues si elles sont dues mensuellement (prime d'ancienneté, prime de fonction, prime d'astreinte, etc.).

• Éléments variables : pour les salariés dont la rémunération comporte des éléments variables (primes sur objectifs, commissions sur ventes), application de la moyenne de référence calculée sur les 3 ou 12 derniers mois selon les usages de l'entreprise.

• Avantages en nature : maintenus pendant la durée du congé (si le salarié bénéficie d'avantages en nature)Le maintien de rémunération s'effectue à l'échéance habituelle de la paie : le salarié perçoit son salaire normal au même moment que les autres mois, sans décalage ni régularisation ultérieure.

Assimilation à du temps de travail effectif

La période de congé exceptionnel compte comme du temps de travail effectif pour l'acquisition des droits à congés payés. Ainsi, un salarié absent 6 jours pour mariage acquiert la même durée de congés payés que s'il avait travaillé ces 6 jours.

• Méthode du dixième : les jours de congé exceptionnel sont inclus dans la rémunération de référence.

• Méthode du maintien de salaire : les jours de congé exceptionnel sont comptabilisés comme du travail effectif.

Les congés exceptionnels sont pris en compte pour le calcul de l'ancienneté du salarié, déterminante pour :

• l'application de la prime d'ancienneté (si prévue par la CCN ou l'usage d'entreprise) ;

• le passage de seuils d'ancienneté (pour les durées de préavis, les garanties d'emploi, les droits conventionnels progressifs) ;

• Les droits à formation professionnelle ;

• Les droits conventionnels liés à l'ancienneté (congés supplémentaires, majoration de salaire, etc.)

L'assimilation à du temps de travail effectif s'applique également pour :

• le calcul des droits à intéressement et participation (si l'officine en dispose) ;

• les droits aux congés supplémentaires pour ancienneté (si prévus) ;

• la détermination de la durée de la période d'essai (le congé exceptionnel prolonge la période d'essai de sa durée).

Sur le bulletin de paie, les congés exceptionnels doivent apparaître de manière distincte. Mention recommandée :

• congés événements familiaux : X jours ;

• maintien de rémunération : [montant].

Les congés exceptionnels ne donnent pas lieu à cotisations sociales spécifiques : le maintien de rémunération est soumis aux cotisations habituelles comme du salaire normal.

Quelles sont les démarches pratiques pour bénéficier d'un congé exceptionnel ?

1. Informer l’employeur dès connaissance de la date.

2. Fournir un justificatif lisible et complet.

3. Valider la période exacte et l’unité de décompte.

4. Vérifier le maintien en paie (primes, variables).

5. Archiver la pièce et assurer la traçabilité.

💡 Bon à savoir : Les congés exceptionnels se distinguent des congés payés et des congés de parentalité ; ils répondent à une logique d'événement ponctuel, avec des durées et justificatifs précis. La CCN Pharmacie d'officine offre des durées plus favorables que le minimum légal, notamment 6 jours pour le mariage (au lieu de 4 légalement après 3 mois d'ancienneté) ou 7 jours pour le décès d'un enfant (+ 8 jours de congé de deuil cumulables, soit 15 jours au total).

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