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Pour recruter un nouveau talent, un employeur (ou son responsable des ressources humaines) peut être amené à mener des entretiens d’embauche. Après avoir reçu un candidat, vient alors l’étape de la rédaction du compte-rendu de l’échange.
Le compte-rendu d’entretien d’embauche est généralement recommandé puisqu’il permet, à la fois, de consigner les informations recueillies auprès d’un candidat, puis de les partager, en interne, aux différents collaborateurs impliqués dans le recrutement.
Comment faire un compte-rendu d’entretien d’embauche ? Quelle est son utilité ? Quels sont les éléments à prendre en compte ? On vous guide.
Le compte-rendu d’entretien d’embauche est une synthèse qui relate le déroulement de la rencontre entre un employeur et un candidat qui postule à une offre d’emploi.
Ce résumé est un document important dans le processus de recrutement de l’entreprise, car il permet de :
garder une trace écrite de l’entretien ;
retranscrire les points essentiels évoqués avec le candidat ;
informer les collaborateurs absents lors de l’événement (hiérarchie, service des ressources humaines, etc.) en leur transmettant plus facilement les renseignements collectés.
💡 Bon à savoir : le compte-rendu d’entretien d’embauche est un outil efficace pour documenter chaque entretien et se rappeler les profils rencontrés, notamment lorsque le recruteur reçoit plusieurs candidats dans la même journée.
Un compte-rendu d’entretien d’embauche présente de nombreux avantages.
Par définition, un bon compte-rendu doit rapporter la teneur de l’entretien d’embauche.
Cette synthèse permet la retranscription des principales informations recueillies auprès du postulant telles que :
ses motivations pour le poste ;
ses compétences professionnelles (domaine d’expertise, formations, etc.) ;
ses compétences personnelles ;
sa capacité à occuper le poste à pourvoir et à répondre (ou non) aux attentes de l’entreprise.
👉 À noter : une fois l’entretien terminé, il est conseillé pour le recruteur de prendre un temps afin de faire le point sur ses premières impressions suite à cet échange. Ces annotations peuvent constituer une ébauche du futur compte-rendu.
💡 Bon à savoir : l’entretien d’embauche est le moment idéal pour demander au candidat s’il accepte que vous procédiez à une prise de référence.
En phase de recrutement, l’entreprise fait souvent passer plusieurs entretiens d’embauche avec une multitude de candidats pour trouver son nouveau talent.
Le compte-rendu d’entretien d’embauche peut servir de base objective pour pouvoir comparer les différents profils reçus en entretien.
Afin de savoir quelle candidature répond le mieux aux besoins du poste à pourvoir, il est conseillé de comparer certains critères déterminants tels que :
l’expérience professionnelle du candidat ;
sa disponibilité ;
ses prétentions salariales, etc.
Dans une entreprise, le processus de recrutement suit généralement plusieurs étapes et mobilise différents collaborateurs.
Rédiger un compte-rendu après l’entretien d’embauche de chaque candidat permet de fluidifier la transmission et la communication entre les différentes parties prenantes.
Pour cela, le document se doit d’être à la fois clair, synthétique et structuré : cela facilitera la restitution des échanges à toute personne décisionnaire lors d’une réunion de débrief par exemple.
Boîte à outils pour recruter facilement
Avant même de penser à la rédaction du compte-rendu, il est essentiel de bien structurer l'entretien en amont. Comment créer une grille d'entretien d'embauche ? Cette préparation vous permet d'évaluer chaque candidat selon les mêmes critères et facilite grandement la rédaction du compte-rendu par la suite. En suivant une trame structurée, vous vous assurez de ne pas oublier d'aborder les points essentiels et d'obtenir des informations comparables d'un candidat à l'autre.
Lors de l’entretien, le recruteur est censé se faire un avis objectif et global du candidat. Pour cela, il peut aussi analyser son comportement et sa personnalité.
Lors de cette observation, il est recommandé d’être particulièrement attentif à :
l’attitude du candidat ;
sa manière de s’exprimer ;
sa présentation générale.
