Comment se déroule une procédure de licenciement ?

Tout employeur qui souhaite de manière unilatérale procéder à la rupture du contrat de travail d’un salarié pour un motif réel et sérieux en dehors de la période d’essai, doit nécessairement respecter la procédure de licenciement encadrée par la loi. 

Le non-respect des étapes de la procédure par l'employeur peut entraîner de lourdes sanctions financières. 

Quelle est la procédure de licenciement à respecter ? Comment se déroule une procédure de licenciement ? Combien de temps dure une procédure de licenciement ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que la procédure de licenciement ? 

La procédure de licenciement désigne les différentes étapes qui doivent être obligatoirement respectées par l’employeur, lorsque ce dernier souhaite mettre un terme au contrat de travail d’un salarié pour un motif réel et sérieux : 

• le motif réel suppose que le licenciement du salarié soit fondé sur des éléments objectifs et vérifiables qui justifient la rupture du contrat de travail ;

• le motif sérieux implique que le licenciement du salarié soit inévitable. 

💡 Bon à savoir : cette procédure de licenciement ne s’applique pas aux salariés protégés ou aux salariés étrangers ne disposant pas d’autorisation de travail.

Cette procédure doit respecter les différents délais de licenciement pour ne pas être viciée.

La procédure de licenciement pour motif économique peut différencier des autres procédures de licenciement. L'employeur doit notamment fixer des critères d'ordre des licenciements économiques.

Quelles sont les étapes de la procédure de licenciement ? 

Les étapes de la procédure de licenciement s'appliquent à tous les licenciements quel qu’en soit le motif de licenciement. Certaines spécificités peuvent toutefois s’ajouter à la procédure en fonction du motif.

Étape 1 : Convocation à l’entretien préalable de licenciement

L’employeur qui souhaite licencier un salarié doit obligatoirement le convoquer à un entretien préalable de licenciement pour s’entretenir avec lui. La convocation du salarié à l’entretien préalable doit se faire par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception, ou la remise d’une lettre de convocation contre décharge. 

Cette lettre de convocation à l’entretien doit obligatoirement contenir : 

• l’objet de la convocation ;

• la date et l’heure de l’entretien ;

• le lieu de l’entretien ;

• l’information indiquant au salarié qu’il dispose de la possibilité de se faire assister. 

⚠️ Attention : l’employeur peut être condamné à verser au salarié une indemnité égale à 1 mois de salaire lorsque la lettre de convocation ne mentionne pas que le salarié peut se faire assister. 

L’employeur qui souhaite mettre en oeuvre une procédure de licenciement pour inaptitude pendant l'arrêt maladie d'un salarié, doit veiller à le convoquer pendant les horaires de sorties autorisées par son arrêt de travail.

L’employeur doit respecter un délai de 5 jours ouvrables entre la remise du courrier de convocation au salarié et la date de l’entretien afin de lui permettre de se préparer. 

💡 Bon à savoir : lorsque le délai de 5 jours prend fin un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant. 

Exemple : l’employeur remet au salarié la lettre de convocation un lundi. Le délai de prévenance expirant un samedi, l’entretien aura lieu au plus tôt le mardi suivant. 

💡 Bon à savoir : dans le cadre d'une procédure de licenciement économique, l'employeur est dispensé de réaliser ces entretiens s'il licencie au moins 10 personnes sur une période de 30 jours et si l'entreprise est dotée d'un CSE.

Étape 2 : Entretien préalable de licenciement

La loi prévoit que chacune des parties dispose de la possibilité de se faire assister lors de l’entretien préalable de licenciement. Toutefois, ni l'employeur, ni le salarié ne peut avoir recours au service d’un avocat.

