Comment fonctionne une réunion extraordinaire du CSE ?

Les entreprises de plus de 11 salariés ont l'obligation de mettre en place un Comité Social et Économique (CSE) depuis le 1ᵉʳ janvier 2020. 

Cette instance représentative du personnel se réunit à intervalles réguliers, fixés selon l’effectif de la structure, pour aborder les questions relatives à son organisation dans l’intérêt des salariés.

Mais il arrive qu’une entreprise soit confrontée à des circonstances exceptionnelles nécessitant une concertation en dehors du calendrier prévu. Dans ce cas, la loi prévoit la possibilité de convoquer une réunion extraordinaire du CSE. 

Cette consultation inédite permet de traiter un événement grave ou une problématique qui ne peut pas être reporté à la réunion ordinaire suivante. Bien que convoquée en urgence, la séance doit respecter des règles précises.

Quelles sont les spécificités d'une réunion extraordinaire du CSE ? Qui peut déclencher la convocation du CSE ? Quelles sont les obligations de l’employeur ? PayFit fait le point.

Qu'est-ce qu'une réunion extraordinaire du CSE ?

Comme son nom l’indique, une réunion extraordinaire du CSE est une séance supplémentaire, organisée en dehors du calendrier initial. Grâce à cette mesure exceptionnelle, le comité peut répondre rapidement à des situations d’urgence en prenant des décisions immédiates.

La réunion extraordinaire du CSE diffère des réunions ordinaires. Ces dernières sont organisées périodiquement et leur fréquence est réglementée par la loi selon l’effectif de l’entreprise. 

D’après le Code du travail, entre 11 et 49 salariés, l’employeur (ou son représentant) doit recevoir collectivement les membres de la délégation du CSE au moins 1 fois par mois (article L2315-21).

Pour les structures de 50 salariés et plus, l’article L2315-28 établit la fréquence minimale des réunions ordinaires du CSE à :

• 1 fois tous les deux mois pour les entreprises de moins de 300 salariés ;

• 1 fois par mois pour celles de 300 salariés ou plus.

⚠️ Attention  : un accord d'entreprise peut prévoir des fréquences plus rapprochées.

💡 Bon à savoir : un minimum de quatre réunions annuelles doit être dédié aux missions du CSE relatives à la Santé, à la Sécurité et aux Conditions de Travail (SSCT).

Dans quel cas réclamer une réunion extraordinaire du CSE ?

Il est possible d'organiser une réunion exceptionnelle du CSE :

• face à des circonstances exceptionnelles touchant à la santé, à la sécurité ou aux conditions de travail des salariés, thématiques pour lesquelles les membres du CSE ont reçu une formation SSCT ;

• en cas d’urgence (accident majeur ayant entraîné des conséquences graves ou événement critique impactant l’entreprise, la santé publique ou l’environnement) ;

• ou sur tout autre sujet à la majorité des membres du CSE.

Ce type de réunion assure l'exercice efficace du rôle du CSE.

Qui peut demander une réunion extraordinaire du CSE ?

Demande à l'initiative des membres élus du CSE

La législation autorise les membres élus du CSE à réclamer la tenue d’une réunion extraordinaire. Pour cela, la demande doit être :

• soutenue par la majorité des membres titulaires du comité pour tout type de question ;

• ou motivée par au moins deux membres du CSE dès lors que cela concerne des sujets urgents liés à la santé, à la sécurité ou aux conditions de travail.

💡 Bon à savoir : la demande ne doit respecter aucune forme particulière. Si elle est soumise par lettre, cette dernière doit mentionner les points à aborder.

Lorsque la demande respecte les conditions légales fixées pour le CSE, la réunion extraordinaire devient, en principe, obligatoire.

Demande à l'initiative de l'employeur

L'employeur peut également convoquer une réunion extraordinaire du CSE s'il ne peut pas attendre la réunion ordinaire. Il s'agit normalement de consultations obligatoires, relatives à l’expertise du CSE sur :

• les projets de licenciement pour motif économique ;

• le reclassement d'un collaborateur inapte ;

• le licenciement d'un salarié protégé, etc.