👉 À noter : à ce stade, l’évaluation du savoir-être est aussi importante que le savoir-faire du postulant. En effet, ce dernier pourra potentiellement rejoindre la structure et faire partie de vos collègues de travail.
Pour ne rien oublier de l’échange, n’hésitez pas à prendre des notes tout au long de son déroulement.
Inutile de tout noter : concentrez-vous sur les éléments susceptibles d’influencer votre prise de décision.
💡 Bon à savoir : pour gagner du temps, et faciliter la relecture, pensez à privilégier les mots-clés avec un style simple et concis. Vous pouvez aussi utiliser un modèle ou une trame d’entretien à remplir au fil de l’échange.
Certains recruteurs utilisent désormais l'intelligence artificielle en recrutement pour générer automatiquement des comptes-rendus structurés à partir de leurs notes, accélérant ainsi cette étape et assurant une homogénéité dans le format des synthèses.
Lors de la rédaction d’un compte-rendu d’entretien d’embauche, il est conseillé de garder en tête la finalité du document : celui-ci doit aider à trouver le meilleur candidat pour le poste à pourvoir.
Pour ce faire, vous pouvez vous inspirer des éléments suivants lors de la rédaction de cette synthèse :
analyser les capacités du candidat afin de valider ses compétences : c’est-à-dire ses atouts, ses faiblesses, ses compétences professionnelles, sa formation, ses expériences, etc. ;
vérifier sa motivation : vous pouvez décrire brièvement pourquoi le candidat est intéressé par le poste et son niveau de motivation par exemple ;
décrire les différentes remarques et commentaires sur sa candidature (points positifs ou négatifs) ;
faire une brève conclusion de l’entretien : donnez votre avis à chaud et vos premières impressions pour déterminer si le postulant correspond ou non au poste à pourvoir.
⚠️ Attention : vous devez respecter le principe de non-discrimination établi par le Code du travail, et ce, tout au long du recrutement, y compris lors de la rédaction du compte-rendu d’entretien d’embauche.
En fonction des retours retranscrits dans les comptes-rendus d’entretien des parties prenantes au recrutement, vous serez amené à formuler une promesse d’embauche ou au contraire à rédiger un mail de refus de candidature au candidat.
En tout état de cause, on peut vous accompagner dans cette nouvelle étape.
Boîte à outils pour recruter facilement
C’est généralement à la personne chargée de l’entretien qu’échoit le rôle d’en rédiger le compte-rendu. Selon la méthode de recrutement appliquée, le recruteur peut être l’employeur, un membre de l’équipe de direction, le responsable RH, le manager, etc. Dans certains cas, le candidat lui-même peut aussi rédiger une synthèse de l’entretien et la transmettre dans son e-mail de remerciement pour se démarquer.
Comme pour la convocation d’entretien à l’embauche, l’exercice ne requiert pas de suivre un formalisme particulier. Il ne s’agit pas non plus d’une transcription fidèle. L’important est de rédiger un texte cohérent et facile à relire pour le diffuser ensuite en interne. Pour cela, il est possible d’utiliser des exemples (trame ou modèles prêts à l’emploi).
Dans une synthèse d’entretien, le recruteur peut noter, à minima, des données telles que la date de l’échange, l’identité du candidat, ses points forts et points faibles, sa disponibilité, ses prétentions salariales ainsi que ses propres réserves éventuelles.
Le recrutement est particulièrement encadré par la loi, qu’il s’agisse des formalités obligatoires ou de l’entretien d’embauche en lui-même. Bien que le compte-rendu d’entretien reste un document en interne, il doit respecter le principe de non-discrimination imposé par le Code du travail. Autrement dit, aucun propos ou commentaire à caractère discriminant n’y est autorisé.
Selon sa politique interne, le service des RH peut recourir à de nombreux outils pour optimiser sa procédure de recrutement. Cela peut inclure un logiciel ATS de suivi des candidatures, un tableau de recrutement, des tests d’évaluation, des offres d’emploi sur des plateformes ciblées, etc.
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