➡️ Assistance de l’employeur

Le Code du travail ne fixe pas précisément les personnes habilitées à assister l’employeur dans le cadre de l’entretien préalable de licenciement. Toutefois, la Cour de cassation a fixé quelques règles à respecter concernant l’assistance de l’employeur, sous peine d’entraîner l’irrégularité de la procédure : 

• l’employeur peut se faire assister à condition que cela ne porte pas atteinte aux intérêts du salarié

• l’assistance de l’employeur est limitée à une seule personne appartenant obligatoirement au personnel de l’entreprise

💡 Bon à savoir : l’employeur peut se rendre lui-même à l’entretien préalable de licenciement ou peut se faire représenter par une personne appartenant au personnel de l’entreprise détenant une délégation de pouvoir. 

➡️ Assistance du salarié

Dans le cadre de l’entretien préalable de licenciement, le salarié dispose de la possibilité de se faire assister par  : 

• une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise (un représentant du personnel ou tout autre salarié) ; 

• ou en l’absence de représentant du personnel, par un conseiller du salarié.

Le salarié qui envisage de se faire assister par un conseiller du salarié, doit obligatoirement en informer l’employeur en amont de l’entretien. 

💡 Bon à savoir : contrairement à l’employeur, le salarié ne peut pas se faire représenter par une autre personne lors de l’entretien de l’entretien préalable de licenciement, sauf incapacité totale pour le salarié de se déplacer sur le lieu de l’entretien pour cause de maladie ou d’accident. La représentation du salarié nécessite d’obtenir l’accord exprès de l’employeur. 

➡️ Déroulement de l'entretien 

Au cours de l’entretien préalable, l’employeur expose au salarié les motifs qui l’amènent à envisager son licenciement. Le salarié doit pouvoir s’exprimer en toute liberté, il a le droit d’apporter des explications et de tenter une conciliation.

La loi interdit à l’employeur et au salarié d’enregistrer l’entretien à l’insu de l’autre partie. 

💡 Bon à savoir : le salarié n’a aucune obligation de se rendre à l’entretien préalable, et son absence ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement. Toutefois, son absence n’empêche pas l’employeur de poursuivre la procédure de licenciement. 

À la suite de l’entretien préalable, l’employeur peut renoncer à sa volonté de licencier le salarié ou décider de poursuivre la procédure de licenciement. 

Étape 3 : Notification de licenciement

Suite à l’entretien, l’employeur doit notifier au salarié sa décision de le licencier. Le licenciement du salarié doit obligatoirement lui être notifié par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tôt 2 jours ouvrables après la date de l’entretien préalable. Ce délai permet à l’employeur de prendre le temps nécessaire à la réflexion suite à l’entretien, avant de prendre sa décision.

💡 Bon à savoir : la notification d’un licenciement pour motif économique doit avoir lieu au plus tôt 7 jours ouvrables après l’entretien préalable.

La lettre de licenciement doit comporter le ou les motifs précis justifiant le licenciement du salarié. Si les motifs évoqués dans la lettre de notification ne sont pas assez précis, des précisions éventuelles pourront être apportées par l’employeur dans un délai de 15 jours à compter de la notification, à son initiative ou à la demande du salarié.

💡 Bon à savoir : si l’employeur dispose de la possibilité d’apporter des précisions aux motifs énoncés initialement dans la lettre de notification, de dernier ne peut pas modifier les motifs évoqués ou ajouter de nouveaux motifs. 

Étape 4 : Préavis de licenciement

➡️ Durée du préavis 

En dehors d’un licenciement pour faute grave, faute lourde ou d’une dispense de préavis par l’employeur, le salarié doit effectuer un préavis de licenciement. Le préavis débute le jour de l’envoi ou de la remise de la lettre de notification de licenciement quand bien même le salarié n’en accuse pas la réception. Lorsque la durée du préavis de licenciement est prévue par le contrat de travail, le salarié doit s’y référer. 

À défaut de précision dans le contrat de travail, la durée du préavis est : 

• prévue par la convention collective ou un accord collectif lorsque l’ancienneté du salarié est inférieure à 6 mois ;

• de 1 mois lorsque l’ancienneté du salarié est comprise entre 6 mois et 2 ans ;

• de 2 mois si le salarié a une ancienneté de plus de 2 ans. 

