Comment éviter les erreurs sur une fiche de paie ?

Pour un employeur, l’établissement d’une fiche de paie peut s’avérer laborieux. En effet, cet élément indispensable de la relation de travail entre l’employeur et le salarié n’est pas toujours évident à mettre en place. 

Depuis le 1er janvier 2018, le bulletin de paie simplifié est obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Il contient de nombreux éléments concernant notamment la rémunération du salarié, les cotisations sociales, ou les congés payés.

L’employeur peut donc facilement se tromper sur un des différents éléments de la fiche de paie d’un de ses salariés, d’où l’utilité d’avoir recours à un logiciel de paie.

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes sur une fiche de paie ? Que faire pour les éviter ? Comment modifier la fiche de paie et rattraper une erreur ? PayFit vous guide et vous explique.

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes sur une fiche de paie ? 

Les erreurs sur la fiche de paie pour l’employeur peuvent avoir des conséquences plus ou moins importantes pour l’entreprise. Il y a des erreurs qui sont plus fréquentes que d’autres comme : 

• erreur comptable sur une fiche de paie : comme une erreur sur le montant de la rémunération du salarié (salaire brut ou montant net social erronés par exemple). Elle peut se traduire par un trop-perçu pour le salarié (erreur sur la fiche de paie en faveur du salarié) ou par un manque à gagner pour le salarié ;

• erreur sur le nombre d’heures travaillées : comme une erreur sur les congés payés sur la fiche de paie, ou encore sur le paiement des heures supplémentaires. 

• erreur sur l’ancienneté dans la fiche de paie : si l’employeur se trompe dans la date de début du contrat de travail, alors le calcul de l’ancienneté du salarié n’est pas correct et cela peut le priver de certains avantages.

⚠️ Attention : une erreur sur la fiche de paie en défaveur du salarié donne le droit à ce dernier de faire une réclamation dans un délai de 3 ans pour régulariser la situation. Si cette réclamation n’est pas résolue à l’amiable, le conseil de prud’hommes peut condamner l’employeur au versement de dommages et intérêts en plus du remboursement.

Que faire pour éviter les risques d’erreurs sur une fiche de paie ? 

Pour éviter à tout employeur de commettre des erreurs sur une fiche de paie qui pourraient potentiellement avoir de lourds impacts sur l’entreprise, il est préférable d’avoir recours à un spécialiste (cabinet comptable ou expert-comptable), ou à un logiciel de paie.

Comment un logiciel de paie limite-t-il les risques d'erreurs ?

Un logiciel de paie permet de prévenir les erreurs à plusieurs niveaux grâce à des fonctionnalités automatisées et des systèmes de contrôle intégrés.

En effet, le logiciel de paie permet de gérer et d’automatiser l’intégralité des processus de paie. L’outil établi ainsi une fiche de paie complète en évitant les erreurs que pourraient faire un employeur qui n’a pas de connaissances en gestion de paie. 

⚠️ Attention : l’employeur doit particulièrement être attentif lors de l’établissement de la première fiche de paie.

Comment détecter rapidement une erreur sur une fiche de paie ?

Avant de clôturer définitivement votre paie, il est essentiel de vérifier certains points clés sur les bulletins :

• le salaire de base : vérifier qu'il correspond au contrat de travail ;

• le nombre d'heures : s'assurer que les heures contractuelles et supplémentaires sont correctes ;

• les absences : vérifier que tous les congés et arrêts maladie sont bien pris en compte ;

• les primes et variables : contrôler que tous les éléments exceptionnels sont présents ;

• l'ancienneté : confirmer que la date de début de contrat est correcte ;

• les cotisations : s'assurer que les taux appliqués sont à jour.

Effectuez cette vérification juste avant la clôture de la paie, pour vous assurer de visualiser la toute dernière version des bulletins avec les informations les plus à jour.

Les logiciels de paie en ligne permettent de prévisualiser les bulletins avant leur génération définitive. Certains proposent également un bulletin de paie interactif qui explique le détail de chaque ligne en un clic, facilitant la détection d'éventuelles anomalies.

Comment modifier une fiche de paie ? 

Avant tout, l’employeur doit savoir que s’il commet une erreur sur une fiche de paie, il est essentiel d’agir rapidement. La première étape consiste à informer le salarié concerné dès la découverte de l’erreur, puis à rechercher ensemble une solution amiable afin de régulariser la situation dans les meilleurs délais.

💡 Bon à savoir : le plus souvent, l’erreur est régularisée sur la fiche de paie suivante. 

Concrètement, peut-on modifier une fiche de paie ? Oui, l’employeur a la possibilité de modifier la fiche de paie d’un salarié, à condition de le tenir informé de la rectification qui a été faite. En effet, la loi n’impose aucun formalisme sur la manière de modifier un bulletin de paie. 

Toutefois, une fois la modification faite et l’erreur corrigée, l’employeur doit remettre le nouveau bulletin de salaire rectifié au salarié. La modification doit alors apparaître de manière claire sur le bulletin de paie. 

Par exemple, si l’erreur sur la fiche de paie d’un salarié est un trop-perçu, en général, l'employeur corrige cette erreur sur la fiche de paie du mois suivant en effectuant une retenue sur salaire. 

⚠️ Attention : la retenue sur salaire ne peut alors être supérieure à 10 % du salaire net du salarié. Si la somme est supérieure, l’employeur devra retenir chaque mois 10 % jusqu’à remboursement complet de la somme versée. De plus, si l’erreur concerne la convention collective appliquée sur la fiche de paie, l’employeur n’est pas autorisé à demander le remboursement.

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