Optimisez le traitement de vos dépenses avec notre logiciel de notes de frais
Les tickets de caisse illisibles, passés à la machine ou perdus ? C'est de l'histoire ancienne !
75%
Temps gagné
10 minutes
Traitement d'une note de frais
3 secondes
Saisie automatique de la note de frais
Rien ne se perd, tout se scanne !
À peine payé, déjà scanné
Une photo ou un scan du ticket de caisse depuis le téléphone, et le tour est joué. Plus de procrastination, ni de phobie administrative.
Les tickets égarés, c'est dépassé
Vous avez déjà perdu un justificatif ? Épargnez-vous ce stress. Avec notre logiciel notes de frais, tout est digitalisé et archivé.
Satisfait et remboursé
Quand la gestion des notes de frais se synchronise à la paie, c’est le bulletin de paie qui est impacté, en temps réel.
Du taux de change à l'archivage, tout est automatisé
Convertisseur de devises
Vos collaborateurs se déplacent en dehors de la zone euro ? Notre logiciel de notes de frais applique le taux de change en vigueur lors de la dépense.
Remboursement en cours de mois
Remboursez vos collaborateurs sans attendre la paie, en générant un fichier SEPA. Le versement sera indiqué sur le prochain bulletin de paie.
Politique de limite des dépenses
Maîtrisez vos dépenses en définissant un plafond unique ou un plafond par catégorie directement sur notre logiciel de notes de frais.
Synthèse détaillée
Frais kilométriques, repas, frais de déplacement : exportez des synthèses par mois et par catégorie pour suivre votre gestion notes de frais.
Archivage à valeur probante
Notre logiciel de notes de frais applique signature, empreinte et archivage numériques à chaque dépense validée. Conformité garantie en cas de contrôle.
Téléchargement des justificatifs
Téléchargez tous les justificatifs en un clic. Vous y retrouverez la mention de l'archivage à valeur probante, à montrer en cas de contrôle.
Comment valider vos notes de frais ?
Scan du ticket de caisse
Le collaborateur se connecte à son espace personnel. Il prend en photo ou scanne son ticket de caisse.
Saisie automatique
Les champs se remplissent automatiquement (date, montant, TVA). Le collaborateur vérifie et envoie sa demande.
Validation manager
Le manager reçoit une notification par email et valide (ou non) la note de frais depuis son espace manager.
Synchronisation paie
Dès que c’est validé, le bulletin de paie est mis à jour. Vous pouvez le prévisualiser en temps réel.
4.5
Sur Capterra
1 min
pour ajouter une note de frais
0 erreur
au moment de l'édition des fiches de paie
Questions fréquentes
Choisissez un logiciel de gestion notes de frais qui offre : la capture automatique des justificatifs, la possibilité de faire la demande depuis un mobile, la conformité légale, et l'intégration avec la paie.
La note de frais est un document qui récapitule les dépenses professionnelles avancées par un collaborateur. Utiliser un logiciel de notes de frais permet d’automatiser la gestion de cette tâche.
Un logiciel de notes de frais est une solution digitale qui automatise et simplifie l'ensemble du processus de gestion des dépenses professionnelles.
Il permet aux collaborateurs de saisir leurs frais, de transmettre les justificatifs, aux managers de valider les dépenses, et à l'entreprise d'assurer le remboursement et la comptabilisation de manière efficace et sécurisée.
Connectez-vous sur votre espace PayFit, photographiez votre justificatif, sélectionnez la catégorie de dépense, et confirmez ! Votre manager reçoit alors une notification pour valider votre demande. Notre logiciel s'occupe du reste.
Tout logiciel de notes de frais doit inclure : date, montant, justificatif, nature de la dépense, devise, TVA, projet/client associé éventuel.
Privilégiez une solution pour note de frais offrant : OCR des justificatifs, interface mobile, intégration comptable, et workflow de validation personnalisable.
Le remboursement via le logiciel note de frais peut être effectué soit avec la paie mensuelle, soit par virement SEPA distinct dès validation.
Les dépenses professionnelles gérées par le logiciel gestion note de frais incluent : transport, repas d'affaires, hébergement ou encore frais kilométriques.
Retrouvez toutes nos fonctionnalités
Vous pouvez nous confier uniquement la gestion de la paie, mais aussi vous faire accompagner sur la gestion des ressources humaines, des congés et absences, et rituels de management.
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