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Toute entreprise qui emploie des salariés a l’obligation de remettre un bulletin de paie à chaque versement de salaire. Ce document doit récapituler l’ensemble des éléments de rémunération du salarié.
Depuis 2009, le bulletin de paie peut être délivré sous forme électronique, que l’on appelle alors bulletin de paie dématérialisé, numérique ou encore en ligne. Cette dématérialisation permet aux salariés d’accéder rapidement et facilement à leurs documents, tout en simplifiant la gestion pour l’employeur.
En tant qu’employeur, vous souhaitez dématérialiser les bulletins de paie dans votre entreprise, mais vous vous posez encore des questions sur la mise en place, la réglementation et les avantages ? PayFit vous explique.
Un bulletin de paie est un document légal obligatoire que l’employeur doit remettre à chacun de ses salariés. Il doit être délivré chaque mois, ou selon la périodicité prévue par l’organisation de la paie au sein de l’entreprise.
💡Bon à savoir : depuis 2018, vous devez veiller à émettre un bulletin de salaire simplifié.
Le bulletin de paie sous forme dématérialisée, également appelé bulletin de paie électronique, répond exactement aux mêmes critères et fonctionnalités que la fiche de paie version papier.
Depuis 2009, les employeurs sont autorisés à émettre des fiches de salaire en ligne. Avant cette date, cette pratique nécessitait toutefois l’accord préalable du salarié, ce qui constituait un frein important à son déploiement.
La réglementation a évolué avec la loi n°2016-1088 El Khomri : l’accord du salarié est désormais présumé. Cela signifie que vous n’avez plus besoin de solliciter son consentement avant de passer à la dématérialisation. En revanche, le salarié conserve naturellement la possibilité de refuser : il lui suffit de s’y opposer explicitement.
Le décret n° 2016-1762 est venu préciser ces modalités, notamment l’obligation d’informer le salarié de son droit d’opposition et les règles de conservation des bulletins électroniques.
Cet assouplissement a largement favorisé le développement de cette dématérialisation, qui reste cependant optionnelle et non obligatoire en 2026.
Si vous choisissez de mettre en œuvre la dématérialisation, vous avez l’obligation d’informer chaque salarié de son droit d’opposition. Cette information doit être transmise :
un mois avant la première mise à disposition du bulletin sous forme numérique, ou
au moment de l’embauche pour les nouveaux salariés.
Le salarié peut exercer son droit d’opposition à tout moment, que ce soit avant ou après l’émission de son premier bulletin électronique.
⚠️ Attention : vous devez également respecter le délai de délivrance d’un bulletin de salaire.
Modèle de bulletin de paie - Excel
Si vous décidez, en tant qu’employeur, de remettre à vos salariés leurs bulletins de paie par voie électronique, vous devez impérativement garantir :
l'intégrité des données des salariés ;
la disponibilité ;
la confidentialité des données des salariés.
Lors de l’enregistrement du bulletin de paie, vous devez garantir l’exactitude et l’intégrité des informations inscrites, de sorte qu’elles ne puissent être modifiées par des personnes non autorisées. Autrement dit, il est essentiel de vérifier l’authenticité des données transmises à vos salariés.
De plus, ces derniers doivent pouvoir accéder à l’intégralité de leurs bulletins électroniques à tout moment, dans des conditions simples et sécurisées :
sans manipulations complexes ou répétitives ;
et dans un format électronique structuré et couramment utilisé, comme le PDF.
L’employeur doit garantir aux salariés la disponibilité de leurs bulletins de paie numériques durant toute la durée légale de conservation :
50 ans ;
ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.
| Avantages des bulletins de paie dématérialisés pour l’employeur | Avantages de la mise en place des bulletins de paie dématérialisés pour les salariés dans votre entreprise |
|---|---|
| Facilité | Consultation libre |
| Sérénité | Téléchargement instantané |
| Gain de temps | Autonomie |
| Réduction des coûts | Plus de perte des bulletins de paie |
| Réduction de l’empreinte écologique | Accès rapide à leur espace personnalisé |
Une fiche de paie sous forme numérique doit reprendre exactement les mêmes mentions obligatoires d’un document classique, notamment :
l’identité de l’employeur ;
l’identité du salarié ;
le salaire de base et les éléments variables (heures supplémentaires, primes, indemnités, etc.) ;
le prélèvement à la source ;
les cotisations sociales ;
et toutes autres mentions légales obligatoires d’un bulletin de paie..
