Comment organiser une journée d’intégration en entreprise ?

Faire une annonce de recrutement, passer au crible les candidatures reçues, organiser des entretiens d’embauche, recruter les nouveaux salariés et procéder à la gestion du personnel ne sont pas une mince affaire.

Après avoir finalisé ce long processus de recrutement, l’employeur ne doit pas négliger l’accueil des nouveaux collaborateurs. La journée d’intégration en entreprise permet généralement de poser les bases de la future collaboration professionnelle.

Comme l’onboarding d’un nouveau collaborateur, cette première journée requiert une bonne organisation. En effet, selon le baromètre Workelo x Ipsos 2024, si 97 % des salariés considèrent qu'une bonne intégration est essentielle, dans les faits, 50 % disent avoir déjà vécu une mauvaise expérience d'intégration.

Qu’est-ce qu’une journée d’intégration en entreprise ? 

Faisant suite aux formalités d’embauche, la journée d’intégration en entreprise constitue souvent la première étape de l’accueil des nouvelles recrues. 

Durant cette journée, vous accueillez et accompagnez vos nouveaux collaborateurs au sein de l'entreprise. Généralement, la journée d’intégration a lieu le jour de l’arrivée du nouveau salarié au sein de l’entreprise.

💡 Bon à savoir : les semaines qui précèdent l'intégration du nouveau salarié, il est important de lui transmettre les documents et informations nécessaires à son entrée dans l'entreprise. Par ailleurs, il peut être judicieux de diffuser une note de service annonçant l'arrivée du nouveau salarié pour prévenir le personnel. L'automatisation de l'onboarding facilite cette préparation en amont en permettant l'envoi et la collecte des documents administratifs avant même l'arrivée physique du salarié, pour que la journée d'intégration reste centrée sur l'accueil humain.

Pourquoi la journée d’intégration en entreprise est-elle essentielle ?

La journée d’intégration a souvent plusieurs objectifs tournés à la fois vers la transmission des informations essentielles et la bonne expérience du salarié.

Rassurer le nouveau salarié

Habituellement, le premier jour en entreprise s’accompagne d’une certaine appréhension pour les nouveaux collaborateurs. Selon le baromètre Workelo x Ipsos pré-cité, 52 % des recrues des grandes entreprises se disent stressées avant leur premier jour, contre 45 % en PME/ETI. En effet, découvrir un nouveau monde, s’intégrer dans une nouvelle équipe et s’adapter à un nouvel environnement peuvent être compliqués.

Une journée d’intégration en entreprise réussie doit permettre d’apaiser les inquiétudes du nouvel embauché, de le rassurer et de favoriser son efficacité. 

⚠️  Attention : dans le cas contraire, une intégration ratée peut avoir des conséquences sur son enthousiasme, sur sa motivation et sur son choix de continuer ou de mettre fin à son contrat au sein de l’entreprise.

Expliquer le rôle du nouvel employé au sein de l’entreprise

Tous les salariés ont un objectif commun : la réussite de l’entreprise.

Il convient, en conséquence, de bien expliquer au nouvel embauché son rôle afin d’atteindre ce but lors de sa prise de poste. L’éclairer sur l’objectif de ses missions lui permettra de donner du sens à son travail.

Transmettre les valeurs et les informations sur l’entreprise

Au cours de la journée d’intégration en entreprise, l’employeur a également la possibilité de faire découvrir au nouveau salarié, l’histoire et les valeurs sur lesquelles s’enracinent dans l’entreprise.

C’est aussi l’occasion de l’informer sur le règlement intérieur de l’entreprise qui y est en vigueur.

Diffuser une bonne image de l’entreprise

La journée d’accueil des nouveaux embauchés contribue aussi à construire la marque employeur de l’entreprise.

Comment préparer la journée d’intégration en entreprise ?

