En quoi consiste la subrogation en cas de maintien de salaire ?

L’arrêt maladie est l’une des différentes causes de suspension du contrat de travail. La rémunération du salarié concerné se retrouve suspendue, mais les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) compensent ce manque à gagner. 

Le paiement de l’Assurance maladie est assujetti à certaines conditions, en fonction de la durée de l’arrêt maladie. Si cette dernière est inférieure ou égale à 6 mois, le salarié doit remplir une des obligations suivantes :

• avoir travaillé au moins 150 heures au cours des 3 derniers mois civils ou des 90 jours précédant l’arrêt de travail ;

• avoir cotisé au moins 1 015 fois le SMIC horaire pendant les 6 mois précédant l’arrêt.

Si l’arrêt maladie dépasse les 6 mois, le salarié doit satisfaire une des deux conditions suivantes :

• avoir travaillé au moins 600 heures pendant les 12 mois précédant l’arrêt ;

• avoir cotisé au moins 2 030 fois le SMIC horaire sur la même période.

Pour simplifier la gestion comptable et ne pas mettre son salarié en difficulté, l’employeur peut recourir à la subrogation pour maintien de salaire. Comment fonctionne cette prise en charge des indemnités journalières ? Quelle est la différence entre subrogation et maintien de salaire ? PayFit vous explique. 

Qu’est-ce que la subrogation en cas de maintien de salaire ?

La subrogation et le maintien de salaire sont deux notions différentes qu’il ne faut pas confondre.

Définition de la subrogation de salaire 

La subrogation de salaire consiste à transmettre les IJSS du salarié à son employeur. Ce dernier verse les indemnités journalières à son collaborateur en arrêt maladie, puis la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) le rembourse d’un montant équivalent. Pour maintenir la rémunération de façon totale ou partielle, l’indemnisation complémentaire de l’entreprise complète les indemnités journalières.

Ce mécanisme est mis en place sous plusieurs conditions :

• la convention collective ou l’accord de branche encadre cette pratique ;

• le salaire maintenu pendant l’arrêt maladie est supérieur ou égal au montant des IJSS ;

• l’employeur continue de verser cette même rémunération durant toute la durée de l’arrêt de travail (en partie ou en totalité) ;

• le salarié justifie au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise, sauf si la convention collective prévoit des dispositions plus favorables.

💡 Bon à savoir : Lorsque la subrogation s’applique, l’employeur est tenu de faire figurer les IJSS sur la fiche de paie. Ces dernières peuvent apparaître sous la mention “revenus de remplacement”.

Définition du maintien de salaire

Le maintien de salaire est un dispositif par lequel l’employeur verse au salarié un complément de salaire maladie. Contrairement à la subrogation par l’employeur, il s’agit d’une obligation légale et ce complément est calculé sur un pourcentage prédéfini du salaire. 

Si un accident de travail ou une maladie professionnelle a causé l’arrêt de travail, le versement du complément s’effectue dès le premier jour. Sinon, la prise en charge ne démarre qu’à partir du 8ème jour. 

Le maintien de salaire complète le règlement des IJSS par la CPAM. Toutefois, le cumul des deux indemnisations ne peut pas excéder le montant du salaire qu’aurait perçu le salarié en travaillant.

La subrogation en cas de maintien de salaire est-elle obligatoire ?

Si la subrogation n’est possible qu’en cas de maintien de salaire, l’inverse n’est pas vrai. L’employeur n’a pas l’obligation de procéder à la subrogation en cas de maintien de salaire. Par conséquent, il laisse la Sécurité sociale verser directement les IJSS au salarié. 

Pourquoi recourir à la subrogation en cas de maintien de salaire ?

Recourir au mécanisme de la subrogation en cas de maintien de salaire est avantageux pour le salarié pour les raisons suivantes :

• il bénéficie de ses indemnités plus rapidement ;

• il peut percevoir ses IJSS et le complément de son employeur en un seul versement ;

• il n’a pas à effectuer les démarches auprès de l’Assurance Maladie pour toucher ses indemnités.

Du côté de l’employeur, les avantages sont également significatifs :

• la gestion comptable de l’indemnisation de l’arrêt maladie est simplifiée ;  

• les coûts administratifs liés à la gestion des prestations de la CPAM diminuent, de même que les erreurs de calcul ;

• le remboursement des IJSS constitue une avance de trésorerie utile pour maintenir la paie du salarié en arrêt.

👉 Pour en savoir plus sur la comptabilisation des IJSS en cas de subrogation.

Comment fonctionne la subrogation en cas de maintien de salaire ?

L’employeur dépose sa demande de subrogation en cas de maintien de salaire lors de la déclaration de l’arrêt de travail dans la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Il doit y indiquer :

• la date de début de subrogation ;

• la date de fin de subrogation (qui peut différer de la date de fin de l’arrêt de travail) ;

• le compte bancaire sur lequel sont versées les IJSS.
  

💡 Bon à savoir : l’employeur ne peut pas recourir au mécanisme de subrogation au-delà du versement du complément de salaire pour maladie. 

📌 Exemple : l’employeur est dans l’obligation de verser un complément de salaire (maintien de salaire) pendant 80 jours. Cependant, il apprend que l’arrêt de travail va durer 100 jours. Il ne peut pratiquer la subrogation que pendant 80 jours. Par conséquent, la date de fin de la subrogation en cas de maintien de salaire doit prendre en compte ce facteur. 

Une fois sa demande déposée et validée, l’employeur perçoit les IJSS à la place du salarié durant 14 jours sans démarche supplémentaire. 

Afin que le salaire pendant l’arrêt maladie ne soit pas supérieur à la rémunération lorsque le salarié travaille, l’employeur doit calculer la garantie du net. En effet, les IJSS ne sont pas soumises à cotisations sociales (à part la CSG et la CRDS qui sont directement déduites par la Sécurité sociale). La formule est la suivante :

Le montant de la garantie du net est déduit du salaire brut. 

💡 Bon à savoir : pour éviter les erreurs dans la subrogation par l’employeur, n’hésitez pas à recourir à un logiciel de gestion de la paie et des RH.