Comment fonctionne la délégation de signature ?

Lorsque le dirigeant d’une société ou d’une association s’absente temporairement de l’entreprise, ce dernier peut procéder à une délégation de signature. Cet acte juridique lui permet de déléguer sa faculté de signer des documents à une autre personne afin que cette dernière les signe en son nom. 

Une délégation de signature doit impérativement respecter des règles juridiques qui encadrent cette démarche. 

Qu’est-ce qu’une délégation de signature ? Qui peut bénéficier d'une délégation de signature ? Comment faire une délégation de signature ? PayFit vous explique. 

Qu’est-ce que la délégation de signature ? 

La délégation de signature est l’acte par lequel un dirigeant, qualifié de délégant, autorise une autre personne, qualifiée de délégataire, à signer des documents en son nom. Le dirigeant peut recourir à la délégation de signature de manière ponctuelle pour pallier son absence dans le cadre de la gestion du personnel, ou de manière permanente en désignant une personne comme délégataire (exemple : directeur des ressources humaines, trésorier). 

Contrairement à la délégation de pouvoir, la délégation de signature n’engage pas la responsabilité du délégataire. Le délégataire ne représente pas la société et ne dispose que d’une faculté de signer des documents pour le compte du dirigeant, qui conserve pleinement ses responsabilités et ses pouvoirs. 

💡 Bon à savoir : dans le cadre d’une délégation de signature, le délégataire peut procéder à la signature électronique du contrat de travail d’un salarié. 

Comment faire une délégation de signature ?

La mise en œuvre d’une délégation de signature nécessite le respect de plusieurs conditions de validité. 

Conditions tenant à la personne 

Le dirigeant d’une société ou d’une association ne peut procéder à une délégation de signature que : 

• s’il justifie être dans l’incapacité de gérer personnellement son entreprise ou son association ; 

• s’il délègue un pouvoir qu’il détient. 

En parallèle, le délégataire doit obligatoirement : 

• être un salarié de l'entreprise ou de l’association ; 

• disposer de l'autorité et des compétences suffisantes au regard des missions qui lui sont confiées ; 

• disposer des moyens nécessaires à la mise en œuvre de ses missions ;

• ne pas faire l’objet d’une interdiction de gérer. 

💡 Bon à savoir : les conditions de validité relatives à la personne sont les mêmes dans le cadre d’une subdélégation de pouvoir. 

Conditions tenant à l’acte de délégation 

La loi ne prévoit pas de formalisme applicable à l’acte de délégation de signature. Toutefois, il est recommandé de mentionner dans l’acte de délégation : 

• l’identité du délégant ; 

• l’identité du délégataire et sa qualité ; 

• la signatures des deux parties ; 

• la durée de la délégation lorsque cette dernière est limitée ; 

• l’étendue de la délégation lorsque celle-ci est limitée à certains documents. 

Une copie de l’acte de délégation doit être conservée par chacune des parties à titre de preuve. 

💡 Bon à savoir : le dirigeant peut recourir à un modèle de délégation de signature pour que cette dernière soit valide. 

Que faire en cas de non-respect de la délégation de signature ? 

Dans le cadre d’une délégation de signature, le délégataire est tenu de respecter strictement les limites de sa délégation et ne pas agir au-delà des facultés qui lui ont été données. En cas de non-respect de ces limites, le délégataire est susceptible de voir sa responsabilité civile engagée.