Comment rédiger et transmettre la convocation à l’entretien d’embauche ?

Votre activité est en pleine croissance et vous avez besoin d’augmenter l’effectif de votre entreprise ? En effectuant des recherches et en publiant une offre d’emploi, vous avez repéré un talent potentiel ?

Si vous avez dûment suivi le processus de recrutement, vous arrivez à l’étape de sélection du candidat. Vous devez donc le rencontrer pour vérifier s’il correspond à vos attentes. Après avoir examiné son CV et les éventuels documents transmis (lettre de motivation, vidéo de présentation, etc.), il vous faut procéder à la convocation à l’entretien d’embauche.

Après une lecture attentive de cet article PayFit, la convocation à l’entretien d’embauche n’aura plus de mystère pour vous !

Quelle forme doit avoir la convocation à un entretien d’embauche ? 

S’il existe des formalités d’embauche imposées par le Code du travail et à respecter scrupuleusement, la convocation à un entretien d’embauche n’est toutefois pas encadrée par le droit du travail. 

Pour convoquer un candidat à un entretien professionnel, vous disposez d’une grande liberté. Il est donc tout à fait possible d’envoyer un mail de convocation à l’entretien d’embauche ou encore une lettre par voie postale. S’il le souhaite, le recruteur peut également convoquer le candidat par téléphone et convenir d’un rendez-vous de vive voix. 

Vous êtes donc libre d’opter pour l’option qui correspond le plus au fonctionnement de votre entreprise ! 

💡 Bon à savoir : lorsque la convocation à l’entretien d'embauche s’effectue par mail, il ne s’agit pas de transmettre la convocation en pièce jointe du mail. En général, la placer dans le corps du mail est amplement suffisant.

Que doit contenir la convocation à un entretien d’embauche ? 

Puisque le droit du travail n’impose pas de règles particulières, vous êtes libre de présenter la convocation à l’entretien d’embauche comme bon vous semble. Vous pouvez également utiliser les formulations que vous souhaitez. 

Toutefois, pour structurer votre processus de recrutement, il est bien entendu important d’indiquer les informations suivantes : 

• date et heure de l’entretien ; 

• lieu de l’entretien ; 

• modalités de l’entretien (en visioconférence ou en physique) ; 

• informations pour accéder au bâtiment de l’entreprise.

Vous pouvez par ailleurs préciser le nom et le poste de l'interlocuteur (voire des interlocuteurs), du candidat lors de l’entretien ainsi que le type d’entretien ou d’exercice qu’il devra effectuer lors de la rencontre (entretien classique individuel ou un entretien collectif, mise en situation, négociation, etc.).

Découvrez comment créer un tableau de recrutement de nouveaux salariés pour avoir une vision claire et structurée !

Nos recommandations et modèles de convocation à l’entretien d’embauche 

Nos recommandations sur la convocation à l’entretien d’embauche 

Lorsque vous convoquez une personne à un entretien d’embauche, veillez à suivre les recommandations suivantes : 

• formulez par écrit la convocation à l’entretien d’embauche, y compris lorsque vous venez de fixer le rendez-vous par téléphone : cela permet d’éviter les incompréhensions sur la date, l’heure et le lieu ; 

• demandez une réponse à la convocation à l’entretien d’embauche : de cette manière, vous êtes assurés que le candidat sera présent ou au contraire, qu’il ne sera pas disponible : 

• profitez de la convocation pour réaffirmer votre marque employeur : la convocation étant un message émanant de l’entreprise, il est important d’utiliser des formulations à l’image du style de l’entreprise et de votre marque employeur. 

💡 Bon à savoir : la convocation à l’entretien d’embauche ne vous engage absolument pas vis-à-vis du candidat. Vous êtes libre de refuser le candidat à l’issue de l’entretien. 

Si vous souhaitez connaître le processus pour recruter un intérimaire, lisez notre article dédié !

Nos exemples de convocation à l’entretien d’embauche 

PayFit n'a pas de modèle de lettre de convocation à un entretien d'embauche à vous proposer. Toutefois, voici un exemple rédigé pour vous aider à formuler vos propos : 

“ Objet : proposition d’entretien d’embauche

Madame X / Monsieur X, 

Votre candidature pour le poste de [intitulé du poste] a retenu toute notre attention. 

Nous aimerions vous rencontrer. 

Seriez-vous disponible pour un entretien en physique avec Monsieur Y / Madame Y [préciser le nom et le poste de la personne qui fera passer l’entretien] le [date] à [heure] ? 

Nos bureaux se situent au [adresse]. 

Nous vous prions de bien vouloir confirmer votre présence en adressant une réponse à ce mail de convocation à l’entretien d’embauche. 

Dans l’attente de vous rencontrer, je vous prie d’agréer, Madame / Monsieur, mes respectueuses salutations.“

Cet exemple de convocation est sobre et très formel. Toutefois, le ton doit être adapté à l’entreprise et être à l’image de sa marque employeur. 

Si l’entreprise est un peu plus relâchée et supprime le formalisme très codifié de sa communication, il est possible de tourner la convocation à l’entretien d’embauche de la manière suivante : 

“ Objet : proposition d’entretien d’embauche

Bonjour [prénom],

Ta candidature a retenu toute notre attention et nous serions ravis de te rencontrer. 

Serais-tu disponible le [date] à [heure] pour un échange dans nos locaux ? Nos bureaux se situent au [adresse]. 

N’hésite pas à nous dire si la date te convient. 

Nous te souhaitons une belle journée.”

N’oubliez pas de soigner l’objet de votre e-mail, pour attirer l’attention du candidat, ainsi que la formule de politesse !

Vous savez désormais comment rédiger une convocation à l’entretien d’embauche pour recruter de nouveaux salariés. Il ne vous reste plus qu’à la transmettre au candidat puis à mener l’entretien d’embauche.

Vous avez mené différents entretiens et avez trouvé votre perle rare ? Pour aller plus loin, et voir un modèle d’offre de contrat de travail, lisez notre article dédié !