Note de frais en entreprise : comment optimiser leur gestion ?

Lorsqu’un salarié effectue des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle, il peut en demander le remboursement auprès de son employeur.

Pour obtenir le remboursement de ses frais professionnels, le salarié doit établir une note de frais d’entreprise en fournissant un justificatif de paiement.

La gestion des notes de frais en entreprise par le biais d’un logiciel de gestion de notes de frais permet à l’employeur de gagner du temps.

Qu’est-ce qu’une note de frais d’entreprise ? Comment établir une note de frais d’entreprise ? Comment effectuer le remboursement d’une note de frais en entreprise ? PayFit vous répond.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document dans lequel le salarié déclare les dépenses engagées 

dans le cadre de son activité professionnelle.

La note de frais d’entreprise permet ainsi au salarié de demander le remboursement des frais engagés tels que les :

• frais de repas ; 

• frais de déplacement ; 

• frais de logement ;

• frais de télétravail ;

• frais d’équipement ;

• frais kilométriques.

💡Bon à savoir : en cas d’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles, le salarié peut transmettre une note de frais kilométrique à son entreprise.

Comment établir une note de frais d’entreprise ?

Les informations essentielles à mentionner

Afin de faire une note de frais complète et conforme pour son entreprise, le salarié doit fournir un justificatif des dépenses engagées.

Par exemple, la note de frais en entreprise peut contenir les éléments suivants : 

• la date de la dépense ; 

• la nature de la dépense ;

• le montant de la dépense ;

• le lieu de la dépense ;

• le motif de la dépense. 

Les délais à respecter

Délai de transmission par le salarié

Bien qu'aucun délai légal ne soit fixé par la loi, le salarié doit transmettre sa note de frais dans un "délai raisonnable" après avoir engagé la dépense.

Cette notion de délai raisonnable implique généralement :

• une transmission dans le mois qui suit la dépense ;

• au plus tard avant la fin du trimestre en cours ;

• idéalement avant l'établissement du bulletin de paie du mois concerné.

💡 Bon à savoir : il est recommandé de préciser ces délais dans la politique interne de l'entreprise pour éviter toute ambiguïté.

Délai de remboursement par l'employeur

Le délai de paiement des notes de frais par l’employeur doit intervenir  :

• dans un délai raisonnable après réception de la note de frais ;

• généralement sous 30 jours maximum ;

• le plus souvent en même temps que le versement du salaire mensuel.

⚠️ Attention : si le remboursement est effectué en même temps que le salaire, il doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie.

Quel format choisir pour la note de frais ?

Aucun formalisme particulier n’est prévu. La note de frais peut donc être établie au format papier ou au format numérique. De plus en plus d'entreprises choisissent d'ailleurs de simplifier le processus de notes de frais grâce à la digitalisation pour gagner en efficacité.

En tant qu’employeur, vous pouvez transmettre un modèle de note de frais d’entreprise à vos salariés. Cela leur permettra de vous soumettre facilement leurs notes de frais et vous gagnerez du temps en récupérant des formulaires complets et conformes.

Comment effectuer le remboursement d’une note de frais d’entreprise ?

Le salarié peut obtenir le remboursement de ses notes de frais lorsque les frais remplissent 3 conditions : 

• dépense professionnelle : les frais doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise et dans le cadre de son activité professionnelle ; 

• dépense proportionnelle : le montant doit être raisonnable ;

• dépense justifiée : la dépense doit être justifiée par une facture ou un justificatif de paiement.

Le remboursement des notes de frais d’entreprise peut s’effectuer de deux manières : le remboursement au forfait et le remboursement au réel. 

Le remboursement au forfait 

Le remboursement au forfait correspond au remboursement des frais professionnels sous la forme d'allocations. 

Un montant maximum de remboursement est fixé par l’Urssaf. Lorsque ce plafond est dépassé : 

• soit l’employeur n’apporte pas la preuve que la dépense est professionnelle : dans ce cas, le remboursement est regardé comme un complément de rémunération qui sera dès lors soumis aux cotisations de Sécurité sociale et à la CSG-CRDS ; 

• soit l’employeur apporte la preuve que la dépense est bien professionnelle : dans ce cas, le dépassement est exclu de l’assiette des cotisations.

Le remboursement au réel 

Avec le système du remboursement au réel, l’employeur rembourse le montant exact des frais professionnels engagés par le salarié. 

⚠️Attention : l’employeur peut refuser le remboursement d’une note de frais lorsque celle-ci n’est pas justifiée ou lorsque le montant de la dépense n’est pas proportionné. 

Cas particuliers : notes de frais pour les auto-entrepreneurs

Les règles de gestion des notes de frais en entreprise varient selon le statut juridique de celle-ci.

En effet, la note de frais en entreprise individuelle et la note de frais en micro-entreprise suivent des modalités spécifiques.

Pour la note de frais en micro-entreprise, les frais professionnels sont déjà pris en compte dans l'abattement forfaitaire. Il n'est donc pas possible de les déduire séparément.

Pour la note de frais en entreprise individuelle, l'entrepreneur peut :

- opter pour la déduction des frais réels, en conservant tous les justificatifs ;

- choisir le régime micro qui inclut un abattement forfaitaire.

💡Bon à savoir : pour les notes de frais en entreprise individuelle, il est recommandé d'avoir un compte bancaire professionnel distinct pour faciliter le suivi des dépenses professionnelles.