Comment fonctionne le prélèvement à la source sur une fiche de paie ?

Depuis le 1er janvier 2019, la France a adopté un système qui permet de régler l’impôt directement au moment où le salaire est versé, via un prélèvement sur la fiche de paie. Cette réforme a transformé la manière dont chacun contribue aux finances publiques : au lieu d’un règlement unique ou étalé après la déclaration annuelle, la contribution est désormais ajustée automatiquement chaque mois.

Ce dispositif vise à refléter plus fidèlement l’état financier réel des travailleurs, en tenant compte des variations possibles de leurs revenus au fil de l’année.

Qu’est-ce que le prélèvement à la source sur la fiche de paie ? 

Le prélèvement à la source sur le bulletin de salaire est un mode de paiement de l’Impôt sur le Revenu (IR) qui permet de déduire celui-ci automatiquement avant le versement de la paie. 

Le principe est simple : avant que le salaire n’arrive sur le compte bancaire, une partie est retenue par l’employeur pour être reversée à l’administration fiscale. Cette retenue apparaît clairement sur le document remis chaque mois au travailleur. Celui-ci peut ainsi visualiser le montant brut, les cotisations sociales, puis la part destinée aux impôts.

Le bulletin remis chaque mois garde donc son rôle de preuve de ce qui est versé, mais il sert également d’indicateur de la contribution mensuelle. Les employeurs doivent veiller à afficher cette retenue de manière transparente, en respectant l’ordre des lignes obligatoires, notamment la ligne “net à payer” avant la celle relative à l’impôt retenu.

💡 Bon à savoir : pour ne pas commettre d’erreur lors de la détermination du taux d’imposition, vous pouvez utiliser notre modèle de bulletin de paie avec prélèvement à la source.

Comment inscrire le prélèvement à la source sur la fiche de paie ? 

Pour appliquer correctement le prélèvement à la source, l’employeur se base sur un taux communiqué par l’administration fiscale. Celui-ci est appliqué non pas sur le montant total, mais sur la somme qui constitue la base imposable après les cotisations sociales.

En conséquence, certains éléments doivent apparaître visiblement : 

• la base sur laquelle la retenue est appliquée ;

• le taux communiqué par les services publics ou, à défaut, un taux standard ;

• la somme prélevée ;

• le montant final versé au travailleur.

Cette présentation réglementaire permet au collaborateur de vérifier chaque mois que la retenue correspond bien à ses droits et à sa situation.

Comment s’effectue le prélèvement à la source sur la fiche de paie ? 

Les services publics transmettent automatiquement, via un système informatique sécurisé, le taux de prélèvement à la source pour chaque collaborateur. 

Si aucune donnée n’a été transmise ou si le travailleur ne souhaite pas que son taux réel soit communiqué à son employeur, une grille neutre est utilisée. Cette grille repose uniquement sur la paie du mois, sans tenir compte de la situation familiale, des charges supportées ou encore d'éventuels crédits d’impôt.

Le taux transmis ou le taux neutre s’applique à diverses catégories de revenus :

• salaires ;

• pensions versées par les caisses de retraite ;

• allocations versées aux demandeurs d’emploi ;

• indemnités journalières en cas d’arrêt maladie ;

• parties imposables d’indemnités liées à une rupture de contrat.

💡 Bon à savoir : ce système est conçu pour s’adapter instantanément aux variations de salaire. Si un contrat débute ou s’achève en cours de mois, il n'y aura aucune déduction pour entrée/sortie supplémentaire à réaliser au moment du calcul du prélèvement à la source.

Comment est calculé le taux du prélèvement à la source sur la fiche de paie ? 

Taux de prélèvement général

Chaque année, au printemps, chacun complète une déclaration récapitulative de ses revenus de l’année précédente. Cette formalité permet aux services publics de :

• connaître le montant total perçu ;

• identifier les membres du foyer et les charges éventuelles ;

• tenir compte des dépenses ouvrant droit à réduction ou crédit d’impôt ;

• actualiser le taux applicable dès l’été suivant.

Ce taux reflète donc la situation réelle du foyer fiscal dans son ensemble, sauf si un choix particulier est fait. Dès qu’un changement important survient dans la vie du contribuable (mariage, naissance, baisse ou hausse importante des revenus) il est possible de demander une mise à jour anticipée via l’espace en ligne dédié.

Taux de prélèvement individualisé 

Habituellement, le pourcentage utilisé pour déterminer la part d’impôt retenue est établi pour l’ensemble de la famille. Il est toutefois possible d’opter pour une répartition distincte.

Dans ce cas, chacun se voit attribuer un pourcentage calculé uniquement sur ce qu’il perçoit lui-même. L’impôt est donc ajusté séparément pour chaque membre du couple, ce qui permet une répartition plus équitable lorsque les niveaux de revenus diffèrent fortement.

Concrètement, le document mensuel remis par l’employeur indiquera un pourcentage différent pour chacun des conjoints, afin de refléter leur état financier respectif.

Taux de prélèvement non personnalisé 

En règle générale, les services publics transmettent automatiquement à l’employeur le pourcentage applicable pour chaque collaborateur.

Par souci de confidentialité, il est néanmoins possible de refuser cette transmission. Si tel est le cas, l’entreprise doit alors appliquer un pourcentage standard, défini selon une grille officielle.

Ce pourcentage standard ne tient compte que du montant perçu dans le mois, sans considérer les charges familiales ni les éventuels avantages fiscaux dont pourrait bénéficier le travailleur. Ce choix permet donc de préserver totalement la vie privée, mais peut entraîner une retenue plus ou moins élevée que celle normalement due : un ajustement sera alors effectué.

💡 Bon à savoir : pour sécuriser l’établissement des bulletins, il peut être utile de solliciter un professionnel, notamment un expert-comptable. Vous pouvez également consulter notre dossier complet consacré à la comptabilisation du prélèvement à la source.

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