Comment organiser les entretiens professionnels ?

En tant qu’employeur, vous avez pour obligation d’organiser, tous les 2 ans, un entretien professionnel entre vous et chacun de vos salariés. Cet entretien se déroule également après certaines périodes d’absence de vos salariés comme le congé maternité ou un arrêt maladie de plus de 6 mois. 

L’entretien professionnel a pour objectif de faire un point sur les perspectives d’évolution de carrière du salarié. Ce bilan peut être un moment opportun pour l’informer sur ses droits à la formation, afin qu’il puisse gagner en compétences via l’utilisation de son CPF (Compte Personnel de Formation).

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ? À quelle fréquence faut-il organiser l’entretien professionnel ? Comment préparer l’entretien professionnel ? PayFit vous explique.

Qu'est-ce qu’un entretien professionnel ?

Selon l’article L6315-1 du Code du travail, l’entretien professionnel doit être réalisé tous les deux ans entre l’employeur et un salarié.

Il vise à accompagner le salarié dans son parcours professionnel. L'entretien doit obligatoirement traiter de certains sujets comme :

• les perspectives d'évolution professionnelle du salarié (changement de poste, qualifications, etc.) ;

• le suivi d'actions de formation et de certification ou de Validation des Acquis de l'Expérience professionnelle (VAE) du salarié ;

• l'activation du CPF et son financement par l'employeur ;

• le Conseil en Évolution Professionnelle (CEP).

L'entretien professionnel doit concerner tous les salariés, indépendamment de leur type de contrat et de leur temps de travail. 

Certaines conventions collectives peuvent prévoir des modalités spécifiques, comme la réalisation de l’entretien professionnel tous les 3 ans au-delà d’une certaine ancienneté.

💡 Bon à savoir : les salariés en cours de formation (apprentissage ou contrat de professionnalisation) sont également concernés par l'entretien professionnel. Ils bénéficient d'autres mesures d'accompagnement dans le cadre de leur projet professionnel.

Quelle différence entre entretien annuel et entretien professionnel ?

On entend souvent parler à tort d'entretien professionnel annuel ou encore d'entretien annuel professionnel. Toutefois, il ne faut pas confondre l'entretien annuel (ou entretien d’évaluation) et l'entretien professionnel. 

L’entretien annuel est une évaluation des aptitudes professionnelles et du travail du salarié. Il vise à vérifier qu'une série d'objectifs professionnels sont atteints et à suivre la performance du salarié dans son équipe. L’entretien professionnel vise seulement à permettre au salarié d'exprimer des aspirations professionnelles et de fixer des objectifs de formation. 

L'entretien annuel a de plus une périodicité différente, puisqu’il est réalisé tous les ans.

À quelle fréquence faut-il organiser l'entretien professionnel ?

En principe, l'entretien professionnel se tient à une fréquence variable puisque 3 périodicités sont prévues :

• tous les deux ans, à compter de l'entrée du salarié dans l'entreprise ;

• au retour de certains congés ;

• tous les 6 ans.

Tous les 6 ans, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel a lieu durant l'entretien. Il vise à vérifier que le salarié a :

• bénéficié des entretiens professionnels des 6 dernières années ;

• suivi au moins une action de formation pour développer ses compétences ;

• acquis des certifications par moyen de formation ou de VAE ;

• bénéficié d'une promotion ou une augmentation.

💡 Bon à savoir : un accord collectif peut prévoir des entretiens à des périodicités différentes. Malgré cette liberté pour organiser l’évaluation, les entreprises concernées ne peuvent pas déroger à l'obligation de l'état des lieux tous les 6 ans.

De plus, l'employeur doit obligatoirement proposer un entretien professionnel à certains salariés qui reprennent leur emploi à la suite d'une période d'absence. Il s'agit des salariés qui bénéficient de :

• congé de maternité ;

• congé parental à temps plein ou partiel ;

• congé d'adoption ;

• congé de proche aidant ;

• période de mobilité volontaire sécurisée ;

• congé sabbatique ;

• arrêt maladie de plus de 6 mois ;

• l'exercice d’un mandat syndical.

L'organisation de cet entretien au retour du salarié n'exempte pas l’employeur de la mise en place de l'entretien professionnel tous les deux ans.

💡 Bon à savoir : cet entretien professionnel de reprise d’activité peut être anticipé à l'initiative du salarié sans attendre son retour d'absence.

Comment préparer l'entretien professionnel ?

Si la loi ne prévoit aucun formalisme spécifique pour la convocation à l'entretien professionnel du salarié, il est toutefois conseillé à l'employeur de le faire par écrit pour constituer une preuve.

L'entretien constitue une obligation pour l’employeur, mais une faculté du salarié, qui peut donc choisir de ne pas s'y présenter. Dans ce cas, il est conseillé à l'employeur de prendre acte du refus du salarié de se rendre à l'entretien. 

Afin de préparer l’entretien, l’employeur peut établir une feuille de route en regroupant des informations. Celles-ci concernent autant le bilan du dernier entretien que les souhaits du salarié exprimés auprès de sa hiérarchie ou des Ressources Humaines.

Pour vous aider à préparer les entretiens professionnels, il existe des logiciels de gestion des entretiens professionnels. PayFit est notamment une solution sur mesure pour les entreprises, puisqu’il vous donne accès à des modèles personnalisables. 

L'employeur est ensuite libre de piloter l'entretien professionnel comme il le souhaite. En pratique, c'est généralement le manager du salarié ou le responsable des ressources humaines de l'entreprise qui anime l’échange. Quel que soit le cas, l'entretien a toujours lieu dans les locaux de l'entreprise durant le temps de travail. 

L'employeur doit obligatoirement rédiger un compte rendu de l'entretien professionnel. Un exemplaire de ce récapitulatif est par ailleurs remis au salarié.

💡 Bon à savoir : de nombreux employeurs cherchent un exemple de compte rendu d'entretien professionnel. Toutefois, la loi ne prévoit pas un contenu spécifique pour ce récapitulatif. L'employeur doit simplement veiller à inclure les informations lui permettant de justifier qu'il a respecté ses obligations et abordé les thèmes obligatoires.

Entretien professionnel : infographie récapitulative

Afin de simplifier et de fluidifier l'organisation de vos campagnes d'entretiens, pensez à utiliser un logiciel de gestion des campagnes d'entretiens professionnels. Ce type d'outils offre un gain de temps précieux à vos managers, tout en favorisant un meilleur engagement de vos collaborateurs.