💡 Bon à savoir : une convention de branche ou un accord collectif peut prévoir une durée de préavis plus longue ou une condition d’ancienneté différente. 

Le salarié continue d’exécuter son contrat de travail dans les conditions habituelles tout au long du préavis, et perçoit sa rémunération habituelle. 

➡️ Dispense de préavis par l’employeur 

Comme lors d'une démission, l’employeur dispose de la possibilité de dispenser un salarié d’exécuter le préavis quand il le licencie. Cette dispense doit être précisée par écrit au salarié et une indemnité compensatrice de préavis doit lui être versée. Cette indemnité correspond au salaire intégral que le salarié aurait perçu s'il avait continué à travailler au cours du préavis. 

Par ailleurs, la dispense de préavis n’avance pas la date de la rupture du contrat de travail. 

💡 Bon à savoir : l’indemnité compensatrice de préavis doit prendre en compte les primes habituellement perçues par le salarié, ainsi que les heures supplémentaires communément effectuées.

Cette dernière peut être versée au salarié en plusieurs fois, à la date correspondant mensuellement au paiement du salaire. Elle peut également être versée en une seule fois à la date de cessation du contrat de travail. 

💡 Bon à savoir : l’indemnité compensatrice de préavis n’est pas due en cas de faute grave ou faute lourde ou demande de dispense de préavis à l’initiative du salarié.

Étape 5 : Fin du contrat de travail 

Le contrat de travail prend fin automatiquement au dernier jour du préavis. Au départ du salarié de l’entreprise, l’employeur doit remettre au salarié les documents de fin de contrat, à savoir : 

• le certificat de travail ;

• le reçu pour solde de tout compte ;

• l’attestation Pôle emploi ;

• un récapitulatif de l’épargne salariale du salarié. 

À noter que la remise des documents de fin de contrat est obligatoire et l'employeur doit en respecter les règles de procédure légalement associées.

💡 Bon à savoir : il n'existe pas de délai légal pour la remise des documents de fin de contrat, bien qu'il soit demandé à l'employeur de respecter un "délai raisonnable".

Étape 6 : Versement des indemnités

L’employeur doit également verser au salarié l'indemnité légale de licenciement visant à compenser la perte de son emploi. Cette indemnité varie selon le motif du licenciement du salarié et son ancienneté au sein de l’entreprise.

Dans le cadre d'un licenciement pour faute, seul le licenciement pour faute simple ouvre droit au versement de cette indemnité. En effet, le salarié est privé de l'indemnité légale de licenciement en cas de faute grave ou lourde.

💡 Bon à savoir : Il est possible de recourir à un simulateur pour comprendre la procédure de licenciement applicable en fonction du motif de licenciement.

Simulateur pour comprendre la procédure de licenciement en fonction du motif

Qui saisir en cas de litige portant sur la procédure de licenciement ? 

Tout salarié peut contester son licenciement dans un délai de 12 mois à compter de la notification du licenciement devant le Conseil de prud’hommes. La contestation du licenciement peut porter sur : 

• le motif du licenciement ;

• l’absence de mention indiquant au salarié qu’il pouvait se faire assister au cours de l’entretien préalable ;

• le non-respect de la procédure de licenciement en matière de délai.

Une procédure de licenciement reconnue irrégulière par le Conseil de prud’hommes est sanctionnée par le versement au salarié d’une indemnité égale à 1 mois de salaire brut au maximum. 

Une procédure de licenciement irrégulière n’empêche pas la rupture du contrat de travail lorsque le motif de licenciement est établi comme étant réel et sérieux. Ainsi, le salarié ne pourra pas faire l’objet d’une réintégration dans les effectifs de l'entreprise.

💡 Bon à savoir : un accord transactionnel peut être conclu à la suite d'un licenciement afin de mettre fin à un litige existant entre l’employeur et le salarié, ou afin de prévenir une contestation à naître.