Comment gérer les notes de frais de vos salariés ?

Traiter les notes de frais de ses collaborateurs est une tâche aussi chronophage qu’indissociable de la vie d’une entreprise : au cours de leurs missions, les salariés sont parfois amenés à engager des frais professionnels. Ces dépenses sont ensuite transmises à l’employeur sous forme de notes de frais, en vue d’un remboursement. 

Pour être recevable, chaque demande doit respecter un cadre précis, défini par les règles fiscales et sociales en vigueur. 

Bien gérer les notes de frais implique un système de traitement efficace ainsi qu’une politique de remboursement des frais des salariés bien établie. Et ce, que l’employeur se charge de comptabiliser les notes de frais lui-même ou à l’aide d’outils de gestion automatisés.

En quoi consiste la gestion des notes de frais ? Quelles sont les étapes à suivre ? Et quelles sont les solutions d’automatisation existantes pour faciliter le processus ? PayFit fait le point.

Qu’est-ce que la gestion des notes de frais ?

Définition d’une note de frais

Les salariés ont droit au remboursement d’un frais professionnel dès lors que la dépense est justifiée par l’activité professionnelle et l’intérêt de l’entreprise. Pour se faire rembourser, ils doivent établir une note de frais, soit un document qui consigne les dépenses réalisées.

Pour l’employeur, la gestion des notes de frais comprend toutes les étapes visant à :

• valider (ou invalider) ces demandes (remboursement et comptabilisation) ;

• définir en amont une politique de traitement des frais professionnels dans l’entreprise (justification des dépenses, montants maximaux pris en charge, etc.).

Cette procédure se doit d’être rigoureuse : en vérifiant précisément le caractère professionnel des dépenses engagées dans sa gestion des notes de frais, l’entreprise se prémunit d’éventuels redressements fiscaux et sociaux.

💡 Bon à savoir  : la loi ne fixe aucune obligation sur la forme d’une note de frais en entreprise, chacun pouvant utiliser son propre modèle. En revanche, le contenu du document doit comporter plusieurs informations indispensables pour être conforme.

Les mentions obligatoires à faire figurer sur une note de frais

La note de frais reste un document officiel. Elle doit indiquer :

• le nom du collaborateur qui a effectué la dépense ;

• la date d’engagement des frais ;

• le lieu ;

• l’objet de la dépense et la nature des frais engagés selon leur catégorie (repas, déplacement, indemnités kilométriques, hébergement, etc.) ;

• le montant dépensé Hors Taxe (HT) et Toutes Taxes Comprises (TTC) ;

• le montant de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA).

⚠️ Attention  : pour être recevable, la note de frais doit être accompagnée des factures et des justificatifs correspondants aux dépenses professionnelles.

Quelles sont les étapes de gestion des notes de frais ?

L’employeur (le manager ou le service comptable chargé de la gestion des notes de frais) suit un processus méthodique permettant d’organiser, de vérifier et de réaliser le traitement comptable de chaque note de frais. 

Vérification des notes de frais

Afin de valider le remboursement aux frais réels, l’employeur doit vérifier le montant exact des dépenses engagées par le salarié. 

Pour cela, il doit s’assurer :

• du caractère professionnel de la dépense ;

• de sa proportion au regard des frais engagés ;

• de la conformité du justificatif de paiement (facture, ticket de caisse, etc.). 

⚠️ Attention  : en l’absence de l’un de ses éléments, un employeur est en droit de refuser le remboursement des notes de frais.

Remboursement des notes de frais

L’employeur doit formaliser la politique interne de remboursement des frais professionnels et la communiquer clairement aux salariés. Il peut utiliser, par exemple, un affichage ou une annexe au contrat de travail. 

Ce document précise notamment les plafonds de prise en charge et les délais de remise des justificatifs de notes de frais attendus des collaborateurs.

⚠️ Attention  : la politique interne doit être conforme aux dispositions prévues par la convention collective en vigueur dans l’entreprise. 

En fonction du type de frais engagés, l’employeur remboursera :

• le montant réel de la dépense ;

• une allocation forfaitaire.

