Existe-t-il des documents obligatoires pour l’entreprise ?

Le Code du travail impose des obligations à l’employeur, en raison de sa qualité et de la présence de salariés dans les locaux de l’entreprise.

Parmi ces obligations, l’employeur doit élaborer, mettre à jour et avoir en sa possession un certain nombre de documents obligatoires. Ces documents sont souvent établis en collaboration avec le Conseil Social et Économique (CSE) de l’entreprise.

Pour certains de ces documents, il est obligatoire de les afficher dans les locaux de l’entreprise. En revanche, d’autres doivent être distribués aux salariés, transmis aux organismes étatiques, etc.

Lors d’un contrôle par l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure de présenter l’ensemble de ces documents.

Quelle est la liste des documents obligatoires en entreprise ? À quoi servent ces documents pour l’entreprise ? PayFit vous éclaire.

Quels sont les registres et documents obligatoires en entreprise ?

Parmi les documents obligatoires de l’entreprise, on trouve un certain nombre de registres.

Ces registres sont indispensables, sous certaines conditions, dès lors que l’entreprise emploie des salariés. Si l'employeur ne peut présenter l'un de ces registres, il s’expose à diverses sanctions.

💡 Bon à savoir : ces documents doivent pouvoir être présentés à l’inspection du travail.

Registre unique du personnel

Le registre unique du personnel doit être établi par toutes les entreprises dès la première embauche d’un salarié (ou d’un stagiaire). Chaque établissement doit avoir son registre unique du personnel.

Ce document, véritable aide à la gestion du personnel, recense tous les salariés en temps réel et permet d’avoir l’identité de chacun d’entre eux.

⚠️ Attention : le non-respect de cette obligation par l’employeur peut entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.

Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)

Le document unique d'évaluation des risques professionnels, ou DUERP, inventorie tous les risques inhérents au travail dans l’entreprise ainsi que les mesures de prévention mises en œuvre par l’employeur.

Il doit être établi par l'employeur et mis à jour régulièrement.

⚠️ Attention : des sanctions en cas d’absence de ce document ou de défaut de mise à jour, notamment une amende de 1 500 € pouvant aller jusqu’à 3 000 € en cas de récidive.

Registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement 

Ce registre vise à recueillir les alertes portant sur des risques graves relatifs à la santé publique ou à l’environnement. Sa gestion est assurée par les membres du comité social et économique de l’entreprise, CSE, mais sous la responsabilité de l'employeur.

Il recense les alertes provenant :

• des représentants du personnel lorsqu'ils constatent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement ;

• des salariés lorsqu'ils estiment que l'entreprise utilise des produits qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement.

Registre des questions du CSE

Le registre des questions-réponses est obligatoire dans les entreprises de moins de 50 salariés, dans lesquelles un CSE est mis en place.

Il contient les questions des membres du Conseil social et environnemental ainsi que les réponses de l’employeur. Ce registre doit être tenu à la disposition des salariés.

⚠️ Attention : l’absence de constitution de ce registre est sanctionnée d'une amende de 7 500 € pour délit d'entrave.

Registre des dangers graves et imminents

Le registre des dangers graves et imminents est tenu par le Conseil social et environnemental. Il recense, en la présence d'un danger grave et imminent, les informations suivantes :

• le poste de travail concerné par la cause du danger constaté ;

• la nature du danger constaté ;

• les noms des travailleurs exposés.

Le CSE doit numéroter les pages et les tamponner. Ce registre est tenu par le Conseil social et environnemental, sous la responsabilité de l'employeur.

⚠️ Attention  : l’absence de ce registre peut être sanctionnée par une amende de 10 000 €. En cas de récidive, les sanctions peuvent aller jusqu’à un an d'emprisonnement et 30 000 € d'amende.

Registres sur la durée du travail

Le registre spécial du repos hebdomadaire indique les jours de repos des salariés qui n’ont pas bénéficié d’un repos dominical. Il atteste que les droits au repos hebdomadaire sont bien respectés.

D’autre part, il est possible, sans obligation, de tenir le registre du travail en équipe, lorsque l’organisation du travail s’effectue par roulement d’équipes. Il suffit d’y indiquer les compositions de chaque équipe et de tenir à jour le tableau. 

Registres de sécurité 

Il existe plusieurs registres relatifs à la sécurité au sein de l’entreprise.

D’abord, le registre de la sécurité incendie prévoit la conduite à tenir en cas d’incendie dans les locaux de l’entreprise, ainsi que la liste du matériel de lutte contre l’incendie.

Le registre des vérifications électriques contient un inventaire des vérifications électriques et des mises en conformité effectuées et recense les divers travaux d’électricité.

Enfin, en cas de mise en place d'un système de sécurité par vidéosurveillance dans l'entreprise, la tenue d'un registre de vidéosurveillance est également une obligation.

Registres des travailleurs à domicile

Il existe deux registres à remplir :

• le registre de la comptabilité des travailleurs à domicile : concernant les matières premières et des fournitures accordées au salarié ;

• le carnet/bulletin des travailleurs à domicile : en cas de travaux au domicile du salarié pour l'exécution de son travail.

⚠️ Attention : l'employeur risque une amende de 450 € pour chacun de ces registres s'il ne les établit pas.

Doit-on afficher les documents obligatoires dans l’entreprise ?

Certains documents doivent être communiqués directement aux salariés, d’autres doivent simplement être affichés dans les locaux de l’entreprise.

Par ailleurs, ces obligations varient en fonction de l’effectif de l’entreprise. En effet, une distinction s’opère entre les documents obligatoires pour les entreprises de moins de 10 salariés (10 inclus), de 11 à 49 salariés ou de plus de 50 salariés.

Par exemple, le règlement intérieur de l’entreprise n’est obligatoire que dans les entreprises de plus de 50 salariés.