En quoi consiste la dématérialisation des documents RH ?

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Bouchra Ettaleb

Juriste Rédacteur en Droit social

Mise à jour le 30.09.2022

Ces dernières années, l’engouement autour de la dématérialisation RH ne cesse de prendre de l’ampleur dans les entreprises françaises. 

En effet, l’enjeu écologique et la protection des données font apparaître la dématérialisation des documents RH comme une véritable nécessité. Ainsi, de nombreuses entreprises ont déjà opté pour l’acquisition d’un logiciel de dématérialisation.

Comment fonctionne la dématérialisation des documents RH ? Quelles sont les clés pour mener à bien ce processus ? PayFit vous répond. 

Sommaire

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents RH ? 

La dématérialisation simplifie la gestion des documents RH à l’aide du numérique. Elle consiste à remplacer le format papier par un format électronique, stocké, classé et diffusé via des outils digitaux. 

Bulletins de paie, contrats de travail, notes de frais…, tous les documents peuvent être dématérialisés et archivés en ligne. 

Centralisés dans des espaces dédiés, ils sont ainsi accessibles par tous les collaborateurs autorisés. 

La dématérialisation des documents RH présente de nombreux avantages et les entreprises l’ont compris. 

Un gain de temps et de productivité pour les services RH libérés de tâches administratives chronophages. Une garantie pour les salariés de retrouver sur le long terme tous leurs documents professionnels utiles

Économique, rapide mais également gage de fiabilité, la dématérialisation des documents RH séduit de plus en plus d’entreprises. La sensibilisation autour de la sécurité des données y contribue fortement. 

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Quelles sont les clés d’un bon processus de dématérialisation des documents RH ? 

Quelles étapes clés sont à respecter afin que le processus de dématérialisation des documents RH se fasse dans les meilleures conditions : 

  • anticiper la transition numérique : réaliser une étude du futur environnement et des conditions de travail des salariés ;

  • construire une bonne gestion de fonds documentaire : plan de classement des informations, actualisation du fonds documentaire, typage etc. Ceci permet un accès rapide et simple de vos données en toute sécurité ; 

  • respecter la durée de conservation des documents : il est important de s’informer sur la législation pour connaître la durée de conservation obligatoire des différents documents dématérialisés ;

  • diminuer la combinaison des documents papiers/numériques : une sensibilisation des salariés concernant le passage à la dématérialisation est nécessaire dans ce processus.

En respectant les différentes étapes de ce processus, dématérialiser un document deviendra un jeu d’enfant. 

Optez pour la dématérialisation de vos documents RH avec PayFit !

PayFit est une solution pour automatiser et simplifier la gestion des ressources humaines et de la paie dans les entreprises européennes.

En effet, la gestion de la paie ne doit plus être une corvée pour les ressources humaines qui ont d’autres préoccupations.

L’outil, disponible en ligne, vous permettra non seulement d’automatiser votre paie mais également les déclarations sociales. Vous avez aussi la possibilité de programmer un télépaiement.

De plus, vos dossiers dématérialisés sont stockés en France et totalement sécurisés. 

De quoi se concentrer sur un travail à plus forte valeur ajoutée ou libérer du temps pour piloter vos diverses missions. 

Pour en savoir plus sur notre logiciel de paie, n’hésitez pas à consulter notre site et demander une démo totalement gratuite

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