Quelles sont les missions d'un responsable SIRH ?

L'introduction des NTIC dans le monde du travail a entraîné la réorganisation administrative des entreprises. Pour être efficace et productive, cette réorganisation a besoin d’être pilotée par des personnes qui identifient les besoins de l’entreprise et proposent des solutions pour moderniser les processus existants. Le responsable SIRH est la personne qui exerce cette mission en matière de ressources humaines (RH).

Que constitue un SIRH ? Quelles sont les missions d’un responsable SIRH ? Quelles compétences faut-il avoir ? Où trouver un responsable SIRH pour votre entreprise ? PayFit vous explique.

Qu’est ce qu’un SIRH ?

Depuis les années 90, les nouveaux outils informatiques ont fortement modifié l’organisation des RH. Notamment, des progiciels permettant de gérer d’une manière différente l’information sur le personnel ont vu le jour. Les employeurs sont passés d’une gestion essentiellement quantitative à qualitative des informations détenues (en étendant notamment leur utilisation à la gestion des compétences, l’évolution des carrières et la formation du personnel salarié). 

L’ensemble des nouveaux outils pour digitaliser et rendre exploitables les informations dont disposent les RH conforment ce qu’on appelle désormais le SIRH (ou Système d’Information des Ressources Humaines). 

Ce système d’information était au début une activité ancillaire de la fonction RH. Les services RH s'appropriaient simplement des connaissances et compétences techniques leur permettant de simplifier leurs tâches. 

Cependant, les outils SIRH sont devenus de plus en plus complexes, complets et novateurs dans leur solutions pour l’organisation et l’exploitation des informations. La mise en place d’un responsable dédié à la conception et de l'administration du SIRH est donc devenu un besoin pour assurer la transformation numérique de l’entreprise.

Quel est le champ d'intervention du responsable SIRH ? 

Le responsable SIRH également appelé chef de projet SIRH ou encore gestionnaire SIRH intervient en deux temps. En amont, il doit analyser les besoins technologiques du service RH d’une entreprise donnée. En aval, sa mission consiste à proposer des outils informatiques adaptés, tels qu'un logiciel de gestion du personnel, pour répondre à ces besoins de gestion du personnel.

Dans un premier temps, le responsable SIRH étudie et évalue les défis des ressources humaines, axés sur des tâches comme le recrutement, la formation, l'évaluation des employés et le soutien à leur développement professionnel. 

Puis, il identifie les outils informatiques existants pour simplifier ces tâches, et notamment automatisant la gestion des congés et des absences, la saisie des notes de frais, la collecte d'informations pour calculer les éléments variables de la paie, etc. 

Ces outils vont lui permettre de construire un système d'information complet sur les ressources humaines et rendre exploitables de manière efficiente les informations dont dispose le service pour remplir ses missions.

La mission du responsable SIRH est de planifier et de mettre en œuvre un système d'information qui répond à la fois :

• aux questions stratégiques et de gestion de l’employeur ;

• aux problèmes professionnels quotidiens des employés.

L’efficacité du SIRH dépendra non seulement de la qualité technique du système, mais également de l'expérience utilisateur du service RH, comme celle du reste des employés.

Pour information, les SIRH comprennent généralement les modules tels que :

• le recrutement ;

• la gestion du temps de travail ;

• l’administration du personnel et leur rémunération ;

• la formation ;

• la gestion de l’emploi et des compétences ;

• le reporting RH.

⚠️ Attention : toutes ces fonctions ne sont pas nécessairement informatisées ni informatisables au même degré. 

Quelles compétences doit posséder un responsable SIRH ?

Les compétences nécessaires à l’exercice de mission d’un responsable SIRH peuvent être regroupées en deux catégories  : 

• qualitatives : connaissance de l’organisation et besoins du service des ressources humaines (droit du travail, contraintes réglementaires, etc.) ;

• d’ordre technique : pratique et maîtrise des outils informatiques pertinents (logiciel de paie, e-recrutement, logiciel de gestion du personnel, programme de pointage et de suivi, etc.).

