Comment mener un audit RH pour son entreprise ?
Guide de la gestion RH
Pour une gestion des ressources humaines optimale, il peut être intéressant de mener un audit RH.
L’audit est une analyse menée par une ou plusieurs personnes sur un aspect précis de l’entreprise. Dans le cadre des ressources humaines, l’audit permet d’établir un diagnostic et de déterminer les priorités d’amélioration en matière de ressources humaines.
Qu’est-ce qu’un audit RH ? Pourquoi faire un audit RH ? Comment faire un audit RH ? Les experts RH PayFit vous expliquent.
Qu’est-ce qu’un audit RH ?
La définition d’un audit RH est assez large. Un audit en ressources humaines, également appelé audit social RH, est une analyse de toutes les procédures RH mises en place au sein d’une entreprise.
L’audit RH, réalisé par un auditeur, vise ainsi à évaluer les pratiques et l’efficacité du service des ressources humaines ainsi que de potentiels risques. Cela concerne par exemple les politiques de recrutement, de promotion ou de formation, la gestion des litiges, la conformité de la gestion des données personnelles des salariés, etc.
L’audit RH permet ainsi de définir et de proposer un plan d’action afin de corriger les potentiels dysfonctionnements, de mettre en place de nouvelles actions et, enfin, de se mettre en conformité avec la législation.
La réalisation d’un audit RH dans une entreprise n’est pas obligatoire, mais fortement recommandée et pourra être réalisée a minima tous les 5 ans. En effet, ce diagnostic approfondi permet de mettre en lumière à la fois les bonnes et mauvaises pratiques du service des ressources humaines.
Comment faire un audit RH ?
Phase de préparation
Lors de l’étape de préparation, il est important de constituer le dossier d’audit et de rédiger une lettre de mission qui permet de définir les missions principales de l’audit. Cette dernière peut notamment contenir :
le contexte de la demande d’audit ;
le but et les objectifs de l’audit ;
les membres de l’équipe qui participeront à l’audit ;
les ressources à mobiliser telles que les indicateurs RH ;
le périmètre d’action et le programme de travail ;
le cahier des charges de mission ;
les règles applicables au sein de l’entreprise telles que le respect du RGPD ;
les échéances des différentes étapes de l’audit.
Suite à la phase de préparation, s'ensuit une réunion d’ouverture de l’audit dans laquelle les différents éléments présents dans la lettre de mission seront rappelés aux personnes concernées.
Il est également recommandé de définir une grille d’audit RH pour évaluer les différents processus à l’œuvre au sein de l’entreprise. Il est également possible de développer un questionnaire afin de recueillir les avis des salariés sur la politique RH de l’entreprise.
Phase de réalisation
La deuxième étape est la phase de réalisation. Elle se déroule au sein de l’entreprise et consiste à la réalisation du plan prévu lors de la phase de préparation. Cette phase permet notamment :
de comparer la théorie avec la pratique ;
d’évaluer les différents processus soumis à évaluation ;
de remplir la grille d’audit RH ;
de diffuser les questionnaires d’audit en ressources humaines aux salariés pour évaluer le climat social au sein de l'entreprise.
L’objectif est de récolter les informations nécessaires dans le but d’identifier les pratiques à mettre en place dans le futur ou bien celles à bannir. Les informations sont ensuite analysées et interprétées.
💡 Bon à savoir : vous pouvez retrouver des exemples de questionnaires d’audit en ressources humaines sur Internet.
Phase de restitution
La phase de restitution consiste à transcrire et à expliquer les résultats obtenus lors de la phase de réalisation. Il est indispensable d’établir un rapport d’audit en ressources humaines.
Le rapport devra comporter les résultats obtenus, les constatations et diverses remarques sur les processus, les conclusions et des recommandations d’amélioration. Ce rapport doit être le support des performances RH et guider la stratégie RH de l’entreprise.
Pourquoi faire un audit RH ?
L’audit a une fonction d’état des lieux du fonctionnement et de l'organisation du service RH au sein de l’entreprise.
La réalisation d’un audit RH peut être très intéressante dans le but d’identifier plusieurs éléments comme :
les points forts du service des ressources humaines ;
les dysfonctionnements du service ;
les risques potentiels de gestion ;
le respect des obligations légales.
Différentes données doivent être analysées dans un audit RH, notamment les conditions de travail et la gestion des contrats de travail (CDI, CDD, intérim, etc.). Il convient également de procéder à l’analyse de l'absentéisme au travail, des accidents du travail, du taux de rotation du personnel, etc.
Pour le service des ressources humaines, il existe plusieurs avantages à l’audit RH, par exemple :
la définition d’une nouvelle stratégie et de nouveaux objectifs à moyen et long terme ;
la réalisation d’économies sur les masses salariales ou les outils RH ;
la valorisation des bonnes pratiques et l’action contre les points faibles du service.
Un audit vise donc à corriger les situations existantes et à anticiper les problèmes futurs pour les éviter. L’audit RH va formuler diverses recommandations dont la mise en œuvre permettra d’améliorer l’efficacité et la performance globale de l'entreprise.
Il n’y a pas d’impératif pour les entreprises en la matière. Un audit RH permet de s’assurer de la conformité des procédures et du bon respect des obligations légales. Il est donc conseillé de faire appel à un auditeur tous les 5 ans environ. Toutefois, certaines situations peuvent nécessiter un diagnostic précis. C’est par exemple le cas, si certaines données évoluent trop négativement comme le taux d’absentéisme ou le taux de rotation du personnel.
Un audit RH est un diagnostic, comme celui que pourrait porter un médecin. Si le patient ne suit pas les recommandations, la situation ne risque pas de s’améliorer. Dans le cadre d’un audit de ressources humaines, toute l'entreprise doit être prête à un changement de fonctionnement ou d’organisation. Elle doit être prête à redéfinir, si nécessaire, sa politique managériale.
L’auditeur peut généralement proposer un accompagnement pour la mise en œuvre de ces changements. Il importe également que l’ensemble des salariés soient associés et que les finalités de l’audit leur soient bien expliquées. C’est la clé pour s’assurer de leur complète implication.
C’est effectivement une possibilité. Rien n’oblige une entreprise à faire appel à un auditeur externe. Cette solution n’est toutefois pas recommandée. L’organisation et la réalisation d’un audit demandent beaucoup de temps, d’expertise et de recul. Un collaborateur RH de l’entreprise pourrait ne pas être capable d'analyser objectivement les données, étant lui-même impliqué. Un prestataire externe, plus neutre et plus habitué, aura une meilleure vision et son diagnostic sera plus sûr.