💡 Bon à savoir : dans une entreprise de moins de 50 salariés, l'employeur peut organiser une réunion extraordinaire du CSE en cas d'urgence et sur demande des élus. Un seul membre du CSE pourrait alors suffire.

Comment organiser une réunion extraordinaire du CSE ?

Modalités de la convocation

Les membres du CSE à l'initiative de la demande soumettent une date pour la tenue de la réunion. L'employeur peut refuser cette proposition et suggérer une date alternative qui ne soit pas trop éloignée de la proposition initiale. Dans tous les cas, la date proposée doit intervenir avant la prochaine réunion ordinaire.

À l’instar d’une réunion ordinaire, pour une concertation exceptionnelle, l'Ordre du Jour (OJ) doit être rédigé selon des règles précises :

• il doit être établi par le président et le secrétaire du CSE ;

• puis transmis à l’ensemble des membres du comité avant la réunion (par mail, par courrier, etc.) ;

• il doit obligatoirement comporter les questions jointes à la demande de convocation du CSE. 

L'employeur a le droit de compléter l'ordre du jour en soumettant ses propres suggestions au secrétaire.

⚠️ Attention : l'employeur et les membres du comité ne doivent être convoqués à une réunion extraordinaire que pour des raisons légitimes et clairement justifiées. Ces dernières doivent être précisées dans la convocation.

💡 Bon à savoir : grâce au droit d’alerte du CSE, le comité est en mesure de prévenir l’employeur s’il constate des faits préoccupants pour l’entreprise. Cette prérogative reste toutefois régie par le Code du travail.

Participants lors de la séance

La présence à une réunion extraordinaire du CSE est généralement requise pour :

• les membres titulaires du comité ;

• le président du CSE ;

• le secrétaire du CSE qui établit le procès-verbal de la réunion ;

• l’employeur ou son représentant.

À ce noyau, peuvent s’ajouter d’autres participants avec voix consultatives tels que les suppléants (en cas d’absence des membres titulaires), le médecin du travail ou un expert selon la problématique (santé, etc.), un représentant syndical, etc. 

💡 Bon à savoir : si l'employeur ou la majorité de la délégation du personnel le demande, l'agent de contrôle de l'inspection du travail ou celui des services de prévention de la Sécurité sociale peuvent être invités. Dans ce cadre, l'employeur est tenu de convoquer toutes ces personnes par écrit sans délai.

À l’issue d’une réunion extraordinaire, le CSE doit rendre un avis dans les conditions habituelles lorsqu'il s'agit d'une réunion de consultation, avec un procès-verbal établi par le secrétaire.

💡 Bon à savoir : pour éviter des erreurs, vous pouvez utiliser un modèle gratuit de procès-verbal de réunion du CSE.

Peut-on refuser une réunion extraordinaire du CSE ?

En principe, suite à la demande de réunion extraordinaire du CSE, l'employeur doit obligatoirement organiser et présider cette séance. Toutefois, il peut la refuser lorsque :

• la demande d'organisation de la réunion à l'initiative des élus ne remplit pas la condition de majorité ;

• la demande n'est pas motivée, c'est-à-dire qu'elle ne contient pas les points à aborder lors de la réunion ;

• le sujet de la demande a déjà été traité lors de la dernière réunion ordinaire.

⚠️ Attention  : excepté les cas où la demande est irrecevable, le refus de l’employeur d’organiser une réunion extraordinaire du CSE peut constituer un délit d’entrave. Dès lors que la réunion est légalement obligatoire, les membres du CSE peuvent saisir le juge des référés pour qu’il ordonne la tenue de la réunion.

Du côté des membres du comité, si l’un d’entre eux constate un abus de procédure dans l'établissement de l’ordre du jour du CSE, la demande de réunion extraordinaire peut être rejetée.