Les clés pour réussir la dématérialisation des bulletins de paie :
choisir un logiciel de paie reconnu et fiable afin d’éviter de faire des faux documents ;
se méfier des sites proposant des fiche de paie en ligne gratuites, souvent peu sécurisés et non conformes à la réglementation ;
vérifier que le prestataire propose un accompagnement, pour faciliter l’utilisation du logiciel et respecter les obligations légales.
⚠️ Attention : un document non conforme peut vous exposer à une amende de 450 €.
En cas de cessation d’activité de l’entreprise ou de son prestataire, les salariés doivent être informés au moins trois mois avant la fermeture afin de pouvoir récupérer l’ensemble de leurs bulletins de paie stockés.
Ils doivent pouvoir accéder à tous leurs bulletins de paie sous forme numérique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé, conformément aux exigences du Code du travail.
Modèle de bulletin de paie - Excel
Les bulletins de paie électroniques sont conservés dans un environnement sécurisé respectant le RGPD. Le système intègre chiffrement, contrôle d’accès et archivage à long terme pour garantir la sécurité et l’intégrité des données personnelles.
Faire une fiche de paie électronique requiert le choix d’une plateforme fiable, l’information préalable du salarié concernant son droit d’opposition, ainsi que la configuration du service d’envoi. Il est également indispensable de s’assurer que le mode de distribution respecte l’ensemble des obligations légales, notamment en matière d’intégrité, de disponibilité et de confidentialité des données.
Oui, les salariés doivent pouvoir récupérer l’ensemble de leurs bulletins dans un format aisément exploitable. Assurez-vous que le prestataire choisi propose des solutions d’export simples ainsi que des dispositifs d’archivage accessibles en continu, y compris en cas de changement de prestataire ou de cessation d’activité.
Le bulletin de paie clarifié est le modèle obligatoire depuis 2018. Il vise à simplifier la lecture pour les salariés grâce à :
une présentation allégée des cotisations ;
la fusion de certains intitulés ;
la mise en avant du net à payer et du net imposable,
l’apparition du net social depuis 2023.
La vérification d'une fiche de paie, qu’elle soit papier ou dématérialisée, consiste à contrôler :
l’identité du salarié et de l’employeur ;
les éléments du contrat (poste, horaire, convention collective) ;
le salaire de base et le taux horaire ;
les éléments variables (heures supplémentaires, primes, absences) ;
les cotisations sociales ;
le prélèvement à la source ;
le montant net imposable, le net social et le net à payer.
Une fiche de paie en ligne conforme doit contenir les mêmes informations qu’une fiche papier. Rassurez-vous : un logiciel de paie fiable simplifie grandement cette étape de vérification.
Les calculs sur la fiche de paie suivent la réglementation en vigueur, notamment :
salaire brut = salaire de base + heures sup + primes – absences ;
cotisations sociales calculées automatiquement selon les taux actualisés ;
net imposable = salaire brut – cotisations déductibles + avantages imposables ;
net à payer = net imposable – prélèvement à la source ;
net social instauré en 2023 pour uniformiser les ressources déclarées.
Au regard de l’obligation de mise en conformité, les logiciels de paie sont des alliés essentiels : régulièrement mis à jour selon les nouvelles règles légales, ils limitent les erreurs de calcul et garantissent le respect des obligations réglementaires.
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Comprenez l’importance de la fiche de paie en ligne, son fonctionnement et sa réglementation, pour faciliter la gestion de la paie et des bulletins de salaire.
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