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Comment choisir son logiciel SIRH pour PME ?
Juliette Boulay
, Rédactrice experte paie
Mise à jour le
5 mins
Guide de la gestion RH
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À retenir :
- Un logiciel SIRH permet aux PME de digitaliser leurs processus RH afin de gagner en productivité et en fiabilité.
- L’adoption d’un SIRH est un atout pour les PME et les TPE, permettant d’accompagner leur croissance et de réduire les tâches administratives.
- Un SIRH pour PME décharge les équipes RH des tâches chronophages pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
- Le choix d’un logiciel SIRH pour une PME doit s’appuyer sur une analyse des besoins de l’entreprise et une comparaison des solutions du marché.
Avec la transformation numérique, les entreprises sont de plus en plus touchées par la digitalisation et notamment dans le service des ressources humaines.
Choisir d’implanter un logiciel SIRH dans son entreprise permet de gagner en efficacité et en productivité. De plus en plus d’entreprises optent pour cet outil, et les Petites et Moyennes Entreprises (PME) ne font pas exception.
Pourquoi choisir un logiciel SIRH pour votre PME ?
Il est courant de penser que, du fait de la taille de l’entreprise et de son nombre de salariés, les PME n’ont pas l’obligation de recourir à la digitalisation des RH, et donc à l’implantation d’un logiciel SIRH. Or, cela n’est pas le cas.
En effet, les PME ont vocation à se développer rapidement, et leurs tâches administratives également. L’implantation d’un logiciel SIRH dans les PME est une solution judicieuse afin de faire gagner du temps au service des ressources humaines.
Les équipes RH sont déchargées d’un certain nombre de tâches administratives telles que la gestion des congés et absences, ou encore la gestion de la paie avec la production des bulletins de paie.
Les équipes pourront, dès lors, se consacrer sur leurs missions principales et notamment sur le développement de l’entreprise par le biais du recrutement de nouveaux talents et de leur formation. En effet, un SIRH en PME est un véritable levier d’acquisition de talents et de gestion de leur parcours en interne. Cet outil facilite le recrutement, l’offre de poste, mais aussi la relation avec les candidats et l’organisation d’entretiens.
💡 Bon à savoir : les logiciels SIRH sont désormais accessibles aux TPE (Très Petites Entreprises) à des tarifs avantageux.
Quelles sont les étapes pour bien choisir son logiciel SIRH ?
Le choix d’un logiciel SIRH pour une PME ou TPE est important. Avant de faire appel au premier prestataire trouvé sur Internet, il convient de suivre plusieurs étapes.
Étape 1 : Lister les besoins de l’entreprise
Cette étape consiste à faire le point sur la structure de l’entreprise avec le nombre de salariés, la structure des différents services et l’organigramme.
Il est important également de lister les différents besoins, les forces et faiblesses de l’entreprise, en rapport avec ses processus internes et ses collaborateurs externes. Cette étape permet de lister les éléments sur lesquels l’entreprise doit s’améliorer ou rencontre des difficultés d’organisation.
Étape 2 : Analyse des besoins prioritaires
Lister les besoins de l’entreprise n’est pas suffisant. En effet, il est important de regarder si, pour chaque besoin, la digitalisation peut être une solution.
Par exemple, si, au sein de votre entreprise, vous faites face à des délais de réponses trop longs en matière de demande de congés, la digitalisation de la gestion des congés par un logiciel SIRH peut être la solution. En effet, le logiciel permet de raccourcir les délais et de gagner un temps considérable.
Étape 3 : Comparer les logiciels SIRH
La dernière étape est de comparer les différents logiciels SIRH. En effet, il existe aujourd’hui un grand nombre de logiciels proposés sur Internet. Cependant, grâce à l’analyse des besoins effectués précédemment, vous pouvez facilement comparer les différents logiciels afin de choisir celui qui répondra le mieux à vos objectifs opérationnels.
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Comment savoir si un logiciel SIRH est adapté pour les PME ?
Un logiciel SIRH adapté aux PME est généralement proposé en mode SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire accessible directement en ligne sous forme d’un service. Un logiciel SaaS RH présente donc un avantage majeur, à savoir aucune installation ni gestion de maintenance requise, ce qui le rend particulièrement pertinent pour les structures disposant de ressources limitées comme les PME. L’outil est donc accessible depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet et offre un niveau de sécurité élevé.
