Comprendre la procédure de licenciement : démarches à suivre, droit des salariés et obligations employeur

La procédure de licenciement en France est strictement encadrée par la loi. Que le motif soit personnel, disciplinaire ou économique, l'employeur doit respecter des étapes précises pour garantir la légalité de la rupture du contrat de travail. Un manquement à ces obligations peut entraîner des sanctions financières et juridiques.

Comment licencier un salarié en dehors de la période d’essai ? Quelles sont les démarches à suivre ? Dans quels cas l’entreprise peut mettre fin à un CDI ? PayFit vous explique.

Qu'est-ce qu'une procédure de licenciement ?

La procédure de licenciement désigne l'ensemble des démarches que l'employeur doit entreprendre pour mettre fin au contrat de travail d'un salarié. Elle varie selon le motif du licenciement : personnel, disciplinaire, économique ou pour inaptitude.

📝 À noter : un licenciement doit toujours reposer sur une cause réelle et sérieuse, c'est-à-dire des faits objectifs et vérifiables justifiant la rupture du contrat.

L’entreprise doit respecter les différents délais de licenciement pour éviter des poursuites au conseil de prud’hommes.

ℹ️ Important : les explications qui suivent ne s'appliquent pas forcément aux salariés protégés dont le licenciement requiert une autorisation auprès de l’inspection du travail ni aux salariés étrangers ne disposant pas d’autorisation de travail.

Quelles sont les démarches à suivre pour licencier un salarié ?

Les grandes étapes de la procédure de licenciement s'appliquent à tous les licenciements, quel qu’en soit le motif. Certaines spécificités peuvent toutefois s’ajouter en fonction du motif, notamment si des critères d’ordre économique ou disciplinaire sont vérifiés.

1. Convocation à l'entretien préalable

L'employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable par lettre recommandée avec accusé de réception ou via une remise en main propre contre décharge. Cette lettre doit mentionner :

• l'objet de la convocation ;

• la date, l'heure et le lieu de l'entretien ;

• la possibilité pour le salarié de se faire assister.

Un délai minimum de 5 jours ouvrables doit être respecté entre la présentation de la lettre et la date de l'entretien.

⚠️ Attention : le défaut de la mention du droit à l'assistance peut entraîner l'irrégularité de la procédure. L’entreprise peut être condamnée à indemniser le collaborateur dont elle veut se séparer à hauteur d’un mois de salaire.

2. L'entretien préalable

La loi prévoit que chacune des deux parties peut se faire assister lors de l’entretien préalable au licenciement. Toutefois, ni l’employeur ni le salarié ne peuvent être assistés d’un avocat au cours de cet entretien.

Assistance de l’employeur

La législation française ne fixe pas précisément les personnes habilitées à assister l’employeur. Cependant, la jurisprudence encadre cette possibilité pour éviter toute atteinte aux droits du salarié :

• l’assistance de l’employeur ne doit pas créer un déséquilibre ou porter atteinte aux droits de la défense du salarié ;

• l’employeur peut être assisté par un membre de l’entreprise, comme le DRH (Directeur des Ressources Humaines) ;

• le principe du contradictoire impose une certaine symétrie entre les parties (Cass. soc., 4 juin 2008, n° 07-40.522). Il est recommandé de ne pas être plus nombreux que le salarié + son assistant, afin d’éviter un déséquilibre.

💡 Bon à savoir : l’employeur peut se présenter lui-même à l’entretien ou déléguer cette mission à une personne appartenant à l’entreprise, disposant d’une délégation de pouvoir en bonne et due forme.

Assistance du salarié

Le collaborateur peut se faire assister :

• par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise (par exemple un représentant du personnel ou un autre salarié) ;

• ou, en l’absence du représentant du personnel, par un conseiller du salarié inscrit sur une liste préfectorale.

👉 S’il choisit un conseiller du salarié, le collaborateur doit en informer l’employeur avant l’entretien, en précisant le nom et les coordonnées du conseiller.

ℹ️ Important : contrairement à l’employeur, le salarié ne peut pas se faire représenter à l’entretien préalable. Une exception existe uniquement en cas d’impossibilité totale de se déplacer (maladie, accident), et avec l’accord exprès de l’employeur.

Déroulement de l’entretien

Lors de l’entretien, l’employeur expose les motifs du licenciement envisagé. Le salarié peut s’exprimer librement, faire part de ses observations, présenter sa version des faits ou proposer une solution alternative (mutation, médiation, etc.).

Le collaborateur sur le point d’être licencié n’a aucune obligation d’assister à l’entretien préalable de licenciement. Son absence ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement, mais n’empêche pas l’employeur de poursuivre les démarches du licenciement.

Issue de l’entretien

Après avoir entendu le salarié, l’employeur peut décider :

• de renoncer au licenciement ;

• ou de le maintenir et de le notifier à la personne concernée dans les délais légaux.

3. Notification du licenciement

Après l'entretien, l'employeur doit notifier sa décision par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette notification ne peut intervenir moins de 2 jours ouvrables après l'entretien. En cas de licenciement disciplinaire, elle doit être envoyée dans un délai maximum d'un mois après l'entretien.

La lettre de licenciement doit en préciser les motifs : 15 jours après avoir été notifié, le salarié peut demander des précisions que l'employeur devra fournir dans le même délai.

💡 Bon à savoir : l’employeur a la possibilité d’apporter des précisions aux motifs énoncés initialement dans la lettre de notification, mais ne peut modifier les motifs évoqués ou en ajouter de nouveaux motifs. 

