Comment et pourquoi demander une prise de référence pour un candidat ?

En tant qu’employeur, la gestion du personnel peut s’avérer complexe, notamment lorsque vous souhaitez embaucher un nouveau salarié.  Après la diffusion de l’annonce de recrutement, vous pouvez avoir une multitude de candidats à rencontrer. Pour vous aider dans votre choix, une prise de référence peut être utile. 

Une prise de référence avant l’embauche vous permet de vérifier les informations communiquées par un candidat dans son CV et lors des entretiens d’embauche.

Vous voulez être sûr de la véracité des informations communiquées par un candidat, et vous vous interrogez sur la prise de référence, son utilité et son encadrement ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’une prise de référence ? 

La prise de référence en droit du travail peut faire partie du processus de recrutement d’un employeur. Cette prise de référence par l’employeur consiste à vérifier les informations communiquées par un candidat potentiel voir à les compléter. 

Autrement dit, une demande de référence peut s’analyser en un contrôle des références communiquées par un candidat. L’objectif de la prise de référence étant de vérifier et de compléter les informations déjà recueillies au cours du processus d’un candidat. 

Concrètement, la prise de référence consiste à appeler ou à contacter les anciens employeurs, collègues, managers, d’un candidat pour confirmer ses expériences professionnelles.

Quelle est la réglementation de la prise de référence ?  

Lors de la prise de référence pour un recrutement, la loi française impose que l’employeur qui souhaite avoir des références pour un candidat, obtienne préalablement son autorisation.

L’autorisation pour une prise de référence est encadrée par le Code du travail. Il est donc recommandé de demander son accord écrit au candidat.  

Lors de son accord, le candidat doit donc vous adresser les coordonnées de ses anciens employeurs. 

💡 Bon à savoir : il est recommandé d’éviter de réaliser une prise de référence auprès de l’employeur actuel du candidat. En effet, il arrive très fréquemment que le candidat soit encore en poste et qu’il n’ait pas informé son employeur actuel de son intention de partir. Une telle prise de référence pourrait donc lui être préjudiciable.

Le Code du travail régit également les questions autorisées lors d’une prise de référence. En effet, seules les questions qui permettent d’apprécier la capacité professionnelle du candidat à occuper le poste pourvu sont autorisées. Les questions d’ordre privée sont quant à elles prohibées.

Quel est l’objectif d’une demande de référence ?

Pour un futur employeur, la prise de référence peut s’avérer utile lors du recrutement d’un nouveau salarié. Elle permet de confirmer la véracité des propos avancés par un candidat et d’approfondir la connaissance de ce candidat.

Confirmer la véracité des propos avancés par un candidat 

La prise de référence auprès des anciens employeurs, managers ou collègues, peut être utile pour confirmer des éléments professionnels factuels sur : 

• les missions réalisées ; 

• les compétences professionnelles du candidat ; 

• la durée de l’expérience professionnelle ; 

• la personnalité du candidat ou encore la raison pour laquelle le candidat a quitté son ancien poste.

⚠️ Attention : lors de cette prise de référence, vous ne pouvez pas vous renseigner sur des éléments concernant la vie privée du candidat. 

Approfondir la connaissance du candidat

La prise de référence peut également servir à approfondir des connaissances sur le candidat, comme notamment : 

• son adaptabilité aux missions ; 

• son assiduité au travail ;

• ses méthodes de management.

Comment faire une prise de référence ? 

Pour éviter que le candidat ne se sente piégé par cette demande de référence, il est recommandé de le rassurer au préalable et de lui communiquer les objectifs de cette prise de référence. 

💡 Bon à savoir : gardez en tête que le candidat a le droit de refuser. 

Vous devez ensuite cibler les anciens collaborateurs (employeurs, managers, collègues) que vous souhaitez contacter afin d’obtenir leurs coordonnées. Il est recommandé de contacter des personnes qui ont travaillé en direct avec le candidat, qui peuvent apporter des réponses précises à vos questions. 

Ensuite, vous devez préparer les questions que vous souhaitez poser aux anciens employeurs, managers, collègues, afin d’obtenir les réponses à vos interrogations. Les questions peuvent porter sur différents thèmes : 

• les missions du candidat : 

• les compétences professionnelles du candidat ; 

• l’adaptabilité du candidat ; 

• les qualités et défauts professionnelles du candidat.

Il est important de consigner les retours récoltés dans le cadre de la prise de référence au même endroit que le compte-rendu d'entretien d'embauche, tout cela dans le respect des règles du RGPD.