Quel est le délai de délivrance du bulletin de salaire ?
Modèle de bulletin de paie - Excel
La délivrance du bulletin de salaire est une obligation pour l’employeur. Essentiel pour vos salariés, ce document contient tous les éléments constitutifs de leur rémunération ainsi que les modalités de calcul.
Plusieurs règles doivent être respectées s’agissant de la remise du bulletin de salaire. PayFit revient sur les modalités de remise, le délai de délivrance et les sanctions.
La délivrance d’un bulletin de paie est-elle obligatoire ?
La fiche de paie est un document particulièrement important pour vos salariés. Sa lecture leur est indispensable pour comprendre le calcul de leur rémunération, vérifier si le nombre d’heures réalisées est correct ou encore, consulter le compteur de congés payés.
💡 Bon à savoir : ce document peut également constituer, pour le salarié comme pour l’employeur, un élément de preuve de l’existence du contrat de travail.
C’est la raison pour laquelle la délivrance du bulletin de paie constitue une obligation dès lors que vous intégrez un salarié, quels que soient le montant de la rémunération et le type de contrat de travail (CDI, CDD, temps plein, temps partiel, etc.). Aux yeux de la loi, l’entreprise reste néanmoins libre de fixer la date à laquelle elle souhaite envoyer les bulletins de salaire à ses salariés.
💡 Bon à savoir : le bulletin de paie d’un stagiaire n’est pas toujours obligatoire. La remise du bulletin de paie ne concerne pas les stagiaires dont la gratification n’excède pas le montant minimal ou dont le stage est inférieur à 2 mois.
À l’inverse, l’employeur est tenu d’éditer une fiche de paie pour un apprenti : il s’agit d’une obligation inscrite dans la convention d’apprentissage, et d’un document indispensable pour justifier les salaires versés à l’apprenti lors des démarches administratives ou fiscales.
Si le salarié égare sa fiche de paie, il a la possibilité de demander un double. L’employeur est tenu de conserver les bulletins de salaire durant 5 ans.
Quel est le délai de délivrance du bulletin de salaire ?
Le délai de délivrance du bulletin de salaire est étroitement lié à la date du paiement de la rémun ération, puisqu’ils doivent intervenir simultanément. Bien que la détermination de cette date soit libre, il est nécessaire de respecter deux conditions :
être similaire d’un mois à l’autre ;
intervenir tous les 30 jours.
Le contrat de travail de l’un de vos salariés vient de faire l’objet d’une rupture ? Si tel est le cas, la fiche de paie doit être délivrée avec la dernière rémunération due au salarié, et ce, à la date mensuelle qui était convenue jusqu’ici.
💡 Bon à savoir : dès lors que l’employeur a déterminé la date de son choix, il est indispensable de la respecter chaque mois, tant pour le paiement que pour la délivrance. Le manquement à ces règles vous expose en effet à des sanctions.
Comment fonctionne le traitement des bulletins de paie dématérialisés ?
Depuis le 1er janvier 2017, les bulletins de paie peuvent être dématérialisés sur un logiciel de gestion RH (Ressources Humaines). Chaque salarié dispose d’un code d’accès pour se connecter à cette plateforme et consulter les informations suivantes :
leurs bulletins de salaire ;
leurs informations personnelles (identité, Sécurité sociale…) ;
leur demande de congés payés et autres documents contractuels.
La loi autorise le salarié à refuser la dématérialisation de son bulletin de paie sur le logiciel de gestion. Il signale son opposition à son employeur pour que ce dernier lui envoie n’importe quel document par voie postale.
De son côté, l’employeur garantit la confidentialité des informations selon la loi RGPD (Règlement Général de Protection des Données). Contrairement aux bulletins sous format papier, le droit impose une conservation des fiches de paie sur une période plus longue :
soit pendant 50 ans ;
soit jusqu’à 6 ans après le départ à la retraite.
Le logiciel de gestion de paie PayFit automatise la dématérialisation de chaque fiche de paie. Avec cet outil, le salarié n’est pas considéré comme un bulletin avec un simple numéro, mais comme un collaborateur complet et personnalisé. En renseignant l’emploi qu’occupe chaque salarié de l’entreprise, votre département de gestion RH pourra traiter ces bulletins sans erreurs.
