Comment gérer les chèques-vacances dans une entreprise ?

Les chèques-vacances contribuent à faciliter le départ en vacances des salariés et à réduire les inégalités d'accès aux loisirs. Distribuées par l'ANCV (Agence Nationale pour les Chèques-Vacances), ces aides sont disponibles pour tout salarié, quelle que soit la taille de l’entreprise où il travaille. 

Que sont les chèques-vacances ? Comment sont-ils attribués ? Quel est le montant maximal de la participation de l’employeur ? PayFit vous explique.

Qu'est-ce que sont les chèques-vacances ?

Les chèques-vacances sont des titres de paiement nominatif considéré comme un avantage pour le salarié. Ils représentent une aide appréciable pour le financement des vacances, en prenant en charge tout ou partie de ses dépenses liées aux activités culturelles, de loisirs ou de voyages.

Ils se présentent sous la forme d'un carnet de chèques nominatifs, disponibles en coupures de 10, 20, 25 et 50 €. De nombreuses entreprises se tournent vers le format dématérialisé des chèques-vacances, émis en coupures de 60 € et exclusivement utilisables sur Internet.

Quelle que soit leur nature, ils sont valables sur une durée de 2 ans. Lorsque son chèque-vacances arrive en fin de validité, le salarié peut l’échanger après sa date de péremption dans un délai de 3 mois.

Qui peut bénéficier des chèques-vacances ?

Tous les salariés, du secteur privé ou de la fonction publique, peuvent bénéficier des chèques-vacances s'ils sont disponibles dans leur entreprise. Il s'agit d'un avantage en nature que l'employeur peut accorder aux salariés, de la même façon que les chèques cadeaux.

Les chèques édités par l’ANCV sont distribués indépendamment du contrat de travail, de la taille de l’entreprise et du Revenu Fiscal de Référence (RFR).

💡 Bon à savoir : un salarié embauché chez un particulier employeur peut également percevoir des chèques-vacances. Il en va de même pour les gérants de petites entreprises (moins de 50 salariés) ou les travailleurs indépendants. Dans ces trois situations, l’avantage n’est pas obligatoire : il est recommandé de s’adresser directement à l’ANCV.

Comment sont attribués les chèques-vacances ?

Les chèques-vacances sont attribués de 3 façons différentes.

1 - Attribution par le Comité Social et Économique (CSE)

Il s'agit de la méthode d'attribution la plus simple et la plus avantageuse. Les chèques-vacances s’intègrent dans les activités sociales du CSE ou du Comité d’Entreprise (CE). Ils sont attribués aux salariés en fonction de critères non liés à des objectifs professionnels : 

• revenus ou quotient familial du salarié ;

• composition familiale (nombre d’enfants à charge, situation de handicap) ;

• situation sociale.

⚠️ Attention : un arrêt de la Cour de cassation d’avril 2024 exclut désormais l’ancienneté des critères autorisés.

Si le CSE se charge des chèques-vacances, leur acquisition est totalement exonérée de cotisations et de contributions sociales.

2 - Attribution par l'employeur en présence d'un CSE

Il arrive également que l’employeur se charge de l'attribution des chèques-vacances, en dépit de la présence du CSE ou du CE. Dans ce cas, sa contribution (voir ci-après) est soumise à toutes les cotisations sociales, contributions et taxes sur les salaires.

3 - Attribution par l'employeur en l'absence d'un CSE (entreprise de moins de 50 salariés)

L'exonération des cotisations sociales est possible sous réserve du respect de plusieurs conditions cumulatives :

• avoir moins de 50 salariés (titulaires d'un contrat de travail) ;

• ne pas avoir de CSE/CE gérant les activités sociales et culturelles ;

• ne pas relever d'un organisme paritaire de gestion d'une ou de plusieurs activités sociales.

De plus, la contribution de l'employeur doit :

• faire l'objet d'un accord collectif (de branche, d'entreprise, etc.) ;

• être modulée et adaptée selon les niveaux de rémunération ;

• ne pas remplacer un élément de salaire passé ou à venir.

Pour bénéficier de l’exonération, la participation de l'employeur est limitée à 30 % du SMIC brut mensuel par an et par salarié. Le calcul s’effectue sur une base de 151, 67 heures annuels par collaborateur. 

💡 Bon à savoir : le non-respect d'une de ces conditions entraîne l'assujettissement à cotisations de la participation patronale, dès le premier euro.

Quel est le montant maximal de la participation de l'employeur aux chèques-vacances ?

On distingue deux plafonds distincts :

• le plafond global annuel ;

• le plafond par titre.

Le plafond global annuel

La contribution annuelle globale de l'employeur ne peut être supérieure au calcul suivant : 

Moitié du SMIC mensuel en vigueur au 1er janvier de l'année en cours x nombre de salariés de l'entreprise (qu'ils soient ou non bénéficiaires de chèques vacances).

L'effectif et le montant du SMIC pris en compte sont ceux fixés pour l'année en cours.

📌 Exemple : si on applique la formule pour une entreprise de 10 salariés, on obtient :

• SMIC brut mensuel au 1er novembre 2024 : 11, 88 € brut x 151, 67 h = 1 801, 80 € ;

• plafond de la contribution annuelle globale : (1 801, 80 x 10) / 2 = 9 009 €.

Le plafond par titre

La participation de l'employeur est plafonnée selon le montant des salaires.

• le plafond est de 80 % de la valeur libératoire des chèques-vacances pour les salariés dont le salaire des 3 derniers mois est inférieur au montant du Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale (PMSS = 3 925 € au 1er janvier 2025) ;

• il est de 50 % pour les rémunérations supérieures au PMSS.
  

💡 Bon à savoir : ces pourcentages sont majorés de 5 % par enfant à charge et de 10 % par enfant handicapé, dans la limite de 15 %. Si l'un des plafonds est dépassé, la fraction de la participation patronale supérieure à ce plafond est soumise aux cotisations sociales.

Comment gérer l’attribution des chèques-vacances avec PayFit ?

L'attribution de chèques-vacances apparaît sur le logiciel PayFit en tant qu'éléments de rémunération. L'objectif de cette nouvelle fonctionnalité est de donner la possibilité aux salariés de bénéficier de chèques-vacances, en précisant à chaque fois :

• le mode d'attribution choisi ;

• le montant des chèques-vacances attribué individuellement à chaque salarié ;

• la part payée par le salarié et celle payée par l'employeur ou le CSE ;

• le mode de financement de la part salariale. Les données peuvent être importées en masse afin de vous faciliter la vie.

PayFit calcule également le taux maximal de participation de l'employeur selon les conditions vues plus haut afin que tout soit en règle.

Retrouvez les chèques vacances sur votre interface PayFit, dans "Éléments de rémunération" et "Autres".

💡 Bon à savoir : les chèques vacances sont intégrés, comme d’autres éléments variables de paie, sur l’interface PayFit dans les commandes "Éléments de rémunération" et "Autres".