💡 Bon à savoir  : le remboursement des frais de déplacement réellement avancés nécessite pour le salarié de transmettre à l’employeur une note de frais valide et les justificatifs associés. En revanche, le remboursement au forfait ne nécessite pas pour le salarié de justifier ses dépenses.

Le remboursement des notes de frais a habituellement lieu en fin de mois, à la date de paiement du salaire. Dans ce cas, il en est fait mention dans le bulletin de paie du salarié. Pour simplifier ce remboursement, l’employeur peut utiliser un outil de gestion de notes de frais.

💡 Bon à savoir  : la loi ne prévoit pas de délai légal de paiement d’une note de frais après sa remise à l’employeur. Toutefois, les frais engagés doivent être réglés dans un délai raisonnable. Il est conseillé de rembourser les collaborateurs dans les 30 jours maximum. 

Traitement des notes de frais en comptabilité

Pour le traitement des notes de frais en comptabilité, plusieurs étapes sont à prévoir :

• l’enregistrement dans le journal des achats de l’entreprise (ou le journal comptable) ;

• le débit des comptes de charges en fonction du type de dépense (compte 6251 pour les frais de transport, 6256 pour les missions, 6257 pour les déjeuners d’affaires) ;

• le crédit du compte des crédits du salarié (rubrique 421 ou 467) ;

• le débit du compte de TVA déductible (le cas échéant). 

💡 Bon à savoir : excepté pour les indemnités kilométriques, les frais de déplacement et de logement, il est possible pour les entreprises de récupérer la TVA sur les notes de frais (ex : repas). Toutefois, plusieurs conditions sont requises comme :

• disposer d’une facture établie au nom de l’entreprise (et non du salarié) et des mentions légales qui rendent la TVA déductible ;

• annexer l’original à la note de frais.

Pour lutter contre la fraude, l’administration fiscale veille à la conformité de la comptabilisation des notes de frais. En cas de contrôle, l’employeur devra produire ces documents et leurs justificatifs comptables en version papier ou numérique.

Quelles solutions pour gérer les notes de frais en entreprise ?

Le tableur Excel

Dans de nombreuses entreprises, le traitement des notes de frais s’effectue sur papier ou avec un tableau sous format Excel. 

Si cette solution paraît simple de prime abord, elle comporte plusieurs inconvénients. Répétitive et chronophage pour l’employeur qui doit saisir manuellement les dépenses des salariés, elle augmente le risque d’erreurs sur les notes de frais.

De plus, les justificatifs en version papier sont souvent stockés à part, complexifiant le suivi.

La solution logiciel pour simplifier la gestion des notes de frais

Depuis le 1^er juillet 2019, les entreprises ne sont plus tenues de conserver les justificatifs de notes de frais au format papier. Elles peuvent les archiver en version numérique. 

La dématérialisation des notes de frais a l’avantage :

• d’optimiser le traitement des notes de frais ;

• de réduire drastiquement le nombre d’erreurs propres à la saisie manuelle ;

• de centraliser les documents dans un même espace ;

• d’accélérer le remboursement des dépenses professionnelles pour les salariés.

Pour une gestion simplifiée, l’entreprise peut utiliser un logiciel de notes de frais. Ces outils permettent aux collaborateurs de saisir leurs dépenses professionnelles directement en remplissant un formulaire de notes de frais et en y joignant les justificatifs de paiement.

Certaines solutions, comme PayFit, disposent d’une application de note de frais. Ce type de fonctionnalités permet d’assurer la gestion des frais en ligne. Rapide et efficace, elle offre la possibilité de scanner instantanément les justificatifs tels que les tickets de caisse, et de les archiver numériquement. 

Une fois autorisés, les remboursements sont automatiquement comptabilisés sur les prochains bulletins de paie des salariés.

💡 Bon à savoir : pour plus de sécurité, choisissez des logiciels avec une solution d’archivage à valeur probante, un processus de stockage et de restitution qui garantit l’inaltérabilité des documents en cas de contrôle.