Que comprend l’indemnité kilométrique ?

Le remboursement du transport par l’employeur est une prise en charge obligatoire pour aider les salariés à se rendre sur leur lieu de travail, que ces derniers utilisent les transports en commun, comme leur véhicule personnel. Dans ce dernier cas de figure, l’entreprise prend en charge les frais kilométriques en versant une prime de transport ou une indemnité kilométrique.

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ? Dans quels cas l’indemnité kilométrique est-elle versée ? Comment la calculer ? PayFit vous éclaire.

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ?

L’indemnité kilométrique est versée aux salariés pour compenser leurs frais de déplacements professionnels avec leur véhicule personnel. Ces frais réels comprennent les dépenses pour le carburant, l’assurance, les réparations, etc. 

Les trajets professionnels regroupent les déplacements liés aux missions du salarié. Il peut s’agir d’un rendez-vous client, d’une livraison, d’un déplacement inter-sites, ou encore d’une intervention technique.

Si ces frais réels ne figurent pas sur votre déclaration de revenus, la déduction forfaitaire automatique de 10 % s’applique automatiquement.

💡 Bon à savoir : le versement de l’indemnité kilométrique par l’employeur peut se cumuler avec le versement de la prime de transport.

Dans quels cas l’indemnité kilométrique est-elle versée ?

L’administration de l’entreprise valide le versement d’une indemnité kilométrique lorsque le salarié justifie les dépenses suivantes dans le cadre professionnel :

• achat du véhicule ;

• dépenses nécessaires pour le fonctionnement de la voiture (carburant, entretien, réparations) ;

• frais d’assurance ;

• contrôle technique ;

• carte grise.

La note de frais kilométrique doit mentionner la date du déplacement, la destination, le nombre de kilomètres parcourus et le nom du client.

⚠️ Attention  : le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société. Si tel est le cas, l’entreprise prend directement en charge les frais de déplacement.

Les indemnités kilométriques concernent également les salariés contraints d’utiliser leurs véhicules personnels pour les raisons suivantes :

• les horaires de travail ne leur permettent pas d’utiliser les transports publics ;

• les transports en commun sont éloignés du lieu de travail.

La distance entre le lieu de travail et le domicile doit respecter les règles suivantes :

• si le salarié habite à moins de 40 kilomètres de l’entreprise, l’intégralité de son trajet entre le domicile et le lieu de travail est pris en compte ;

• si le salarié se situe à plus de 40 kilomètres de l’entreprise, la déduction des frais réels de transport est limitée à 40 kilomètres. Le remboursement de l’intégralité du trajet domicile-entreprise concerne uniquement des situations particulières (domicile en zone rurale et trajet frontalier).

💡 Bon à savoir : la prise en charge de l’employeur n’est pas soumise aux cotisations sociales lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Le remboursement des frais d'essence par l'employeur s’effectue à l’aide du barème établi par l’administration fiscale. 

💡 Bon à savoir : les barèmes kilométriques applicables en 2025 s’appliquent pour les frais de déplacement en voiture supportés au cours l’année 2024.

Le montant de l’indemnité kilométrique varie en fonction du véhicule personnel du salarié. Il est majoré de 20 % pour l’utilisation d’un véhicule électrique.

Deux facteurs sont pris en compte pour calculer les indemnités kilométriques du salarié :

• les kilomètres parcourus ;  

• la puissance du véhicule. 

Si certaines conventions collectives prévoient des règles particulières, ce n'est pas le cas de l'indemnité kilométrique sous Syntec. Cette convention collective applique les calculs de l’administration comme indiqué ci-dessous.

💡 Bon à savoir : tout véhicule de 8 chevaux (8 CV) ou plus se voit appliquer le barème des véhicules de 7 chevaux (7 CV). 

Voici les différents barèmes kilométriques en fonction du type de voiture. Les tableaux s’appliquent pour les véhicules thermiques, hybrides ou à hydrogène. La valeur “d” correspond à la distance parcourue en kilomètres.

Les trois tableaux suivants concernent uniquement les véhicules 100 % électriques.

💡 Bon à savoir : notre fiche pratique vous aide à y voir plus clair sur la gestion des éléments variables de paie.