Comment faire pour embaucher un salarié étranger ?

La gestion du personnel dans votre entreprise est primordiale, car elle permet de savoir à quel moment vous avez besoin de recruter un salarié.

Pour recruter un salarié, il est important de suivre une méthode de recrutement afin d’identifier précisément les besoins de votre entreprise.

Lors d’un entretien d’embauche, vous vous apercevez que le candidat que vous souhaitez recruter n’a pas la nationalité française ? Vous allez donc devoir suivre une procédure spécifique pour embaucher un salarié étranger.

En tant qu’employeur, vous vous questionnez sur la procédure à suivre pour embaucher un salarié étranger, sur les éventuelles taxes à payer lors de cette embauche ou encore sur les différents cas de figure envisageables ? Les experts RH PayFit vous éclairent.

Quels sont les différents cas de figure lors de l’embauche d’un salarié étranger et quelle procédure suivre ?

Si vous souhaitez embaucher un salarié étranger, vous pouvez avoir à affaire à plusieurs cas de figure en fonction de s’il réside ou non sur le territoire français, s’il s’agit d’un ressortissant de l’Union européenne, etc.

💡 Bon à savoir : pour certaines prestations de travail d’une durée égale ou inférieure à 3 mois, vous n’avez pas besoin d’autorisation de travail, et ce peu importe la nationalité du travailleur étranger. C’est notamment le cas pour les prestations de mannequinat, les colloques ou salons professionnels, les travailleurs saisonniers, les missions d’audit en tant que salarié détaché, etc. 

Salarié étranger résidant sur le territoire français 

Pour embaucher un salarié étranger qui réside déjà en France, l’employeur doit procéder à une vérification de sa situation.

Vous devez tout d’abord vous assurer de la validité de son titre de séjour. Pour ce faire, vous devez vous rapprocher de la préfecture du lieu d’embauche, au minimum 2 jours avant le début d’exécution du contrat de travail.

💡 Bon à savoir : vous pouvez réaliser cette demande d’authentification par mail en joignant une copie du titre de séjour qui vaut autorisation de travail du salarié étranger. Si la préfecture ne vous répond pas dans un délai de 2 jours ouvrables, vous êtes considérés comme ayant satisfait à votre obligation de vérifier l’authenticité du titre de séjour.

Une fois cette authentification réalisée, vous pouvez procéder à la DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche).

Lors de l’embauche d’un salarié étranger, certains titres de séjour comportent déjà en eux-mêmes une autorisation de travail, il s’agit de :

• la carte de résident d’une durée de 10 ans ;  

• la carte de séjour ayant comme motif “compétences et talents” ;  

• la carte de séjour temporaire ayant comme motif “vie privée et familiale” ;  

• la carte de résident de longue durée de l’Union européenne ;  

• le visa de longue durée, qui vaut titre de séjour (comportant les mentions : étudiant, chercheur, conjoint d’un ressortissant français, conjoint par regroupement familial) ;  

• l’APS (Autorisation Provisoire de Séjour) pour les étudiants qui viennent de finir leur cursus. 

Salarié étranger étant un citoyen européen 

La liberté de circulation des personnes est un principe fondamental de l’Union européenne. Cela signifie que tous les travailleurs membres d’un pays de l’UE ont le droit de se rendre dans un autre pays membre de l’Union pour y travailler librement. L'embauche de ces travailleurs étrangers est facilitée.

Pour embaucher un salarié étranger européen, la procédure est très simplifiée. Il suffit en effet que le salarié européen possède une pièce d’identité en cours de validité et que le travail soit justifié.

💡 Bon à savoir : si le salarié européen est présent de manière ininterrompue depuis plus de 5 ans en France, alors il n’est plus nécessaire que le travail soit justifié.

Salarié étranger hors UE ne résidant pas en France 

Pour embaucher un salarié étranger hors UE, et qui ne réside pas en France, vous devez réaliser une procédure type, appelée la procédure d’introduction d'un salarié étranger.

Cette procédure d’introduction correspond à une demande d’autorisation de travail pour les salariés étrangers hors UE qui résident en France. Elle doit être réalisée auprès de la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités) et auprès de l’OFII (l’Office Français de l’Immigration et de l’Intégration).

Pour ce faire, vous devez envoyer une demande d’introduction et y joindre une offre d’emploi puis la déposer à France Travail (anciennement Pôle Emploi), qui se chargera ensuite de transmettre ce dossier à la DREETS du lieu de travail du salarié étranger.

Pour réaliser un dossier complet de demande d’introduction, vous avez besoin de joindre à la demande d’introduction :

• une preuve que vous avez payé la taxe pour embaucher un salarié étranger à l’OFII ;  

• une copie du contrat de travail ;  

• un document comportant les modalités de logement pour le salarié. 

