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Lorsqu’un salarié intègre ou quitte une entreprise en cours de mois, il arrive qu’ il n’effectue pas l’intégralité des heures prévues dans son contrat de travail.
Dans ces cas, le gestionnaire de paie doit procéder à une déduction entrée-sortie sur la fiche de paie qui consiste à ajuster la rémunération au prorata des heures de présence et d’absence du collaborateur.
Il existe deux manières de calculer les déductions entrée-sortie : selon la méthode de l’horaire réel (jugée comme la plus précise par la Cour de cassation) ou selon la méthode du forfait .
Chaque mois, l’employeur doit établir une fiche de paie conforme pour chacun des membres de son personnel.
Lorsqu’ un mois est incomplet (en cas d’embauche ou de départ en cours de période d’un collaborateur par exemple), il faut recalculer la rémunération en fonction du temps réellement travaillé : on parle alors de déduction entrée sortie sur la fiche de paie , aussi appelée retenue E/S .
Pour éviter les erreurs, cette opération comptable doit suivre une méthode de calcul précise .
La déduction entrée-sortie sur une fiche de paie est une opération de paie qui consiste à ajuster la rémunération d'un salarié au prorata de son temps de présence, lorsque celui-ci entre ou quitte l'entreprise en cours de mois. Concrètement, lorsqu'un salarié mensualisé ne réalise pas toutes les heures prévues dans son contrat de travail (pour cause d'arrivée ou de départ), cela a une incidence sur le montant de son salaire.
Pour cela, le service de gestion des paies doit comptabiliser le temps d’absence du salarié sur le mois écoulé pour réaliser le calcul du salaire d’un mois incomplet : il procède alors à une déduction entrée-sortie sur la fiche de paie .
💡 Bon à savoir : on parle aussi d’“absence entrée sortie “, de “ retenue entrée sortie ” ou simplement de “retenue E/S ”.
La déduction entrée sortie sur le bulletin de salaire est indispensable pour calculer avec justesse la rémunération d’un collaborateur selon ses heures de présence.
En effet, en cas de mois incomplet , le gestionnaire de paie doit adapter le salaire brut ou encore les cotisations sociales ainsi que le Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale (PMSS).
👉 À noter : l’absence pour entrée/sortie permet d’établir un document exact et ainsi d’éviter les erreurs sur la fiche de paie pouvant entraîner des sanctions sociales ou fiscales.
La retenue E/S se calcule en prenant en compte :
le salaire de base ;
le plafond de la Sécurité sociale ;
et le nombre de jours accomplis dans le mois.
Pour la réaliser, l’employeur doit procéder à plusieurs calculs sur la fiche de paie .
Voici notre guide en plusieurs étapes.
Le service de paie doit tout d’abord évaluer la rémunération brute selon deux critères :
déterminer le nombre d’heures travaillées au cours du mois ;
calculer le salaire brut en fonction de ces heures.
L’employeur doit ensuite calculer la rémunération nette , notamment en déduisant les différentes cotisations sociales dues.
Il faut également calculer le prélèvement à la source sur la fiche de paie .
Pour cela, l'employeur applique au net imposable le taux personnalisé d'imposition communiqué par l'administration fiscale via la DSN, puis retranche le montant obtenu du net à payer avant impôt pour obtenir le net à verser au salarié.
Enfin, il est nécessaire de déterminer le taux horaire du mois du salarié :
Formule
Taux horaire = salaire brut mensuel en euros/ nombre d’heures de travail prévues dans le mois
Une fois ces étapes réalisées, il ne reste plus qu’à appliquer la formule de retenue E/S .
Modèle de fiche de paie
Il existe deux méthodes pour effectuer le calcul de la retenue E/S .
C’est la formule privilégiée par un arrêt de la Cour de cassation car elle est considérée comme la plus précise et la plus juste pour les salariés.
Comme son nom l’indique, elle consiste à prendre en compte le temps de travail réel exécuté dans le mois par le collaborateur.
Pour cela, deux approches sont possibles :
1 - Soit en calculant le nombre d’heures de travail réelles effectuées dans le mois :
Formule
Retenue E/S = salaire de base − (nombre d'heures réellement effectuées × taux horaire)
2 - Soit en se basant sur le calcul de l’absence en paie (c’est-à-dire les heures non travaillées par le collaborateur) :
Formule
Retenue E/S = nombre d'heures d'absence × taux horaire
Certains employeurs peuvent utiliser cette formule pour les salariés au forfait jour .
Formule
Retenue E/S = taux horaire forfaitaire × nombre d'heures d'absence dans le mois
💡 Bon à savoir : il est recommandé d’utiliser la méthode plus avantageuse pour le salarié.
La déduction E/S doit apparaître clairement sur le bulletin de paie du salarié concerné.
Selon le logiciel de paie employé, elle est généralement située sur la deuxième ligne intitulée “ déduction entrée sortie “ (sous la première ligne qui sert à indiquer le salaire de base).
👉 À noter : dès lors qu’un salarié rompt son contrat avant la fin du mois, la retenue E/S est mentionnée dans le solde de tout compte .
Modèle de fiche de paie
En aucun cas. La déduction entrée-sortie ne s’applique que si l’engagement ou la rupture du contrat de travail ont lieu en cours de mois. Elle ne concerne ni les congés payés ni les arrêts maladie.
Oui, cette retenue E/S pour absence concerne aussi bien les CDI , les CDD que les contrats de travail à temps partiel . Autrement dit, tous les salariés qui bénéficient d’une mensualisation de salaire .
La méthode des heures réelles est recommandée par la Cour de cassation parce qu’elle est la plus juste, la plus précise. Toutefois, l’entreprise est libre d’adopter une autre méthode de calcul , en particulier si elle est plus favorable aux collaborateurs.
Bien qu’elle ait été validée, il est possible de modifier la fiche de paie en cas d’erreurs. Pour cela, l’employeur doit éditer un bulletin de salaire rectificatif . De nombreux services RH utilisent aujourd’hui une connexion à un logiciel de paie pour automatiser ce type d’opérations et diminuer les erreurs de saisie.
Au moment de faire la fiche de paie d’un salarié qui arrive ou quitte l’entreprise, il est indispensable d’ ajuster le PMSS avec la formule suivante :
Plafond proratisé = plafond mensuel x (nombre de jours de la période d’emploi / nombre de jours calendaires du mois)
Par exemple, pour l’embauche d’un salarié le 20 mars 2026, le plafond du mois de mars doit être réduit pour prendre en compte le temps de présence comme suit :
Plafond proratisé = plafond mensuel x (12 jours / 31 jours).
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