Un bon SIRH pour PME doit également offrir une souplesse d’utilisation grâce à différents abonnements, permettant ainsi de choisir une offre adaptée aux besoins RH des PME. Le logiciel accompagne les petites et moyennes entreprises dans leurs processus de formation et de recrutement, jusqu’aux entretiens d’embauche de nouveaux collaborateurs, grâce à des fonctionnalités de création de profils.
Un logiciel SIRH adapté aux PME couvre ainsi les principaux besoins RH des entreprises, tels que :
la gestion de la paie et la production de bulletins de paie ;
la gestion des absences et congés ;
la prise en charge des déclarations sociales ;
la gestion du personnel ;
etc.
💡 Bon à savoir : la facilité de prise en main par les équipes est un critère majeur de choix d’un SIRH en PME. Afin d’évaluer l’adéquation du logiciel avec les besoins de votre entreprise, demandez une démo gratuite ou une version d’essai à votre fournisseur de service.
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Sommaire
Guide de la gestion RH
Foire Aux Questions (FAQ)
Le prix d’une solution SIRH ou de gestion de la paie dépend principalement de la taille de l’entreprise en nombre de salariés, ainsi que des fonctionnalités et du mode de facturation choisi.
Les solutions SaaS proposent généralement des abonnements mensuels, avec des offres démarrant autour de 5 euros par mois par salarié, soit environ 100 euros par mois pour 20 salariés. Certains frais de lancement sont également à prévoir, entre le paramétrage, l’intégration et la sécurisation des données.
Toutefois, les PME bénéficient souvent de tarifs avantageux comparé aux grandes structures de plus de 50 salariés.
Le respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est indispensable pour une solution RH et de gestion de la paie. Pour assurer la conformité d’un SIRH avec ces obligations de protection des données, l’éditeur de la plateforme met en place des mesures techniques telles qu’un chiffrement des accès (authentification forte), un hébergement européen ISO 27001, ainsi que diverses fonctionnalités de sécurisation dictées par le RGPD.
Toutefois, l’entreprise reste responsable de son utilisation de la solution SIRH et de l’utilisation des données. Il est nécessaire d’instaurer des procédures internes de conformité afin de respecter les exigences du RGPD : utilisation d’un coffre fort-numérique pour bulletin de paie, création d’un registre des traitements réalisés via le SIRH, ou encore information des salariés sur l’utilisation de leurs données personnelles.
La loi n’impose pas d’outils spécifiques pour la gestion des ressources humaines, que ce soit pour les TPE, les PME ou les grands groupes. En revanche, les meilleurs logiciels de gestion de paie et du personnel doivent toujours obéir aux obligations légales et sociales en vigueur : le SIRH représente donc une aide précieuse pour fiabiliser les processus RH et accompagner le développement des PME, sans perte de temps liés aux formalités administratives.
La plupart des logiciels SIRH proposent des options d’intégration avec les outils déjà utilisés par l’entreprise, comme la paie, la comptabilité, le planning ou la gestion du temps de travail. Des connecteurs automatiques prêts à l’emploi sont souvent proposés par les solutions de gestion RH, permettant de relier plusieurs logiciels entre eux sans effort. Ainsi, l’utilisation d’un intégrateur de logiciel n’est pas toujours nécessaire lors du paramétrage d’un SIRH.
Oui, de nombreux logiciels SIRH sont pensés pour être simples à prendre en main par des dirigeants ou des managers. Une PME sans service RH peut facilement choisir un SIRH adapté et naviguer à travers des interfaces intuitives, des options d’automatisation de la paie ainsi qu’un accompagnement à l’installation de la solution dans l’entreprise et à son adoption par les parties prenantes.
Les indicateurs RH les plus pertinents pour une PME sont :
l’évolution de l’effectif ;
le taux d’absentéisme ;
le suivi des congés et des heures supplémentaires ;
le turnover, ou taux de rotation du personnel ;
le coût de la masse salariale.
Ces indicateurs de performance, ainsi que de nombreux autres, peuvent être consultés en temps réel sur un SIRH afin de suivre leur évolution et de piloter le processus de paie et les ressources humaines plus efficacement.
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