4. Préavis de licenciement

Sauf en cas de faute grave ou faute lourde, le salarié licencié doit effectuer un préavis de licenciement dont la durée dépend de son ancienneté et des dispositions applicables (contrat, convention collective, Code du travail).

Durée du préavis 

Le préavis commence à courir à la date de première présentation de la lettre de licenciement envoyée en recommandé avec accusé de réception, même si le salarié ne la retire pas.

La durée du préavis est fixée par :

• le contrat de travail (s’il est plus favorable au salarié) ;

• la convention collective ou un accord collectif applicable ;

• à défaut, par le Code du travail.

À titre indicatif, la loi prévoit :

• 1 mois de préavis, si le salarié a entre 6 mois et 2 ans d’ancienneté ;

• 2 mois, si le salarié a plus de 2 ans d’ancienneté ;

• dans le cas d’ancienneté inférieure à 6 mois, la durée du préavis est souvent définie uniquement par la convention collective ou le contrat.

💡 Bon à savoir : la loi ne fixe pas de durée minimale pour un salarié licencié avec une ancienneté inférieure à 6 mois. Si aucune disposition conventionnelle ou contractuelle ne le prévoit, l’entreprise peut fixer un préavis raisonnable, mais cela reste rare et peut être contesté.

Durant le préavis, le salarié continue d’exécuter son contrat de travail dans les conditions normales, sauf dispense de son entreprise. Il perçoit sa rémunération habituelle (salaire, primes, avantages).

Dispense de préavis par l’employeur 

Comme lors d'une démission, l’entreprise peut dispenser un salarié d’exécuter le préavis quand elle le licencie. Cette dispense doit être précisée par écrit au salarié et une indemnité compensatrice de préavis doit lui être versée. Celle-ci équivaut au salaire intégral qui aurait dû être perçu au cours du préavis. 

📝 À noter : la dispense de préavis n’avance pas la date de la rupture de la collaboration. 

L’indemnité compensatrice de préavis doit prendre en compte les primes habituellement perçues par le salarié, ainsi que les heures supplémentaires communément effectuées.

Cette dernière peut être versée au salarié en plusieurs fois, à la date correspondant mensuellement au paiement du salaire. Elle peut également être versée en une seule fois à la date de cessation du contrat de travail.

5. Fin du contrat de travail

À l'issue du préavis, le contrat est rompu. L’entreprise doit remettre au salarié les documents de fin de contrat :

• le certificat de travail ;

• le reçu pour solde de tout compte ;

• l'attestation France Travail (anciennement Pôle emploi) ;

• un récapitulatif de l'épargne salariale le cas échéant.

📝 À noter : la remise de ces documents doit intervenir dans un délai raisonnable après la fin du contrat. Sans quoi, l’entreprise s’expose à des sanctions.

6. Versement des indemnités

Le salarié peut percevoir :

• une indemnité légale ou conventionnelle de licenciement (sauf en cas de faute grave ou lourde) ;

• une indemnité compensatrice de préavis si dispensé ;

• une indemnité compensatrice de congés payés pour les jours non pris.

En 2025, l'indemnité légale de licenciement est exonérée d'impôt sur le revenu dans la limite de 282 600 euros.

👉 Suivez notre guide pour tout comprendre sur le calcul de l'indemnité de licenciement.

💡 Bon à savoir : Il est possible de recourir à un simulateur pour comprendre la démarche applicable en fonction du motif de licenciement.

Simulateur pour comprendre la procédure de licenciement en fonction du motif

Quelles sont les spécificités à prendre en compte selon le motif de licenciement ?

Les démarches à suivre pour licencier un collaborateur peuvent différer en fonction du motif avancé pour la rupture du contrat. Il est donc important de connaître ces spécificités afin d’éviter tout litige au conseil de prud’hommes.

Licenciement pour motif personnel

Il repose sur des faits inhérents au salarié : insuffisance professionnelle, absences répétées, etc. Dans ce cas, la procédure standard décrite ci-dessus s'applique.

Licenciement disciplinaire

En cas de faute, l'établissement doit engager la procédure dans les 2 mois suivant la connaissance des faits. La notification du licenciement pour faute, y compris en cas de rupture pour faute simple, doit intervenir dans le mois suivant l'entretien préalable.

Licenciement pour inaptitude

Après avis d'inaptitude du médecin du travail, l'employeur doit rechercher un reclassement. Si ce dernier est impossible, il peut licencier le salarié, en respectant un délai d'un mois après la déclaration d'inaptitude.

👉 Pour éviter toute sanction, lisez notre guide sur le fonctionnement du licenciement pour inaptitude.

Licenciement économique

Il est justifié par des difficultés économiques ou des mutations technologiques. L'employeur doit respecter la procédure spécifique du licenciement économique : consultation des représentants du personnel, proposition de contrat de sécurisation professionnelle, etc.

Litige sur la procédure de licenciement : que faire ?

Le salarié peut contester son licenciement devant le conseil de prud'hommes dans un délai de 12 mois à compter de la notification. Le juge peut alors :

• constater une irrégularité de procédure ;

• réfuter la présence de cause réelle et sérieuse ;

• prononcer l'annulation du licenciement ;

• confirmer la validité du licenciement.

Une procédure irrégulière peut obliger l’entreprise à indemniser le salarié, sans pour autant annuler le licenciement si le motif est jugé valable.

💡 Bon à savoir : un accord transactionnel peut être conclu à la suite d'un licenciement afin de mettre fin à un litige existant entre l’employeur et le salarié, ou afin de prévenir une contestation à naître.

👉 Pour sécuriser vos démarches de gestion des ressources humaines, consultez les experts PayFit.