Organiser une journée d’intégration en entreprise ne s’improvise pas. Il est nécessaire de :

• définir, en avance, les objectifs à atteindre ;

• consacrer un budget spécifique à la journée d’intégration en entreprise ;

• analyser les moyens permettant d’accomplir les objectifs définis ;

• définir un programme pour la journée d’intégration en entreprise ;

• mettre en place les idées et les outils nécessaires à l’intégration.

💡  Bon à savoir : l’intégration en entreprise peut aussi s’étaler sur plusieurs jours. Il est, par conséquent, souhaitable d’établir un planning d’intégration du salarié.

Quelles idées peut-on mettre en place lors d’une journée d’intégration en entreprise ? La journée d’intégration en entreprise peut se dérouler comme suit :

Étape 1 : Accueil du nouveau salarié

L’accueil du nouveau salarié est une étape cruciale dans son parcours d’intégration. 

Cet accueil peut se faire par l’un des membres de l’équipe dans laquelle il sera intégré ou par un membre du service des ressources humaines.

Une journée d’intégration en entreprise originale peut débuter, par exemple, par un petit déjeuner avec les membres de l’équipe. Il permettra au nouvel employé de se présenter et de faire connaissance avec ses collègues.

💡 Bon à savoir : s’il y a un système de parrainage au sein de l’entreprise, l’organisation d’un petit déjeuner peut être l’occasion pour le nouveau salarié de rencontrer son buddy (parrain en français).

Étape 2 : Présentation de l’entreprise 

L’animation de la journée d’accueil en entreprise doit passer par la présentation de l’entreprise : son histoire, son objectif, ses valeurs et les différents services qui la composent.

💡 Bon à savoir : pour que le nouveau salarié ne soit pas saturé par les informations, il est nécessaire de diversifier les supports de présentation (présentation PowerPoint, vidéos, etc.). C’est aussi l’occasion de lui remettre un livret d’accueil pour qu’il conserve une trace écrite de l’organisation et des règles de fonctionnement.

Étape 3 : Visite de l’entreprise

À la suite de la présentation de l’entreprise, une visite guidée des locaux s’impose. En effet, elle permet de favoriser l’adaptation du nouveau salarié. La visite peut finir par son accompagnement jusqu’à son bureau.

Une idée lors d’une journée d’intégration en entreprise est de préparer un petit cadeau de bienvenue pour chaque nouvel arrivant. Il peut par exemple s’agir d’un bloc-notes et d’un stylo avec le logo de l’entreprise ou encore d’un pull ou d’une gourde.

Étape 4 : Remise du matériel

Intégrez aussi la remise du matériel au programme de la journée. 

Profitez de ce moment pour lui expliquer comment se servir des différents outils, logiciels et applications utilisés au sein de l’entreprise.

💡 Bon à savoir : n’oubliez pas de le renseigner aussi sur les mesures de sécurité liées à l’emploi de l’ordinateur et internet.

Étape 5 : Échange avec le manager

Il est important de prévoir un créneau pour permettre au manager d’expliquer au nouveau collaborateur :

• ses missions ;

• le mode de fonctionnement de l’équipe ;

• et son programme pour les prochains jours.

Cette étape lui permettra d’avoir de la visibilité sur ce qui est attendu de lui et d’effacer, ainsi, les zones d’ombre. 

Quel programme pour la journée d’intégration en entreprise ?

Un exemple de journée d’intégration en entreprise serait  :

• 9h15 à 9h30 : accueil du nouveau collaborateur ;

• 9h30 à 10h00 : petit déjeuner avec les membres de son équipe ;

• 10h00 à 11h30 : présentation de l’entreprise ;

• 11h30 à 12h : visite des locaux et du bureau ;

• 12h30 à 14h00 : déjeuner avec les collaborateurs ;

• 14h00 à 15h00 : remise du matériel ;

• 15h00 à 16h00 : point sécurité ;

• 16h00 à 17h30 : échange avec le manager.

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