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Comment remettre au salarié son bulletin de salaire ?
Depuis le 1er janvier 2017, vous pouvez remettre le bulletin de paie à votre salarié par voie électronique. Il est à ce titre nécessaire de veiller à ce que les données qu’il contient restent confidentielles et que votre destinataire y ait accès suffisamment longtemps.
Si la fiche de paie en ligne ne convient pas au salarié, il peut solliciter une remise par voie postale ou en main propre. Les raisons invoquées pour le refus de la voie électronique sont principalement l’impossibilité d’y accéder ou l’absence de moyens informatiques requis.
💡 Bon à savoir : en cas de remise en main propre, vous devez être en mesure d’apporter la preuve de sa délivrance effective.
Que risque l’employeur en l’absence de délivrance ?
En tant qu’employeur, vous êtes tenu de délivrer le bulletin de salaire à vos salariés dans les délais, et ce, chaque mois. À défaut, vous encourez une sanction correspondant à une amende 450 € ainsi qu’au versement de dommages et intérêts.
Cette sanction est applicable dans les hypothèses suivantes :
absence de délivrance du bulletin de paie ;
retard de délivrance du bulletin de paie ;
non-paiement du salaire.
💡 Bon à savoir : l’amende est due pour chaque fiche de paie concernée.
Le conseil de prud’hommes peut également vous ordonner sous astreinte de remettre au salarié ses bulletins de paie.
Selon l’article R. 3243-1 du Code du travail, chaque bulletin de paie doit comporter les informations suivantes :
les données personnelles du salarié et de l’établissement (nom, adresse) ;
la nomenclature d’activité selon l’article R.123-223 du Code du commerce ;
la convention collective applicable au salarié pour ses congés payés, toute autre prime ou le délai de préavis de cessation d’activité ;
la période et le nombre d’heures de travail effectuées. Cette mention inclut les heures supplémentaires et leur majoration ;
les parts de salaire soumises aux cotisations sociales (salariales et patronales). Peuvent figurer la prime d’ancienneté, les pourboires, l’indemnité de précarité… ;
le montant de la rémunération brute et de la rémunération nette ;
le taux et le montant de la retenue à la source (rémunération avant et après prélèvement) ;
la date de paiement ;
les exonérations des cotisations sociales selon l’article LO 111-4 du Code de la Sécurité sociale.
Le salarié n’a pas le droit de renoncer à la rémunération qui figure sur sa fiche de paie. En revanche, il est dans son droit de contester le montant de son versement s’il l’estime inexact. Il dispose d’une durée de 3 ans pour entamer une action en paiement ou en “répétition”. Même si le contrat de travail est rompu, la demande de remboursement peut être effectuée dans les 3 ans suivant la rupture du contrat.
Si le salarié est absent de l’entreprise pour diverses raisons, l’employeur est tenu de continuer à lui envoyer son bulletin de paie durant toute la durée de son absence. Certaines modifications s’appliquent par rapport à la fiche de paie normale, en fonction de la nature de l’absence et de la subrogation de l’employeur.
Cette procédure consiste à déterminer si les IJSS (Indemnités Journalières de la Sécurité sociale) sont versées à l’employeur ou au salarié. Dans le premier cas, la subrogation est positive : l’employeur perçoit les IJSS brutes et leur applique différentes opérations pour obtenir une garantie du net. Les IJSS nettes qui en découlent sont soumises à des cotisations obligatoires comme la CSG (Contribution Sociale Généralisée) de 21 %, ou le prélèvement à la source à taux variable.
Si la subrogation est négative, l’employeur n’est pas tenu de faire apparaître les IJSS sur la fiche de paie. Il doit toutefois éditer une fiche de paie comportant un montant avec retenue, voire envoyer un bulletin avec un salaire nul, si l’absence est totale.
La possibilité de la subrogation concerne :
l’arrêt de travail pour maladie (la ligne “retenue pour maladie” figure près de la rémunération brute) ;
l’arrêt pour accident du travail ;
l’arrêt de travail pour congé parental ;
l’arrêt de travail pour congé de naissance ;
l’arrêt de travail pour congé d’adoption ;
l’arrêt de travail pour congé deuil enfant.
