Comment fonctionnement les indemnités kilométriques sous Syntec ?

Employeur, vous pouvez avoir des interrogations sur la convention collective Syntec et les indemnités kilométriques. 

Cette question vous concerne si votre entreprise a une activité principale d’ingénierie, de conseil, de services informatiques, de cabinets d’ingénieurs-conseils, d’entreprises d’événementiel et de traduction et d’interprétation.

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ? Quelles sont les dispositions de la convention Syntec sur ce sujet ? Quels sont les frais de déplacement pris en charge par la Syntec ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ?

Lorsqu’un salarié ne peut pas prendre les transports en commun dans le cadre de ses déplacements professionnels, il peut être contraint d’utiliser son véhicule personnel.

Cette impossibilité trouve sa source dans les horaires de travail du salarié ou dans l’absence de transports en commun ou de leur éloignement par rapport à son domicile ou à son lieu de travail. Le salarié peut ainsi solliciter le remboursement des frais d'essence par l'employeur.

Dans ce cas, l’employeur prend en charge les frais engagés par le salarié, lorsqu’il s’agit de déplacements professionnels.

L’indemnité kilométrique correspond au remboursement de ces frais.

⚠️ Attention : les indemnités kilométriques diffèrent :

• de la prime de transport : remboursement des frais de carburant et d’alimentation de certains types de véhicules (véhicules hybrides rechargeables, véhicules à hydrogène et véhicules électriques) ;

• du chèque transport : un titre de paiement permettant aux salariés de régler leurs frais de déplacement domicile-travail.

Quelles sont les indemnités kilométriques sous Syntec ?

La convention collective Syntec ou la convention collective des bureaux d’études techniques ne prévoit pas de règles particulières sur l’indemnité kilométrique sous Syntec. Ces dernières peuvent être prévues par un accord d’entreprise ou par un accord entre l’employeur et le salarié précisé dans le contrat de travail.

Condition de prise en charge

La prise en charge de l’indemnité kilométrique du salarié ne peut avoir lieu que lorsque ce dernier :

• est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles ;

• est en règle concernant les obligations légales liées à l'utilisation d'un véhicule (carte grise, permis de conduire, assurance, vignette) ;

• est en capacité de justifier les frais de déplacement engagés.

L'utilisation d'une note de frais kilométrique permet au salarié de demander à l'employeur un remboursement des frais professionnels liés à l'utilisation de son véhicule.

💡 Bon à savoir : le salarié pourra également obtenir le remboursement de certains frais concernant son véhicule personnel, à savoir :

• l’amortissement du véhicule ;

• les frais de garage ;

• les frais de réparations ;

• les frais d’entretien ;

• les frais d’assurances.

Calcul des indemnités kilométriques

Si vous souhaitez mettre en place les indemnités kilométriques pour vos salariés, vous devez vous référer au barème fixé par l’administration fiscale. Deux facteurs sont pris en compte pour le calcul des indemnités kilométriques du salarié :

• les kilomètres parcourus ; 

• la puissance du véhicule. 

Voici les différents barèmes kilométriques applicables en 2025 en fonction du type de véhicule.

💡 Bon à savoir : tout véhicule de 8 chevaux (8 CV) ou plus doit se voir appliquer le barème des véhicules de 7 chevaux (7 CV). 

d = distance parcourue en kilomètre