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L’absence d’un salarié, qu’elle soit prévue ou exceptionnelle, peut facilement déséquilibrer l’organisation d’une équipe. Grâce à la digitalisation RH, certaines méthodes permettent de gagner en agilité. C’est notamment le cas des outils SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines).
Parmi ces solutions, le logiciel de gestion des absences permet, en quelques clics, d’actualiser les plannings en temps réel, de saisir et de suivre les demandes de congés, les RTT ou encore les arrêts maladie des collaborateurs.
En quoi consiste un logiciel de gestion des absences ? Comment choisir un outil adapté aux besoins de sa structure en 2026 ? Existe-t-il des solutions gratuites pour gérer efficacement les absences de son personnel ? PayFit répond à toutes vos questions.
Une gestion des absences rigoureuse est impérative pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise.
Pourtant, il n’est pas rare que le système d’organisation interne s’enraye à cause d’erreurs de saisie ou de retards liés à un traitement manuel. C’est pour cette raison que de plus en plus d’employeurs se tournent vers des solutions SIRH, conçues pour simplifier des tâches du service RH.
Un logiciel de gestion des absences du personnel a pour rôle :
de centraliser, sur une même plateforme, toutes les informations relatives à la présence des effectifs ;
puis de traiter automatiquement le décompte des congés, le calcul des soldes et les reports sur la fiche de paie.
💡 Bon à savoir : ces fonctionnalités offrent aux responsables RH et aux managers une visibilité immédiate sur les disponibilités des collaborateurs, ce qui permet de gagner en réactivité.
Le recours à un logiciel de gestion des congés et absences est souvent une bonne alternative à un tableau Excel de congés.
Généralement, la solution logicielle réduit les erreurs de saisie répétitives. De plus, elle favorise la collaboration entre les salariés, car elle limite les allers-retours de demandes de validation par e-mail.
L’intégration des logiciels de gestion des absences en entreprise représente plusieurs avantages tant pour l’employeur que pour les salariés.
L'automatisation de la gestion des absences permet aux équipes RH de réduire jusqu'à 90 % le temps consacré aux tâches administratives liées à la paie et aux congés. Deloitte révèle en 2024 que les professionnels RH consacrent actuellement 57 % de leur temps à des tâches répétitives.
D'après l'étude Forrester 2022 pour PayFit, le gain de productivité génère des économies moyennes de 300 € par mois sur la gestion administrative. Ce temps libéré peut être consacré à des missions à plus forte valeur ajoutée comme l'accompagnement des collaborateurs.
L’automatisation de la gestion des présences et des absences permet de mettre à jour chaque planning d’équipe en temps réel.
Pour l’employeur, il devient plus simple de consulter les plannings et de les adapter selon les besoins du service et des congés posés par les salariés. Côté salarié, le dispositif peut diminuer l’absentéisme lié à une mauvaise planification.
Grâce à son interface collaborative, un logiciel de gestion de congés payés offre aux salariés l’accès à un espace dédié pour saisir leurs congés.
Ils peuvent d’eux-mêmes :
enregistrer directement leur demande de congés et suivre son statut de validation ;
visualiser leur solde de congés et de RTT ;
être notifiés automatiquement lorsque leur responsable approuve ou refuse leur demande ;
consulter les jours d’absences déjà planifiés par leurs collègues.
💡 Bon à savoir : ce type de fonctionnement collaboratif est un exemple parfait de la dématérialisation RH qui contribue à alléger la charge de travail des managers.
Lorsqu’un salarié souhaite poser ses vacances ou ses RTT, un logiciel de planning de congés applique automatiquement les règles paramétrées par l’entreprise.
Il vérifie ainsi si les demandes correspondent aux types d’absences autorisées par la société ou par la convention collective.
Cela peut inclure :
le motif de l’absence (congés payés ou spéciaux, RTT, arrêt maladie, enfant malade, etc.) ;
la durée d’absence ;
le nombre maximum de congés accordés dans un service ;
les périodes de fermeture de l’entreprise ou les jours imposés.
👉 À noter : ce type de logiciel permet ainsi de garantir une conformité juridique dans le traitement des absences.
Parmi les avantages des outils SIRH, un logiciel d’absences avec paie intégrée peut synchroniser automatiquement les informations de présence du personnel à la gestion de la paie.
Cette fonctionnalité permet de sécuriser les données et de réduire les erreurs de double saisie lors du traitement des salaires. La sécurité des données est également renforcée grâce au chiffrement et aux protocoles de conformité RGPD.
💡 Bon à savoir : la solution sert aussi à collecter les justificatifs d’absence numériquement.
Guide des congés et absences
Lorsqu’une entreprise souhaite investir dans un logiciel de gestion d’absences, il est recommandé de rédiger un cahier des charges SIRH.
Le document doit recenser les objectifs du projet (réorganisation interne, croissance, etc.).
Mais également formaliser les besoins de l’entreprise en termes de :
fonctionnalités indispensables pour les utilisateurs ;
aspect technique (sécurité des données personnelles et de l’entreprise) ;
délai de réalisation ;
budget et tarif de la solution, etc.
💡 Bon à savoir : parmi les critères de choix entre les différents outils, une entreprise peut aussi considérer les accréditations obtenues par le logiciel (sur le RGPD, etc.) et chercher des avis ou références en plus des comparatifs sur les tendances du marché.
Pour faciliter la gestion des absences, notez que certaines solutions permettent d'automatiser la conformité juridique et de centraliser toutes les demandes sur une seule plateforme.
Oui, il est possible de trouver un logiciel RH en ligne gratuit. Mais, la plupart du temps, ce type d’offres comporte des limites (comme un nombre d’utilisateurs restreints ou limite de nombre de demandes de congés saisie par jour, semaine ou mois). Une formule gratuite propose souvent moins de fonctionnalités que des solutions payantes (en termes de sécurité des données ou de maintenance logicielle).
Oui, un logiciel de gestion d’absences et de congés a sa place dans tous les types d’entreprises, dont les PME. Vous pourrez automatiser vos processus, sécuriser vos données et obtenir de meilleurs résultats en termes de gestion des absences.
Tout dépend de la taille et de l’activité de la structure. Un simple fichier Excel est souvent contraignant : il manque de réactivité en temps réel, peut comporter des erreurs de saisie. Pour partager les informations afin de mieux coordonner les équipes, il requiert aussi des efforts de communication (échanges de mails, appels, note de service, etc.). À l’inverse, un logiciel centralise et synchronise tout (calcul des congés payés, report sur la paie, etc.).
Un logiciel SIRH permet d’automatiser toutes les tâches liées à la gestion des ressources humaines d’une entreprise. Au-delà du suivi et de la planification de la présence et des vacances des salariés, il facilite la centralisation de toutes les données relatives au recrutement, à la formation, etc.
Le tarif dépend fortement des fonctionnalités proposées (gestion des congés, validation, plannings, reporting, intégration paie, etc.), de la taille de l’entreprise et du mode d’abonnement (SaaS, licence, modules). En règle générale, il est compris entre 3 € et 15 € par mois et par salarié.
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