Une fois la demande examinée, la DREETS peut accepter ou non cette demande. Si la réponse est positive, le dossier est transféré au consulat et à l’OFII. 

L’OFII va ainsi :

• gérer l'arrivée du salarié étranger en France ;

• procéder à un contrôle médical : ce contrôle doit avoir lieu dans les 3 mois de l'arrivée du travailleur sur le sol français ou dans les 3 mois après le début de l’exécution du contrat de travail. Si le contrôle médical n’est pas réalisé dans les délais impartis, l’autorisation de travail peut être retirée.

💡 Bon à savoir : le contrôle médical peut éventuellement être réalisé dans le pays d’origine du salarié étranger, si l’OFII dispose d’une représentation dans ce pays. 

Formalités communes aux 3 cas de figure

Une fois les modalités particulières réalisées, pour embaucher un salarié étranger vous devez ensuite respecter les formalités d’embauche classiques, comme notamment :

• rédiger un contrat de travail ;  

• établir la DPAE ;  

• affilier le salarié à une caisse de retraite ;  

• organiser la visite médicale d’embauche appelée la visite d’information et de prévention.

💡Bon à savoir : n’hésitez pas à consulter notre tableau de formalités d’embauche en cas de doute.

Quelles sont les taxes lors de l’embauche d’un salarié étranger ?

Si vous souhaitez embaucher un salarié étranger, vous devez savoir que vous serez assujetti à certaines taxes.

En effet, pour embaucher un salarié étranger qui n’est pas ressortissant de l’Union européenne, vous devez vous acquitter d’une taxe à l’OFII, en contrepartie de la procédure d’autorisation d’embauche.

Cette taxe employeur d’un salarié étranger est appelée la taxe OFII.

Le montant de cette taxe va dépendre de la durée du contrat de travail, son montant doit être pris en compte dans le calcul des charges de personnel.

Contrats de travail d’une durée égale ou inférieure à 12 mois 

Si vous souhaitez embaucher un salarié étranger pour une durée comprise entre 3 et 12 mois, le montant de la taxe s’élève depuis le 1^er novembre 2024 à :

• 74 € si le salaire est inférieur ou égal au SMIC (1 801, 80 € brut) ;  

• 210 € si le salaire est compris entre 1 SMIC (1 801, 80 € brut) et 1, 5 SMIC (2 702, 70 € brut) ;  

• 300 € si le salaire est supérieur à 1, 5 SMIC (2 702, 70 € brut) ;

• 72 € pour le recrutement d’un jeune professionnel (étudiants étrangers qui viennent de terminer leur cursus sur le territoire français) ;

• 50 € par mois d’activité salariée complet ou incomplet pour un emploi à caractère saisonnier .

Contrats de travail d’une durée supérieure à 12 mois 

Si vous souhaitez embaucher un salarié étranger pour une durée supérieure à 12 mois, le montant de la taxe s’élève depuis le 1^er mai 2023 à :

• 55 % du salaire brut mensuel si le salaire est inférieur 2 fois le montant du SMIC mensuel brut (3 603, 60 € brut) ;  

• 2 350, 26 € si le salaire est supérieur à 2 fois le montant du SMIC mensuel brut (3 603, 60 € brut).

Délai pour s’acquitter de la taxe

Pour embaucher un salarié étranger, vous devez impérativement vous acquitter de cette taxe dans les 3 mois qui suivent la délivrance des autorisations de travail.

Quelles sont les sanctions en cas d’embauche d’un salarié étranger irrégulier ?

En tant qu’employeur, vous devez être extrêmement prudent lors de l’embauche d’un salarié étranger afin de ne commettre aucune irrégularité dans la procédure.

En effet, une irrégularité lors de l’embauche d’un travailleur étranger peut vous coûter cher. 

Les différentes sanctions en cas d’irrégularité sont les suivantes :

• fraude ou fausse déclaration pour obtenir un titre de séjour : 3 000 € d’amende et 1 an d’emprisonnement ;  

• embauche d’un salarié étranger en situation irrégulière (sans titre de travail) : 15 000 € d’amende et 5 ans d’emprisonnement ;  

• recours en connaissance de cause aux services d’une entreprise qui emploie des travailleurs étrangers de manière irrégulière : 15 000 € d’amende et 5 ans d’emprisonnement ;  

• embauche d’un salarié étranger sans titre de travail en bande organisée : 100 000 € d’amende et 10 ans d’emprisonnement.

Soyez donc extrêmement prudent lors de l’embauche d’un salarié étranger puisqu’une erreur ou une négligence dans l’étude de sa situation et les formalités d'embauche peuvent engendrer d’importantes sanctions.