Le responsable du SIRH doit collaborer avec les responsables RH à évaluer les points à optimiser en priorité dans leur entreprise. Il doit pour cela maîtriser les responsabilités du service RH et les problématiques du quotidien de leur gestion. Par exemple, le responsable SIRH devra suivre les changements réglementaires, en particulier ceux affectant la paie, pour anticiper leur mise en œuvre dans les outils RH.

Outre la maîtrise de ces questions, le responsable SIRH devra également traiter diverses questions techniques, en collaboration avec le département informatique de l'entreprise.

Pour cela, il doit avoir une connaissance fonctionnelle des bases de données existantes dans l'entreprise et comprendre les concepts d'intégration des outils informatiques les plus courants (API, partage de fichiers, calendriers de planification de tâches, etc.) afin de pouvoir communiquer efficacement avec l'équipe informatique.

Enfin, le responsable du SIRH doit s'assurer que les outils (existants comme futurs) sont acceptés et compris par les employés de l'entreprise (ergonomie, accompagnement de la mise en place de chaque nouvel outil, etc.).

Le responsable SIRH doit donc être doté de réelles compétences en gestion des ressources humaines, de compétences techniques et d’expérience en gestion de projets.

Qui sera votre responsable SIRH ?

Le métier d’un responsable SIRH est à l’intersection du travail d’un planificateur relié à la direction des systèmes d’information (DSI) et d’un responsable chargé des ressources humaines (RH). 

Le poste de planificateur est généralement occupé en entreprise par un ingénieur ayant une solide formation en informatique. La plupart des éléments des systèmes d'information classiques sont des outils de back-office, dédiés à des utilisateurs experts spécialement formés. 

Toutefois, la plupart des modules du SIRH sont destinés à tous les employés. Le SIRH de l'entreprise intégrera plutôt des outils commerciaux très spécifiques, parfois développés en interne. La complexité technique est donc moindre que d'autres systèmes.

Par conséquent, l'entreprise a plus de chances de trouver son futur responsable du SIRH dans son service des ressources humaines que dans son service informatique. 

Il n’existe donc pas de formation spécifique requise pour un responsable SIRH, quand bien même des modules spécifiques se développent dans des Masters de ressources humaines ou d'ingénieurs spécialisés, comprenant habituellement un stage SIRH en entreprise. 

Pour les PME qui cherchent un responsable SIRH, le recrutement se fait généralement parmi le personnel des RH, qui intègre la technologie numérique dans des processus qu’il connaît déjà. Cependant, les TPE ne disposent pas nécessairement d’un service RH à proprement parler.

C’est pourquoi, il convient de noter qu’il n’est pas nécessaire de nommer un responsable SIRH parmi ses salariés. Une personne externe peut intervenir en tant que prestataire de services pour remplir cette fonction : on parle alors de consultant SIRH. Il s’agit généralement d’un consultant en ressources humaines qui offre du conseil SIRH adapté aux besoins de chaque entreprise cliente. 

💡 Bon à savoir : pour un consultant SIRH, le salaire dépendra de la nature et l’envergure de son intervention (par exemple, la mise en place d’un logiciel concret ou l’amélioration d’un système désigné), contrairement à un responsable SIRH désigné en interne. 

Quels sont les défis du responsable SIRH ?

La digitalisation des données RH en entreprise est un des objectifs principaux du responsable SIRH. Les données détenues et exploitées par le service des RH sont par nature extrêmement sensibles. Logiquement, le respect du cadre réglementaire sur la protection de données personnelles est un des défis majeurs du métier.

L’employeur doit veiller à nommer un responsable SIRH qui comprend l’équilibre entre les fonctionnalités d’un logiciel SIRH et le respect des données de ses collaborateurs. 

💡 Bon à savoir : l’analyse d’impact en matière RGPD des différents logiciels de traitement doit figurer dans le cahier des charges SIRH,  vu que l’employeur s'expose à des risques importants.